A medida que las reuniones de vídeo aumentan, también lo hace la fatiga que provocan

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Ilustración de un monitor con una <i>webcam </i>específica utilizada en una reunión de vídeo

La videoconferencia es una de las tecnologías que hizo posible el teletrabajo durante la pandemia. Sin reuniones de vídeo, las empresas no podrían mantener una fuerza laboral de teletrabajadores ni considerar un entorno de trabajo híbrido. Por otro lado, después de más de un año de teletrabajo y reuniones de vídeo casi constantes, a muchos nos gustaría reducir el tiempo que dedicamos a ellas. Pero el problema está en las videoconferencias en sí o en cómo las usamos.

En la primera parte de esta serie de dos artículos, analizamos por qué las reuniones virtuales afectan a las personas de manera distinta que las conferencias telefónicas y cómo se puede reducir el número de reuniones virtuales a las que asistimos. En la segunda parte, analizamosestrategias específicas para combatir la fatiga de las reuniones.

Información sobre las causas de la fatiga del vídeo

Sabemos lo siguiente: los estudios respaldan la idea, ampliamente reconocida por los propios empleados de oficina, de que pasar horas y horas en videollamadas puede ser agotador. Este fenómeno está tan extendido que el término «fatiga de Zoom» (debido a la popularidad de Zoom) se ha convertido en una frase común utilizada para describir la sensación al final de un largo día de reuniones de vídeo consecutivas.

Un término más preciso es fatiga causada por las reuniones virtualeshttps://whatis.techtarget.com/definition/Zoom-fatigue-virtual-meeting-fatigue. Y existe.

El Dr. Gianpiero Petriglieri, profesor de la escuela de negocios INSEAD en Europa, sugiere que la fatiga por las reuniones virtuales se debe a que las personas se ven obligadas a prestar más atención a las señales no verbales, como el registro y el tono de voz, las expresiones faciales y el lenguaje corporal, lo que requiere que la mente trabaje más de lo que lo haría en un encuentro cara a cara.https://en.wikipedia.org/wiki/Zoom_fatigue

Esta teoría está respaldada por las investigaciones del Dr. Jeremy Bailenson de la Universidad de Stanford, quien concluye que las principales causas de la fatiga por las reuniones virtuales son «mirar fijamente de forma excesiva, verse reflejado a uno mismo durante muchas horas al día, estar limitado a un único espacio físico durante períodos prolongados de tiempo y una mayor dificultad para interpretar señales no verbales».https://www.cnbc.com/2021/05/25/firms-are-dialing-back-on-video-calls-to-avoid-zoom-fatigue.html

Esta «afección» no era una preocupación generalizada antes de la COVID-19. Para una fuerza laboral que se ha convertido en remota y que ha comenzado a trabajar desde casa por primera vez, la videoconferencia ha sido un salvavidas que les ha permitido tener cierto sentido de normalidad, estar en contacto con los compañeros y poder colaborar.

Pero, ¿se ha abusado de este aspecto positivo? Puede que una analogía ayude.

Ilustración de una persona en una reunión de vídeo

La forma en que la fatiga por las reuniones se parece a la sobrecarga de correos electrónicos

Para comprender los problemas causados por la fatiga por las reuniones virtuales, así como las posibles soluciones, puede ser útil pensar en la función del correo electrónico en el ámbito de la oficina moderna.

Todos sabemos que el correo electrónico puede ser abrumador y causar ansiedad. Un aluvión constante de correos electrónicos puede parecer un ataque a nuestra productividad,

pero la solución no es dejar de usar el correo electrónico, ya que también reconocemos lo valioso que es para los negocios y la comunicación en general. En su lugar, la solución puede ser aprender cuándo utilizar el correo electrónico y cuándo no.

Por ejemplo, no todas las comunicaciones deben ser a través del correo electrónico. A menudo, un mensaje de texto, un mensaje de chat o una breve llamada de teléfono serán suficientes y ayudarán a evitar interminables hilos de correo electrónico. Estas y otras estrategias pueden ayudar a las personas a gestionar y no sentirse abrumadas por el correo electrónico.

Los mismos principios generales se aplican a las reuniones de vídeo. 

Ilustración de un monitor con un calendario de reuniones

Un enfoque más reflexivo de las reuniones de vídeo

Una vez descubierto su valor, sabemos que la videoconferencia no va a desaparecer. Aunque también sabemos que debemos gestionar mejor el número de reuniones de vídeo y nuestra presencia en ellas para evitar sentirnos fatigados y agotados.

Un paso que todos podemos dar antes de programar una reunión de vídeo es preguntar si la reunión es realmente necesaria. ¿Podemos tratar el tema de forma asíncrona a través del chat, de Slack, de Google Docs, de Microsoft Teams o, incluso, del correo electrónico?

A continuación, se enumeran algunos criterios a tener en cuenta para decidir si se necesita una reunión de vídeo:

  • ¿Tiene una serie de preguntas complejas que no se pueden responder fácilmente en un correo electrónico?
  • ¿Es necesaria una discusión en grupo para generar consenso?
  • ¿Necesita comentarios de forma inmediata que no puedan esperar una respuesta por correo electrónico?
  • ¿Tiene algún valor establecer una relación con personas con las que no puede reunirse en persona?
  • ¿Necesita compartir o tratar información visual, como ideas de diseño, en un foro en vivo?
 
Si la respuesta a una o más de estas preguntas es sí, una reunión de vídeo es apropiada. De lo contrario, podría considerar un modo de comunicación diferente, como el correo electrónico, el chat o el teléfono.
 
Para ver otra versión de esta idea, consulte nuestra infografía: ¿Debería ser una reunión de vídeo o un correo electrónico?

     

Estrategias para combatir la fatiga de las reuniones

Reducir o gestionar el número de reuniones de vídeo a las que asiste es un enfoque, pero dada la probabilidad de que continúe recibiendo invitaciones a una gran cantidad de reuniones, también deberá recurrir a otras estrategias.

«Sabemos que el audio y el vídeo de baja calidad son dos factores que contribuyen a la fatiga, ya que hacen que las personas se esfuercen por ver o escuchar durante las reuniones», dice Scott Wharton, vicepresidente y director general de Logitech. «Afortunadamente, existen buenas formas de abordar estos factores».

Revise la segunda parte de esta serie para ver 10 sugerencias específicas para combatir la fatiga de las reuniones.

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