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Cómo TI puede planificar el regreso de los trabajadores de oficina

Habilitar la colaboración en un entorno laboral cambiante

Un hombre en videoconferencia con productos logitech

Teniendo en cuenta que pocos preveíamos la situación en la que nos encontramos, ahora que gran parte de la fuerza laboral trabaja desde casa, puede ser casi tan difícil predecir los desarrollos posteriores. ¿Cómo será el entorno de trabajo cuando los empleados regresen a la oficina? ¿Y cómo deben prepararse los equipos de TI para la transición del teletrabajo a otro tipo de escenario, que también será distinto a lo que conocíamos previamente?

Prepararse para los imprevistos

Sin duda alguna, el entorno de trabajo del futuro inmediato va a ser fluido e imprevisible. Las órdenes de quedarse en casa se están revocando paulatinamente. Durante esta transición, las empresas establecerán pautas que probablemente recomienden minimizar todo lo posible el contacto entre los empleados (así como con clientes, asociados y proveedores). En lugar del modelo predominante hasta el 2020, con gran parte de la fuerza laboral en una misma ubicación, se implantará un modelo mixto cambiante de personal en la oficina y personal en casa.

La situación no tiene precedentes y va a plantear nuevas exigencias a los equipos de TI. Por una parte, tendrán que incrementar su agilidad y capacidad de respuesta para satisfacer las necesidades de colaboración en rápida evolución. Tendrán que reaccionar enseguida ante situaciones ajenas a su control que pueden cambiar de un día para otro.

Se harán expertos en teletrabajo y también tendrán que atender muchas más consultas de empleados que dependen de la tecnología (tanto de la empresa como propia) para hacer su trabajo. Para anticiparse a los acontecimientos, los responsables de TI deben ser proactivos para implementar tecnología y formación al servicio de quienes trabajan en la sede empresarial y los que trabajan a distancia.

 

Priorizar las videoconferencias para la continuidad del negocio

La continuidad del negocio sigue siendo el cometido esencial de los equipos de TI y para lograrlo actualmente tendrán que prestar mucha más asistencia a una fuerza laboral de teletrabajadores. Y lo que más necesita ese tipo de fuerza laboral es mantenerse conectada a sus sistemas y aplicaciones, y especialmente entre sí. Hoy en día la colaboración es esencial. 

Las videoconferencias se está convirtiendo en el modelo de reunión estándar para quienes no pueden estar en la misma sala. Y es un modelo que ha venido para quedarse. De hecho, el uso de vídeo aumentará a medida que los empleados se habitúan a ese medio y las empresas se dan cuenta del ahorro de costes que conlleva.

A la vista de lo que se avecina, los responsables de TI pueden tomar medidas para asegurarse de estar preparados. Es necesario dar prioridad a las soluciones de salas de videoconferencia. En el pasado, las salas de conferencias se usaban principalmente para reuniones en persona y las videoconferencias eran algo ocasional.

En adelante, es probable que en todas las reuniones haya empleados que trabajan remotamente y se conectan por vídeo y sólo unas cuantas personas estén presentes en la sala. Para TI, eso significa que las funciones e instalaciones de videoconferencia deben estar disponibles en todo momento. La falta de vídeo en una sala de conferencias no es un mero inconveniente: puede ser un problema serio. Las soluciones de sala de reuniones con vídeo son vitales para mantener la marcha del negocio.

 

Ver cada espacio como una posible sala de videoconferencias

Todas las salas, por pequeñas que sean, deberían habilitarse para el uso de vídeo. Incluso las reuniones entre sólo dos personas tenderán a realizarse por vídeo. Dada la gran cantidad de reuniones, TI tendrá que automatizar y centralizar la administración de las salas de conferencias y todo el equipo que alojan. Afortunadamente, existen herramientas como Logitech Sync que abordan esa necesidad.

 

Remodelar presupuestos para acomodar el teletrabajo

Además de adquirir más soluciones para salas de videoconferencia, TI debe prepararse para aumentar los presupuestos en otras áreas. Por ejemplo, habrá más empleados que soliciten cámaras Web y auriculares diseñados específicamente para el teletrabajo. Durante un confinamiento temporal, la gente se conformará con lo que tenga. Pero en un contexto de teletrabajo a largo plazo , querrán equipo diseñado específicamente para la colaboración y la comunicación.

Es posible que TI también deba presupuestar ciclos de actualización más rápidos para ordenadores portátiles y otros dispositivos. El vídeo exige más potencia de procesamiento y los portátiles más antiguos podrían no funcionar adecuadamente durante las videoconferencias.

Al debatir presupuestos, además de atender a las cuestiones de seguridad de TI, puede ser conveniente tener en cuenta solicitudes adicionales y requisitos de presupuesto. Las empresas invierten en tecnología contra malware y para proteger los puntos de conexión, porque los costes iniciales son mínimos comparados con las consecuencias de una infracción de la seguridad.

Del mismo modo, si pueden evitar situaciones en las que los empleados no son productivos por no poder comunicarse de manera efectiva, es fácil justificar el retorno de esa inversión. En el entorno actual (y en el entorno laboral del futuro), el vídeo es la herramienta preferida para una colaboración efectiva.

Ahora que algunos empiezan a pensar en la posibilidad de regresar a la oficina mientras otras personas siguen trabajando desde casa, es el momento de que los responsables de TI se preparen para un entorno de trabajo fluido donde las videoconferencias no harán otra cosa que aumentar. Invertir ahora aportará dividendos a largo plazo.

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