Un mejor acercamiento al uso virtual de pizarras

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Sala de reunión con cámara para pizarra

Durante mucho tiempo, el uso de pizarras ha sido una herramienta extremadamente útil para la colaboración en equipo. Sin embargo, conforme los equipos se vuelven virtuales, sobre todo en un lugar de trabajo híbrido, y las reuniones por vídeo reemplazan a las reuniones presenciales, esta eficaz herramienta de colaboración no ha realizado la transición. Las ideas para incorporar pizarras en las reuniones por vídeo no han sido en su mayoría exitosas, por razones que abordaremos en este artículo. ¿La buena noticia? El departamento de TI puede arreglarlo.

A medida que los lugares de trabajo continúan evolucionando después de la pandemia, es probable que un número creciente de trabajadores dividan su horario laboral entre la oficina y el hogar. En este modelo híbrido, es de suma importancia que todos los empleados remotos tengan la misma información y la misma habilidad para contribuir que los empleados que están en la oficina.

Las reuniones por vídeo son de muchísima ayuda. Pero una colaboración efectiva requiere otras herramientas más allá de la videoconferencia. Una herramienta que los empleados quieren y necesitan es una pizarra común, la cual permite que haya sesiones improvisadas de lluvia de ideas, dibujos, toma de notas y demás. Por desgracia, la pizarra no aparece a menudo en las reuniones por vídeo y a los empleados les hace falta, afirma el analista de Forrester, Andrew Hewitt.https://www.ciodive.com/news/salesforce-hybrid-work-model/594898/

Por qué las pizarras son fundamentales para la colaboración

Por lo general, los equipos utilizan presentaciones, hojas de cálculo y otros documentos para compartir información en las reuniones y mantener debates. Sin embargo, estos formatos no se han optimizado para el tipo de lluvia de ideas dinámica que no está estructurada ni es digital y que la gente prefiere para explorar conceptos o diseños visuales.

Las pizarras son la herramienta perfecta para la lluvia de ideas visual y la generación de ideas. Estas herramientas de colaboración pueden ser de distintas formas, incluidas las pizarras blancas, las paredes blancas o incluso paneles de cristal. Resultan útiles para crear diagramas, ilustrar conceptos, realizar anotaciones de forma espontánea, organizar ideas en notas adhesivas, etc. Las pizarras funcionan bien cuando todos los asistentes están presentes en la misma sala. Pero ¿qué hay de las reuniones que cuentan con miembros del equipo a distancia?

Restricciones de los acercamientos existentes al uso de pizarras durante las reuniones por vídeo

Es posible que el primer problema de tener una pizarra en las reuniones por vídeo es que los asistentes remotos casi nunca participan activamente como lo hacen las personas que están en la sala. Los participantes remotos se sienten excluidos. Sus aportaciones y opiniones, aunque son valiosas, no forman parte del debate.

Es evidente que esto no es a propósito. El problema es que los organizadores de la reunión han tenido problemas para incorporar la pizarra en las reuniones por vídeo de manera eficaz.

A veces, un organizador enfocará una cámara para videoconferencia o una cámara web hacia la pizarra, pero la persona que escribe en ella bloqueará parte de la vista. Incluso cuando se aparte, es posible que la pizarra no sea legible debido al tamaño de la imagen, el brillo de las luces o ventanas, o una perspectiva inclinada desde el ángulo de la cámara.

A veces, las personas recurren a hacer fotos de la pizarra para compartirlas con los participantes remotos. Si las fotos se envían después de que finalice la reunión, será demasiado tarde para que los participantes remotos puedan contribuir. Si las fotos se envían durante la reunión, es posible que los participantes dentro de la sala ya hayan avanzado cuando los participantes remotos puedan responder. Ninguno es ideal y ambos pueden provocar interrupciones en el flujo creativo. Al final, para los asistentes remotos es como ver colaborar a otras personas.

¿Qué hay de las pizarras interactivas?

Un tercer acercamiento que han tomado las organizaciones es la adquisición de «pizarras interactivas». Estas pantallas digitales imitan la función de una pizarra blanca tradicional. Cuando la persona que la utiliza está formada y familiarizada con la pizarra digital, puede ser una herramienta eficaz.

Sin embargo, debido a su coste y complejidad, es posible que las organizaciones solo adquieran un número limitado de pizarras interactivas y las coloquen de manera estratégica por toda la oficina. Así que, cuando los equipos necesitan explorar conceptos, visualizar diseños o lanzar una sesión de lluvia de ideas de forma espontánea, es poco probable que vayan a buscar una pizarra interactiva, la traigan a la sala y descubran cómo incorporarla a la reunión.

¿Existe otro acercamiento?

Creemos que existe un mejor acercamiento. Una solución ideal al problema de cómo incorporar pizarras en las reuniones por vídeo debe cumplir con los siguientes criterios:

  • Debe democratizar la experiencia de colaboración para garantizar que todos puedan contribuir libremente en el debate.
  • Debe ser fácil de usar: cuanto más fácil, mejor.
  • Debe valerse de un proceso existente, aprovechando el conocimiento sobre el uso de las pizarras para alentar la adopción por parte del usuario.
  • Debe extender su ecosistema de salas de reunión y funcionar sin problemas con sus demás dispositivos y aplicaciones de videoconferencia.
  • Debe ser de instalación rápida y fácil para que se implemente ampliamente en todas las salas de reunión de la organización.

Presentamos Logitech Scribe: Compartir pizarras sin esfuerzo para el lugar de trabajo híbrido

Cámara para pizarra Logitech Scribe

Cuando nos dispusimos a crear una herramienta de colaboración en línea para permitir que las personas pudieran compartir pizarras en las reuniones por vídeo, comenzamos con la premisa de que un alto índice de adopción por parte de los usuarios sería un indicador clave de rendimiento (KPI). Buscábamos una solución que se sintiera natural e intuitiva para los participantes de las reuniones. Tendría que permitir que todos los asistentes a la reunión participen activamente en una lluvia de ideas colaborativa, ya sea de forma presencial o a distancia.

Nuestra solución fue Logitech Scribe, una cámara con inteligencia artificial que incorpora la pizarra en las reuniones por vídeo. Integrada con Microsoft Teams Rooms, Zoom Rooms y otros servicios líderes en videoconferencia, Scribe transmite el contenido de la pizarra en las reuniones por vídeo con una nitidez impresionante. Con Scribe, incluso los participantes a distancia pueden ocupar el mejor asiento en la mesa.

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