Artículo: Cómo conseguir que el espacio de oficina cobre sentido en un mundo remoto

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Cómo conseguir que el espacio de oficina cobre sentido en un mundo remoto

Si bien el teletrabajo se vuelve cada vez más común, muchas organizaciones continúan invirtiendo en espacios de oficina, creando acuerdos híbridos que incluyen participantes tanto presenciales como virtuales. Junto con el trabajo híbrido ha surgido la necesidad de optimizar los espacios de oficina para la colaboración, lo que requiere una tecnología de videoconferencia que sea considerada, fácil de usar y fácil de configurar, implementar, escalar y mantener para los equipos de TI.

En contraste, las organizaciones tienen dificultades para optimizar sus oficinas en pro de la colaboración, ya que usan distintos tipos de tecnologías existentes que pueden llegar a ser costosas de instalar y mantener, y que a menudo requieren equipos especializados y experiencia. En estos casos, los equipos de TI y de las instalaciones a menudo se encuentran con una combinación contraproducente de una alta carga de capacitación, mantenimiento y soporte combinada con una baja adopción por parte de los trabajadores.

Eliminar la fricción en las reuniones es el objetivo

Para poder crear un entorno propicio para la colaboración, se debe comenzar fuera de la puerta de la sala de reunión. Eliminar la fricción, es decir, cualquier cosa que interfiera con la capacidad de los empleados de conectarse y ser productivos, es clave. Algunos tipos de fricciones en la oficina son que los empleados no puedan encontrar el espacio de reunión adecuado para sus necesidades en el momento oportuno o que tengan dificultades para utilizar el equipo de la sala de conferencias del edificio.

Lo ideal sería que la oficina estuviera montada para mantener el flujo de trabajo de los empleados, no para interrumpirlo. Las herramientas como los paneles de planificación pueden marcar una gran diferencia en este sentido. De un vistazo, y sin interrupciones, los paneles de planificación pueden hacer lo siguiente:

  • Mostrar la disponibilidad de la sala de reunión a distancia
  • Permitir que los empleados encuentren la sala adecuada para sus necesidades en el momento oportuno
  • Proporcionar información contextual en pantalla, como el nombre y la hora de la reunión

 
Este tipo de inversión le permite integrar comunicaciones útiles y en tiempo real dentro de la oficina, lo que reduce la fricción con un mantenimiento mínimo.

Dentro de cada sala de reunión, todos los empleados (independientemente de sus conocimientos técnicos o experiencia) deben poder iniciar, rápida y fácilmente, sesiones de videocolaboración en todas las plataformas, desde Microsoft Teams hasta Zoom, entre otras. Invertir en controladores táctiles intuitivos es una forma de brindar este tipo de experiencia universal y sin complicaciones para reducir las peticiones de asistencia técnica y mantener el flujo de trabajo de los empleados.

Cómo conseguir que el espacio de oficina cobre sentido en una proyección del mundo remoto

Ofrezca reuniones mejores y más equitativas

En el nuevo mundo laboral, realizamos reuniones con más frecuencia, con más personas y a través de más fronteras que nunca. Los participantes remotos que tienen una experiencia desigual en comparación con los participantes presenciales son otro ejemplo de fricción. Por lo tanto, los sistemas de salas de reunión de alta calidad se han convertido en elementos esenciales para el acceso y la inclusión.

Existen varios elementos imprescindibles para ofrecer reuniones mejores, equitativas, fáciles y automáticas:

  • Los componentes de audio y vídeo se han optimizado para el tamaño y la distribución del espacio.
  • Los asistentes presenciales y remotos pueden ver y ser vistos por igual.
  • Los asistentes presenciales y remotos pueden escuchar y ser escuchados por igual.
  • Los asistentes remotos pueden participar plenamente en la colaboración, como en la pizarra virtual.

 
La optimización de la oficina para la colaboración y el trabajo híbrido requiere una combinación de factores. Se requiere un enfoque integral que considere la experiencia de los empleados antes, durante y después de la reunión. Además, hace hincapié en mantener la igualdad entre los participantes presenciales y remotos.

El resultado es una fuerza laboral preparada y equipos de TI y de las instalaciones que puedan pasar de ser reactivos a ser proactivos. Es una oportunidad emocionante para que estos equipos demuestren su visión, añadan valor a su organización y permitan que su experiencia sobresalga en los tiempos de cambio.

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