Artículo: Optimizar las salas de reuniones medianas para videoconferencias

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Optimizar las salas de reuniones medianas para videoconferencias

Sugerencias prácticas y asesoramiento para salas de conferencias medianas

Foto de entorno para videoconferencia dispuesto alrededor de una mesa pequeña

 

Es probable que su organización tenga salas de reuniones de diversos tamaños. Puede que haya un número creciente de espacios de reunión reducidos o varias salas grandes para reuniones de la junta directiva, presentaciones a clientes, etc. 

Pero el espacio de reuniones más práctico y habitual es la sala de conferencias mediana, que suele tener de 8 a 10 asientos. Una de este tamaño es muy adecuada para grupos pequeños, de tres o cuatro personas, que pueden mantener la distancia requerida. Esta flexibilidad es especialmente importante ahora que las empresas están adoptando un modelo de lugar de trabajo híbrido, con empleados en transición entre el teletrabajo y la actividad en las sedes empresariales.

En las organizaciones grandes, podría haber cientos o hasta miles de salas medianas, por eso es esencial la escalabilidad. Y, dada la importancia de estas salas para la colaboración entre equipos pequeños, el equipo de videoconferencias debe ser simple de utilizar. Es preciso que cada participante que entre en la sala pueda iniciar una reunión o incorporarse a una ya iniciada por otros. El objetivo es la productividad y la solución para salas debe facilitar la colaboración, no entorpecerla.

Para optimizar las salas medianas para reuniones y colaboración con vídeo, es necesario tener en cuenta una serie de criterios.

Configuración y flexibilidad de las salas

Las salas medianas son una categoría entre los espacios de reunión reducidos y las salas de conferencias grandes, y puede haber grandes variaciones en cuanto al número de asientos, el tamaño de la sala, la forma de la mesa e incluso el número de mesas. Por esa razón, conviene elegir soluciones para salas de reuniones que sean lo suficientemente flexibles para acomodar diversos tamaños y configuraciones.

Para salas más bien pequeñas, podría bastar una cámara con altavoces y micrófonos integrados. Para espacios más grandes, puede que hagan falta varios micrófonos distribuidos por la sala. Es importante que la solución elegida permita ambas opciones.

Barras de vídeo y soluciones de videoconferencias todo en uno

Probablemente el factor más importante es el tipo de cámara que implementar en las salas medianas.

Algunas organizaciones están optando por un nuevo tipo de cámaras para conferencias, conocidas como "barras de vídeo todo en uno" o "dispositivos todo en uno", que pueden usarse como aparatos autónomos. En lugar de conectarse a un ordenador específico para la sala de reuniones, estas cámaras para conferencias todo en uno se pueden acoplar directamente al monitor de la sala y ejecutar el servicio de vídeo en la nube en un aparato informático integrado.

Comparadas con los componentes de vídeo modulares y los ordenadores externos, las barras de vídeo son más fáciles de instalar y más sencillas de gestionar y actualizar. Al haber menos componentes, la instalación es más rápida y con un cableado mínimo. Otra ventaja es que las barras de vídeo se pueden montar en la pared o directamente sobre la pantalla, de modo que no tienen por qué ocupar espacio sobre la mesa.

Puede que su organización realmente necesite implementar una solución de videoconferencias con un ordenador específico de sala de reuniones configurado para su proveedor de vídeo en la nube. De ser así, puede convenirles Rally Bar, utilizable como aparato y también conectada a un PC o Mac, a través del puerto USB. Esta opción versátil y con garantía de futuro les permitirá alternar entre los modos electrodoméstico y USB según se requiera. También es una estupenda estrategia para organizaciones que tienen varios proveedores de vídeo en la nube. Además, el diseño de Rally Bar está pensado especialmente para salas medianas.

La calidad de la lente

Tanto la calidad como el tipo de lente de la cámara son factores importantes y deben tenerse en cuenta. Los componentes ópticos de gran calidad contribuyen a que los participantes en ambos extremos de una videoconferencia se sientan como si estuvieran juntos en una misma sala, aunque realmente estén muy lejos unos de otros.

Dada la diversidad de tamaños de salas medianas y de configuraciones típicas en estos recintos, la cámara debería ser capaz de capturar y enfocar a las personas tanto cerca como lejos de ella. Algunas cámaras para conferencias usan zoom digital, otras utilizan zoom óptico o una combinación óptica y digital. Teniendo en cuenta que quienes moderan las reuniones suelen sentarse en la cabecera de la mesa, el zoom de la cámara debe ser capaz de mantener un enfoque nítido en el extremo más alejado de la sala.

Las funciones robotizadas de panorámica e inclinación permiten que la cámara dirija la lente a los participantes, estén donde estén en la sala. Si es preciso, las funciones PTZ también pueden capturar una vista general de un lado de la sala (por ejemplo, cuando alguien escribe en la pizarra). El encuadre automático inteligente mantiene enfocado al sujeto, sin necesidad de que ninguno de los presentes tenga que ajustar manualmente el ángulo de la cámara.

Merece la pena estudiar detalladamente las especificaciones de calidad y las capacidades de la lente, para conseguir la mejor cámara posible según la inversión realizada.

Diseño de audio

En una reunión, es tan importante oír como ver a los participantes. Las innovaciones en la tecnología de audio siguen mejorando la calidad del sonido de las soluciones para salas de reuniones. Por ejemplo, los micrófonos de formación de haces y el software inteligente pueden aislar al hablante, filtrar el ruido de fondo y minimizar el efecto de la comunicación cruzada.

En las barra de vídeo —que integran altavoces, micrófonos y cámaras— el diseño de audio es crucial. Es importante fijarse en cómo interactúan los altavoces y los micrófonos, para que no haya distorsiones ni vibración. Asegúrese de elegir un proveedor que se haya esmerado con la ingeniería del sonido.

Un sistema de sonido expandible es útil para las salas medianas. Si las de su organización tienen tamaños diversos, algo habitual, conviene poder ampliar la cobertura con micrófonos de expansión adicionales. 

Inteligencia artificial y análisis

La inteligencia artificial y los análisis también se están introduciendo en la gestión de las salas. Estas tecnologías pueden aportar valiosos datos sobre qué salas se utilizan, cuáles no se aprovechan, cuántas personas asisten a las reuniones, etc. Toda esa información puede servir para tomar decisiones más acertadas sobre los espacios de reunión y el uso eficiente de las instalaciones empresariales.

Asistencia técnica

Una forma de evitar complicaciones al departamento de TI y a los asistentes a una reunión es comprobar remotamente el estado de la sala, para detectar posibles problemas antes de que lo hagan los empleados. Considere el uso de Logitech Sync, una aplicación gratuita que proporciona un panel fácil y claro de leer con el estado de todas las salas. Sync también le permite actualizar remotamente software y firmware desde cualquier sitio.

La experiencia de los empleados

Los empleados quieren herramientas de reunión fáciles de usar, intuitivas y bien diseñadas. Una experiencia uniforme y coherente contribuye a incrementar las tasas de adopción del uso de las salas. Los controladores de sala más recientes permiten a los empleados iniciar y detener una reunión con una simple pulsación, o incluso mediante la voz, sin tener que usar las manos.

Los empleados también desean flexibilidad. Con un producto como Logitech Swytch, sus empleados podrán situarse en un espacio de reunión, conectar su propio portátil y realizar presentaciones o streaming usando cualquier servicio de vídeo en la nube.

El entorno de la sala

Además de la cámara, la lente y los altavoces, al diseñar u organizar salas medianas se deben tener en cuenta factores como los siguientes: 

  • Iluminación, tanto natural como artificial

  • El color de las paredes y el mobiliario

  • Tipos de ventanas y puertas, y su efecto en la iluminación y la privacidad

  • Decoración, plantas y otros objetos visibles al fondo

  • Otras características de las salas, por ejemplo, los materiales de construcción

Este artículo no entra en detalles sobre esos factores, pero encontrará información sobre el diseño de espacios de reunión, desde reducidos a grandes salas, en nuestra guía para salas en Logitech.com.

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