Prácticas recomendadas y pistas para la instalación de videoconferencia

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Pantalla

La pantalla, o monitor, es el punto focal de todas las reuniones por vídeo. Su posición en el espacio de la reunión es, por lo tanto, algo fundamental, tanto para las personas de la sala como para los participantes remotos.

Recuento de pantallas

Una sola pantalla o dos pantallas

  • Para espacios de reunión reducidos y salas de reuniones pequeñas, una única pantalla plana es suficiente.
  • Para salas más grandes, piense en instalar dos pantallas para presentar a los participantes remotos en una y el contenido compartido en otra.
  • Las cámaras se sitúan habitualmente justo por encima o por debajo de la cámara; con dos pantallas, ponga la cámara a la altura de los ojos entre las dos pantallas.
Consola con equipo de videoconferencia y dos monitores.

Tamaño de pantalla

Tamaño de pantalla

  • Si utiliza una sola pantalla, deberá ser lo suficientemente grande para mostrar tanto a los participantes en la videollamada y la pantalla de contenido compartido a resoluciones a las que el texto se pueda leer con facilidad.
  • Cómo determinar el tamaño de pantalla óptimo:
    • Mida la distancia entre la pared donde se va montar la pantalla y la posición del asiento más alejado.
    • Divida la distancia hasta la posición más alejada por 4; esta es la altura mínima recomendada de la pantalla.
    • Multiplique la altura de la pantalla por 1,8 para determinar el tamaño de la diagonal, que es la dimensión dada para los tamaños de pantalla.
Barra de vídeo bajo la pantalla de TV para videoconferencia

Opciones de montaje

Opciones de montaje

  • Piense en la colocación de la cámara cuando instale las pantallas –idealmente, tanto la pantalla como la cámara deberían estar cerca del nivel de los ojos o algo por encima para los participantes sentados
  • El nivel de los ojos depende de los asientos de la sala; para un asiento normal es, en promedio de 116-127 cm (46-50”)
  • Dos pantallas se pueden colocar tanto horizontal como verticalmente; para el montaje horizontal, coloque las pantallas de manera que el centro de la mesa quede alineado con el espacio entre las dos pantallas
  • Una ventaja adicional de usar dos pantallas es que permite la colocación de una cámara PTZ a la altura de los ojos entre las dos pantallas.
  • Cuando se monta una cámara por encima de una pantalla única, la parte inferior de la pantalla deberá estar tan cerca de la altura de la superficie de la mesa como sea posible.
Dos monitores con equipo de videoconferencia entre los dos monitores.

Tarjetas de pantalla

Tarjetas de pantalla

  • Las tarjetas de pantalla móviles añaden portabilidad y flexibilidad, lo que permite que las reuniones por vídeo se realicen en más ubicaciones
  • Use tarjetas móviles para crear salas de talleres o espacios de tormenta de ideas en áreas abiertas fuera de salas de reuniones, donde los grupos pequeños se puedan reunir para una colaboración con vídeo específica.
  • Las tarjetas estacionarias son una buena opción en espacios donde no sea práctico o sea imposible instalar pantallas y otros equipos
  • Fije el dispositivo a la tarjeta con cierres Kensington y cierres opcionales para todos los cajones de almacenamiento o puertas
Tarjetas de pantalla móviles en configuración de sala para taller.

Configuración de vídeo

Configuración de vídeo

  • Revise la configuración de cada pantalla durante la instalación, incluyendo la resolución de la pantalla, la saturación de color y el brillo/contraste
  • De manera predeterminada, las pantallas frecuentemente tienen ajustes que intentan optimizar el vídeo y el audio para televisión; estos ajustes se deben desactivar o mantenerse en el nivel inferior si no es posible desactivarlos.
  • Si hay una etiqueta de ajuste de vídeo denominada «Modo Juego», esta habitualmente proporcionará el mejor rendimiento con el menor procesamiento
Seis personas en una configuración de videoconferencia.

Pantallas interactivas

Pantallas interactivas

  • Para una mejor colaboración, es posible que desee utilizar pantallas de vídeo táctiles (o pantallas interactivas)
  • Seleccione las pantallas interactivas para uso en reuniones de ideas y de pizarra; digitalización de notas, ilustraciones y otros trabajos; y guarde las sesiones colaborativas.
  • Múltiples plataformas de reuniones por vídeo ahora son compatibles son pantallas interactivas para realizar anotaciones, compartir contenido y controlar las reuniones, todo en tiempo real
Monitor grande con cámara de videoconferencia.

CÁMARA

El núcleo de cualquier solución de videoconferencia es la cámara, que se debe colocar a una altura, distancia y ángulo de visión que permita a los participantes remotos ver a todas las personas de la sala.

Vista lateral angular de la R

Las cámaras para conferencias que seleccione deberán proporcionar una experiencia excelente a los participantes de la reunión remotos.

Las cámaras para conferencias de calidad para empresas incluyen resolución HD 4k, campo visual amplio y capacidades de panorámica/inclinación/zoom (PTZ), todas estas deberían ser características estándar.

Vista lateral derecha de una Rally Bar montada en pared por encima de un monitor.

Ángulo y altura

  • Si es posible, coloque la cámara a la altura de los ojos, lo que proporciona la orientación más natural para la colaboración cara a cara
  • El rendimiento de vídeo puede disminuir si la cámara se coloca demasiado alta o demasiado baja en relación con los participantes en la reunión
  • Cuando no es posible colocar la cámara a la altura de los ojos –por ejemplo, cuando está montada por encima o por debajo de una pantalla única-, seleccione una cámara con panorámica e inclinación motorizadas para ayudar a ajustar el ángulo de visión
Sala de conferencias simulada que detalla el campo visual de cobertura de la sala basándose en el espacio de los asientos.

Cobertura de la sala

  • La cobertura de la sala se refiere al área del interior de una sala que una cámara y un micrófono pueden grabar con eficacia; «cobertura de sala total» es la capacidad de la cámara y el micrófono para capturar toda la sala. 
  • Asegure la cobertura total de la sala seleccionando una cámara con un campo visual (FOV) adecuado para el espacio y los asientos de cada sala.
  • La selección de mesas de forma semicircular o más amplias en el extremo más cercano a la cámara ayudará a garantizar que más personas queden incluidas en la visión de la cámara
Sala de conferencias pequeña a mediana con Rally Bar montada bajo el monitor.

Cámaras para salas pequeñas a medianas

  • Actualmente, cada vez más organizaciones optan por barras de vídeo «todo en uno» para salas de tamaño pequeño a mediano.
  • Ahorre espacio con una cámara para conferencias compacta todo en uno con altavoces integrados (como la Rally Bar y la Rally Bar Mini)
  • Asegúrese de tener en cuenta el campo visual -una lente de ángulo amplio asegura que todo el mundo se vea entre los estrechos límites de una sala más pequeña
  • Simplifique la instalación –una barra de vídeo incluye menos componentes y cables, haciendo que la instalación sea más rápida y limpia
Configuración para sala grande con el equipo para videoconferencia para sala grande situado bajo el monitor, que está sobre una consola.

Cámaras para salas grandes

 

  • En salas grandes, las características como autoenfoque y panorámica/inclinación/zoom son fundamentales.
  • La cámara para conferencias necesita la capacidad de enfocar al hablante activo y de mantener a dicha persona a la vista si él o ella se levanta y escribe en una pizarra, por ejemplo
  • La combinación de PTZ con inteligencia artificial permite que una cámara mueva automáticamente la lente y ajuste el zoom a medida que la persona se desplaza.

MICRÓFONOS Y ALTAVOCES

Informática

Se necesita un dispositivo informático para realizar una reunión por vídeo, pero el ordenador se puede integrar de diversas formas en la sala de reuniones.

Consola para sala de videoconferencia que presenta productos Rally y RoomMate

Rally Plus mostrado con Logitech RoomMate

En general, hay 3 opciones para ejecutar aplicaciones de videoconferencia (software) en una sala de reuniones:

Aparato de vídeo

Un dispositivo de vídeo (habitualmente, una barra de vídeo) actúa como dispositivo todo en uno con su propia plataforma informática, que requiere menos componentes, cables y puntos de conexión. La configuración es, por lo tanto, más sencilla; y el preció de adquisición y el TCO son generalmente más bajos. Puede haber limitaciones relativas a qué aplicaciones de vídeo se pueden ejecutar en el dispositivo.

Dispositivos informáticos dedicados

Un dispositivo informático independiente (habitualmente un mini PC) está instalado permanentemente en la sala de reuniones para ejecutar el software de vídeo. Este modelo es más conocido de los administradores de TI y les permite normalizarlo con su fabricante de PC preferido. La configuración y la gestión pueden ser más complejas, ya que el vídeo y el PC frecuentemente se gestionan por separado.

Dispositivos propios

El organizador de la reunión aporta y conecta su propio portátil al sistema de videoconferencia de la sala de reuniones, habitualmente mediante un cable USB y ejecuta la aplicación de vídeo en el portátil.

  • Cada enfoque tienen sus ventajas, y los diseñadores de salas de reuniones deberán tener en cuenta la flexibilidad, facilidad de uso y las necesidades a largo plazo de la organización cuando seleccionen un modelo de dispositivo informático.
  • Para una máxima flexibilidad, Logitech Swytch permite a los participantes en la reunión pasar desde el dispositivo informático de la salas de reuniones a un portátil y presenciar o presentar cualquier servicio de vídeo en la nube
Pantalla de videoconferencia con consola que presenta productos Rally

Colocación

  • En salas con un dispositivo informático independiente, piense en colocar el dispositivo bajo la mesa o detrás de la pared donde esté montada la pantalla.
  • Sitúe el dispositivo informático cerca de la pantalla para que esté cerca de la toma de corriente, la Ethernet y otros componentes con los que se conecte el dispositivo informático.
  • Puesto que se necesita una conexión a Internet intensa y estable para realizar videollamadas, es preferible usar una conexión Ethernet cableada y no una conexión Wi-Fi.

MANDOS TÁCTILES

Una pantalla controladora de la reunión (como Logitech Tap) proporciona una forma sencilla y cómoda para que los empleados inicien, finalicen y programen reuniones.

  • Monte con seguridad el mando táctil sobre la mesa o en una pared cerca de la puerta.
  • Para fijar con seguridad el mando táctil a la mesa, utilice una base de montaje y un pasacables de mesa dirigiendo el cableado bajo la mesa hacia el suelo.
  • El mando táctil puede necesitar conexiones a un dispositivo informático o aparato de vídeo, un cable HDMI opcional para permitir compartir contenido de forma sencilla, y una fuente de alimentación.
Mando táctil Tap

Cables + Conexiones

No subestime la importancia de la gestión de cables: una desorganizada jungla de cables y cordones puede afectar negativamente la experiencia de usuario. La gestión inteligente de los cables es – o debería ser– una característica de las soluciones para salas de reuniones de calidad empresarial.

Pasacables de mesa

Pasacables de mesa

  • Use pasacables de mesa para que los cables de los dispositivos y conexiones que están encima de la mesa pasen limpiamente hasta la parte inferior –tanto para mantener despejada la superficie como para esconder componentes tales como un dispositivo informático bajo la mesa.
Pasacables de mesa para cables que permiten dirigir el paso a su través hacia la parte inferior.

Alivio de tensiones

Alivio de tensiones

  • Fijar los cables mecánicamente para reducir la tensión de los cables y sus conexiones a los dispositivos
  • El alivio de tensiones es especialmente importante para dispositivos que se pueden desplazar, tales como controladores de la sala de reuniones que se colocan sobre la mesa
  • Cuando se instalan guías de cables, recuerde dejar cable suelto suficiente para permitir el desplazamiento de los dispositivos cuando sea adecuado

Conductos

Conductos

  • Instale conductos sobre el suelo, por encima de un falso techo o detrás de las paredes para ayudar a dirigir los cables desde diferentes partes de la sala hasta los dispositivos
  • Tenga cuidado en garantizar los códigos contra incendios y de edificación aplicables
  • Los cables de clasificación plenum tienen un aislamiento especial con características de baja emisión de humos e ignífugas, y están habitualmente especificados para usar en conductos y espacios de gestión de aire en interiores.
  • Los conductos tienen una capacidad fijada dependiendo de la cantidad de cables que pueden incluir
Sala pequeña con pieza de montaje en pared de Tap

Canaletas

Canaletas

  • Cuando no está disponible sitio suficiente para un conducto oculto, piense en colocar canaletas por encima del suelo para pasar los cables desde la pared hasta la mesa, reduciendo riesgos de tropezones
  • Comparado con tirar cables bajo la alfombra, las canaletas canalizadoras de cables proporcionan mayor flexibilidad para añadir, retirar o modificar los cables tirados si se tiene que cambiar la configuración.
Sala de reuniones

Retención de cables

Retención de cables

  • Las soluciones para salas de reuniones bien diseñadas incluyen accesorios de retención de cables para reducir problemas -y los tíquets de TI– debido a cables aflojados o desconectados.
  • En los casos en los que se han instalados tomas de corriente o de Ethernet en el suelo, piense en utilizar bridas de cable para asegurar los conectores y los cables de alimentación a las patas de las mesas
  • Están disponibles de proveedores terceros diferentes abrazaderas de retención de cables, y soluciones de tipo cremallera
Parte posterior de Tap que muestra la retención de cables

Extensores de cables

Extensores de cables

  • Cuando sea necesario en espacios de reuniones más grandes, utilice extensores para conectar dispositivos que estén muy separados entre sí
Extensión de cable para el cable Cat5e

ASISTENCIA

CONEXIÓN