Article: 4 façons dont l'informatique peut améliorer la productivité des réunions
Tout travail implique son lot de réunions. Un grand nombre de réunions, à vrai dire. En moyenne, les professionnels passent 40% de leur temps en réunion chaque année. 50% de ce temps passé en réunion s'avère non productif.
C'est autant de temps qui coûte cher à une entreprise. Même si vous ne pouvez pas contrôler le nombre de réunions dans votre entreprise, vous pouvez faire en sorte qu'elles soient aussi efficaces et productives que possible.
En tant que responsable informatique, vous pouvez améliorer la qualité des réunions dans votre entreprise. Les équipes et services peuvent changer d'une réunion à l'autre mais pas la technologie sous-jacente. La technologie peut apporter son lot d'améliorations pour réduire les sources de distraction et optimiser la productivité.
En équipant chaque espace de la bonne technologie, vous pouvez encourager la collaboration et la productivité au cours des réunions.
Il en résulte des réunions au cours desquelles chaque participant est attentif et impliqué. Lorsque vous connaissez les besoins de vos utilisateurs finaux et que vous leur aménagez un espace en conséquence, vous pouvez rendre chaque réunion plus efficace.
Qu'entendons-nous par des réunions en pleine conscience?
La pleine conscience est un mouvement qui prend de plus en plus d'importance. De plus en plus de personnes font l'effort d'être présentes, volontaires et efficaces quand elles travaillent à domicile ou au bureau.
La pleine conscience lors des réunions permet d'atteindre la perfection en matière de productivité. La réunion se déroule comme prévu, les outils fonctionnent comme ils le doivent et personne ne regarde son téléphone. En apportant quelques petits changements à vos espaces de réunion, vous pouvez parvenir à des réunions en pleine conscience.
En quoi l'outil informatique est-il essentiel pour des réunions en pleine conscience?
1. Une technologie en pleine conscience pour améliorer l'espace
Il est primordial d'opter pour une technologie qui fonctionne correctement dans votre espace car cela permet d'associer le bon espace à la bonne technologie pour accomplir de grandes choses.
La technologie peut améliorer tout espace de réunion afin d'en améliorer le déroulement. S'il s'agit d'une pièce consacrée au brainstorming, pensez à installer un tableau blanc numérique. S'il s'agit d'une petite salle, optez pour une caméra permettant de cadrer toutes les personnes autour de la table. S'il s'agit d'une grande salle de conférence, ajoutez des extensions microphones afin que chaque participant puisse se faire entendre clairement.
La technologie permet de tirer le meilleur parti de l'espace dans son ensemble. Observez vos espaces de réunion avec un œil neuf, observez comment le personnel les utilisent concrètement et apportez-leur des changements en conséquence pour exploiter tout leur potentiel.
2. Des réunions sans source de distraction pour atteindre la pleine conscience
En tant que responsable informatique, vous savez qu'il est difficile pour les autres de remarquer lorsque vous faites du bon travail: tout fonctionne à la perfection et personne n'a donc besoin de vous appeler!
Il en va de même pour la technologie.
Une technologie de pleine conscience sait se faire oublier lors des réunions pour permettre aux participants de se concentrer sur les échanges plutôt que de chercher à savoir qui est dans le champ de la caméra ou comment partager leur écran.
La technologie doit être intuitive et accessible. Pour les participants, cela signifie que la technologie équipant la pièce doit être facile à utiliser et ne doit impliquer que peu de réglages. Pour le service informatique, cela signifie pouvoir gérer et mettre à jour la technologie à distance afin de réduire le nombre d'interventions directes nécessaires.
3. Une expérience utilisateur cohérente: la clé de la réussite
Restez simple.
Des études ont montré que lorsque les réunions offrent une expérience utilisateur cohérente, elles s'avèrent 22,7% plus fructueuses. Une technologie offrant une interface utilisateur cohérente entre les espaces de réunion permet également d'optimiser l'adoption par les utilisateurs, car ces derniers n'ont besoin d'apprendre à utiliser qu'un seul système.
En outre, il est toujours judicieux d'opter pour une technologie optimisée pour les logiciels que votre entreprise utilise déjà.
4. Un meilleur investissement lors des appels vidéo
Les liens humains font toute la différence en matière de réunions en pleine conscience.
Lorsque les participants à une réunion peuvent établir un véritable lien avec leur interlocuteur pendant un appel vidéo (plutôt que lors d'un appel téléphonique), ils sont plus enclins à se concentrer sur la réunion et à rester attentifs puisqu'ils peuvent voir et être vus.
En équipant chaque pièce d'une solution vidéo, vous pouvez éliminer les mauvaises habitudes installées lors des réunions téléphoniques, telles que le fait de consulter son téléphone et d'utiliser son ordinateur, afin de veiller à ce que chacun soit davantage concentré sur la réunion.
Organisez des réunions plus efficaces
Avec une organisation attentive et une prise en compte des participants à la réunion, vous pouvez apporter quelques petits changements pouvant avoir un impact important sur la gestion des réunions par votre entreprise. Le choix d'une technologie intuitive adaptée à l'espace permet de rationaliser le processus de réunion et d'optimiser la productivité.
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