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Comment l'équipe informatique peut planifier le retour des employés au bureau

Permettre la collaboration dans un environnement de travail en pleine évolution

Un homme en visioconférence utilisant des produits Logitech

S'il était difficile de prédire la situation dans laquelle nous nous trouvons actuellement, avec une grande partie de la population active travaillant soudainement à domicile, il pourrait être presque aussi difficile de prédire ce qui va se passer ensuite. À quoi ressemblera l'environnement de travail lorsque le retour au bureau sera possible? Comment les équipes informatiques doivent-elles se préparer pour la transition du travail à domicile ou à distance à quelque chose de différent, mais aussi différent du travail sur place tel que nous l'avons connu?

Se préparer à l'inconnu

Il est sûr de dire que dans un avenir proche, l'environnement de travail sera fluide et quelque peu imprévisible. Les obligations de travailler à domicile sont levées lentement et à des niveaux différents selon les endroits. Au cours de cette transition, les entreprises fourniront des directives qui encourageront probablement les employés à minimiser dans la mesure du possible les contacts entre eux (et avec les clients, les partenaires et les fournisseurs). Un ensemble de collaborateurs travaillant généralement sur site avant 2020 deviendra probablement un mélange en constante évolution de travailleurs internes et distants.

Il s'agit là d'une situation sans précédent et qui imposera de nouvelles exigences aux équipes informatiques. D'une part, l'équipe informatique devra devenir encore plus agile et réactive pour répondre aux besoins de collaboration en pleine évolution. Elle devra réagir rapidement à des situations indépendantes de sa volonté et qui peuvent changer d'un jour à l'autre.

Tout en devenant lui-même apte à travailler à distance, le personnel informatique répondra probablement à beaucoup plus de questions de la part des employés qui s'appuient sur la technologie (fournie par l'employeur ainsi que leur propre technologie personnelle) pour faire leur travail. Pour garder une longueur d'avance sur cette demande à venir, les responsables informatiques doivent devenir proactifs en matière de déploiement et de formation technologiques pour prendre en charge une combinaison de collaborateurs sur place et distants.

 

Faire de la visioconférence une priorité pour la continuité des activités

Alors que la continuité des activités reste une mission essentielle de l'équipe informatique, une assistance accrue pour les employés à distance sera nécessaire pour atteindre cet objectif. Et ce dont ces employés à distance ont besoin, c'est de pouvoir rester connecté aux systèmes, aux applications et surtout les uns aux autres. La collaboration est désormais essentielle aux activités. 

Par ailleurs, la visioconférence devient le moyen par défaut pour les professionnels de se rencontrer s'ils ne sont pas dans la même pièce et ce mode de communication est là pour durer. En effet, la présence de la vidéo devrait continuer d'augmenter au fur et à mesure que les employés deviennent plus à l'aise pour l'utiliser et que les entreprises réalisent les économies.

En sachant ce qui les attend, les responsables informatiques peuvent prendre des mesures pour s'assurer qu'ils sont prêts pour ce changement. La priorité doit être donnée aux solutions pour salles vidéo. Dans le passé, les salles de conférence étaient principalement utilisées pour que les professionnels puissent se rencontrer en personne et la visioconférence était parfois utilisée.

À l'avenir, les réunions peuvent régulièrement inclure des employés distants présents via vidéo avec seulement quelques personnes présentes sur place. Pour l'équipe informatique, cela signifie que la visioconférence doit être opérationnelle en permanence. Il ne s'agit pas seulement d'un inconvénient lorsque la vidéo n'est pas disponible dans une salle de conférence. Il s'agit d'un véritable problème. Les solutions pour salles vidéo sont essentielles au maintien des activités de l'entreprise.

 

Chaque espace est une salle de visioconférence potentielle

Chaque salle, quelle que soit sa taille, doit être compatible avec la vidéo. Même les réunions privées et individuelles seront de plus en plus effectuées par vidéo. Au vu du grand nombre de réunions vidéo qui ont lieu, le département informatique devra automatiser et centraliser la gestion des salles de conférence et de tous les équipements qu'elles contiennent. Heureusement, il existe des outils comme Logitech Sync qui répondent à ce besoin.

 

Réadapter les budgets pour traiter le travail à distance

En plus d'acquérir davantage de solutions pour salles vidéo, l'équipe informatique doit se préparer à augmenter les budgets dans d'autres domaines. Par exemple, les collaborateurs demanderont davantage de webcams et de casques spécialement conçus pour les moments où ils travaillent à distance. En période de confinement temporaire, les employés se contenteront de ce qu'ils ont. Mais dans une situation de  télétravail à long terme, ils voudront un équipement spécialement conçu pour la collaboration et la communication.

Le service informatique peut également avoir besoin de budget en raison des cycles de remplacement plus rapides des ordinateurs portables et d'autres dispositifs. En effet, la vidéo impose une demande accrue de puissance de traitement informatique et les ordinateurs portables plus anciens peuvent ne pas fonctionner correctement pendant les visioconférences.

Lorsque la période de négociations des budgets arrive, il peut être utile de penser à ces demandes supplémentaires et aux exigences budgétaires selon votre vision de la sécurité informatique. Vous investissez dans des technologies telles que les logiciels anti-malwares et de protection des terminaux car les coûts initiaux sont minimes par rapport aux conséquences d'une faille de sécurité.

De même, si vous pouvez éviter des situations où un manque de productivité est à déplorer car les collaborateurs ne peuvent pas communiquer efficacement, le retour sur investissement est facile à justifier. Dans l'environnement de travail d'aujourd'hui (et l'environnement de travail du futur), la vidéo est l'outil de choix pour une collaboration efficace.

Alors que certaines personnes envisagent maintenant de retourner au bureau et que d'autres continuent de travailler à distance, c'est le moment pour les responsables informatiques de se préparer à un environnement de travail fluide où la visioconférence prendra un rôle prépondérant dans le monde professionnel. Investir maintenant rapportera des avantages à long terme.

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