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Donner du sens au bureau à l’heure du télétravail

Alors que le télétravail devient une norme, de nombreuses entreprises continuent d’investir dans des bureaux et créent des installations hybrides où se rencontrent des participants présents sur place et des intervenants à distance. Le travail hybride nécessite une optimisation du bureau pour favoriser la collaboration. Cela passe par une technologie de visioconférence soigneusement sélectionnée, facile d’utilisation et simple à configurer, déployer, redimensionner et entretenir.

Mais les entreprises peinent à mettre en œuvre cette optimisation quand elles utilisent un patchwork de technologies existantes qui peut s’avérer onéreux à l’installation et à l’entretien, et qui nécessite souvent des équipements et une expertise spécifiques. Souvent, les équipes informatiques et celles chargées des équipements héritent alors d’un fardeau exigeant en matière de formation, d’entretien et d’assistance, et qui rebute les employés.

L’objectif est de supprimer les frictions autour des réunions

La création d’un environnement qui favorise la collaboration commence hors de la salle de réunion. La clé est de supprimer toutes les frictions, autrement dit, tous les obstacles au contact entre employés et à leur productivité. Ces frictions peuvent par exemple être le fait de ne pas trouver à temps le lieu approprié pour une réunion, ou de se heurter à un équipement complexe dans une salle de conférence.

Le bureau devrait être conçu pour assurer la concentration et l’efficacité des employés, et non pour les entraver. Sur ce point, certains outils comme les panneaux de planification peuvent changer la donne. D’un coup d’œil et sans s’interrompre, les panneaux de planification permettent :

  • de vérifier à distance la disponibilité d’une salle de réunion ;
  • de trouver en temps voulu la salle adaptée à ses besoins ;
  • d’obtenir à l’écran des informations contextuelles comme l’intitulé et l’heure de la réunion.

 
Ce type d’investissement permet une communication utile et en temps réel, et réduit ainsi les frictions moyennant un entretien minime.

Dans chaque salle de réunion, chaque employé (peu importe ses connaissances et son expérience techniques) devrait pouvoir lancer des sessions de collaboration vidéo de manière rapide et facile sur différentes plates-formes comme Microsoft Teams ou Zoom, par exemple. Investir dans des contrôleurs tactiles intuitifs est une façon de fournir ce type d’expérience facile et universelle, qui réduit les demandes d’assistance auprès de l’équipe informatique et permet aux employés de rester concentrés et efficaces.

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Des réunions de meilleure qualité et plus équitables

Le travail est entré dans une nouvelle ère avec des réunions plus fréquentes, rassemblant plus de participants et sur des canaux plus nombreux qu’auparavant. Les participants à distance qui ne bénéficient pas de la même expérience que ceux sur place sont un autre exemple de frictions. Les systèmes de salles de réunion de qualité sont donc devenus essentiels pour assurer l’accès et l’inclusion de ces participants.

Plusieurs éléments indispensables à des réunions de meilleure qualité et plus équitables sont faciles à mettre en place de manière systématique :

  • Les composants audio et vidéo sont adaptés à la taille et la disposition de l’espace.
  • Les participants à distance peuvent voir et être vus aussi bien que ceux sur place.
  • Les participants à distance peuvent entendre et être entendus aussi bien que ceux sur place.
  • Les participants à distance peuvent participer à tous les aspects de la collaboration tels que le tableau blanc.

 
L’optimisation d’un bureau pour favoriser la collaboration et le travail hybride comporte plusieurs facettes. Il est nécessaire d’adopter une approche complète qui prend en compte l’expérience de l’employé avant, pendant et après la réunion. De plus, cela implique de mettre les participants sur place et à distance sur un pied d’égalité.

Les employés gagnent ainsi en autonomie et les équipes informatiques et celles chargées des équipements peuvent cesser d’être dans la réaction pour devenir proactives. Ces équipes ont l’opportunité passionnante de montrer leur vision, d’apporter plus à leur entreprise et de mettre en avant leur expertise en cette période de changement.

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