Comment les SI évoluent afin d’accompagner le personnel hybride

Pangea temporary hotfixes here
Matériel de visioconférence sur bureau

Dès le début de la pandémie mondiale, il est apparu clairement que l’environnement de travail de nombreuses personnes allait changer pour un certain temps et peut-être même de manière définitive. La pandémie recule à certains endroits, bien qu’elle soit loin d’être terminée, et une nouvelle normalité prend forme. Quels changements cela implique-t-il pour les équipes informatiques ? Comment celles-ci vont-elles évoluer afin d’accompagner les collaborateurs dans ce nouvel espace de travail hybride ?

En informatique, la flexibilité est une force, encore plus aujourd’hui que par le passé

Afin de répondre aux exigences d’un espace de travail hybride, les équipes informatiques devront être encore plus flexibles et réactives pour répondre à des besoins professionnels en pleine évolution. Les administrateurs IT devront réagir rapidement à des situations indépendantes de leur volonté et qui peuvent changer d'un jour à l’autre, d’heure en heure.

Tout en devenant lui-même un expert du télétravail, le personnel informatique répondra probablement à beaucoup plus de questions de la part des employés qui ont recours à la technologie (fournie par l'employeur mais également personnelle) pour faire leur travail. Pour anticiper ces demandes à venir, les responsables informatiques doivent devenir proactifs en matière de déploiement et de formation technologiques, afin de prendre en charge des collaborateurs travaillant à la fois au bureau et à distance.

Accompagner le personnel hybride

Chaque jour, dans un espace de travail hybride, certains collaborateurs travailleront au bureau alors que d’autres seront à distance. Cette configuration sera amenée à changer, les collaborateurs passant constamment d’un mode de travail à l’autre.

Pour plus d’efficacité, les collaborateurs travaillant en mode hybride ont besoin de rester connectés aux systèmes, aux applications et à leurs collègues, quel que soit l’endroit où ils se trouvent. La collaboration est désormais essentielle et en grande partie virtuelle.

Dans ce nouvel environnement, la visioconférence est devenue l’outil de base pour les réunions. En fait, d’ici 2024, seulement 25 % des réunions d’affaires auront lieu en personne.Selon Gartner, « les dépenses mondiales des utilisateurs finaux en matière de solutions de conférence Web basées sur le cloud augmenteront de près de 25 % en 2020 » (2 juin 2020). https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2020-06-02-gartner-says-worldwide-end-user-spending-on-cloud-based-web-conferencing-solutions-will-grow-nearly-25-percent-in-2020. Dans chaque organisation, la vidéo ne peut que continuer à se développer, à mesure que les collaborateurs seront plus à l'aise pour l'utiliser et que les entreprises réaliseront des économies en organisant des réunions en vidéo plutôt qu’en présentiel.

Alors que le recours à la vidéo va augmenter, les personnes trouveront de nouveaux moyens d’exploiter ses possibilités lorsqu’elles travailleront de manière virtuelle. Le brainstorming à l’aide de tableaux blancs constitue une part importance de la collaboration, par exemple. Traditionnellement, cette activité est organisée en présentiel. Aujourd’hui, les collaborateurs découvrent qu’avec le bon équipement, les tableaux blancs peuvent être aussi manipulés en vidéo, de façon efficace.

 

Scribe capturant une personne écrivant sur le tableau blanc

Faciliter l’usage de la vidéo en tous lieux

La visioconférence doit être opérationnelle en permanence, dans la mesure où les réunions dans les espaces de travail hybrides comprennent presque toujours quelques personnes à distance. Lorsque la vidéo n’est pas disponible dans une salle de conférence, il ne s'agit pas seulement d'un inconvénient. Il s'agit d'un véritable problème.

En gardant cela en tête, les responsables informatiques peuvent anticiper pour se préparer à ce changement. La priorité doit être donnée aux solutions vidéo pour les salles de réunion. Chaque salle, quelle que soit sa taille, doit être compatible avec la vidéo. Les réunions privées et individuelles seront également de plus en plus souvent organisées grâce à la vidéo. 

Compte tenu de cela, les équipes informatiques doivent automatiser et centraliser la gestion des salles de conférence et de tous les équipements qu'elles contiennent. Heureusement, des outils tels que Logitech Sync facilitent la gestion à distance des appareils de visioconférence par les équipes informatiques.

Réadapter vos budgets pour répondre aux nécessités du travail à distance

En plus d'acquérir davantage de solutions vidéo pour les salles de réunions, les équipes informatiques doivent se préparer à augmenter les budgets dans d'autres domaines. Les collaborateurs demanderont, par exemple, davantage de webcams et de casques spécialement conçus pour le télétravail. 

Lorsque le confinement dû à la pandémie semblait temporaire, les personnes ont fait avec ce qu’elles avaient. Toutefois, alors que les entreprises adoptent un modèle hybride et que les collaborateurs comprennent qu’ils pourraient télétravailler de façon permanente, des équipements conçus pour la collaboration et la communication professionnelles sont nécessaires. 

Les équipes informatiques peuvent également avoir besoin de budget, en raison des cycles de remplacement plus rapides des ordinateurs portables et d'autres dispositifs. En effet, la vidéo impose une demande accrue de puissance de traitement informatique et les ordinateurs portables plus anciens peuvent ne pas fonctionner correctement pendant les visioconférences.

Webcam montée sur moniteur

Investir dans la productivité des collaborateurs

Lorsque la période de négociations des budgets approche, il peut être utile de penser à ces demandes supplémentaires et aux exigences budgétaires, de la même façon que vous envisagez la sécurité informatique. Vous investissez dans des technologies telles que les logiciels anti-malwares et de protection des terminaux, car les coûts initiaux sont minimes par rapport aux conséquences d'une faille de sécurité.

De même, cela a du sens d’un point de vue financier si vous pouvez éviter des situations dans lesquelles un manque de productivité est causé par des difficultés de communication entre les collaborateurs. Tout comme ils ont besoin d’outils bureautiques tels que des ordinateurs portables, des écrans et des souris, les collaborateurs ont également besoin d’outils de collaboration personnelle, dans un espace de travail hybride, tels que les casques et des webcams de qualité professionnelle.

Alors que certains retournent désormais au bureau et que d'autres continuent de télétravailler, c'est le moment pour les responsables informatiques de se préparer à un environnement de travail fluide, où la visioconférence occupera une place prépondérante. Investir maintenant présentera des avantages à long terme.

CECI POURRAIT ÉGALEMENT VOUS INTÉRESSER

Comment ajouter des tableaux blancs virtuels aux visioconférences

Comment les équipes informatiques peuvent-elles encourager la collaboration dans un espace de travail hybride ? Découvrez comment une caméra pour tableau blanc, telle que la Logitech Scribe, peut faire entrer le tableau blanc virtuel dans les visioconférences.

LIVRE ÉLECTRONIQUE : DÉPLOIEMENT ET GESTION DE VISIOCONFÉRENCES DANS LES SALLES DE RÉUNION

Découvrez les cinq critères clés à prendre en compte par les équipes informatiques lors de l’évaluation des systèmes de visioconférence et des solutions pour salles de réunion pour un déploiement adapté.

ARTICLE: MAÎTRISER LE DÉVELOPPEMENT DES INFRASTRUCTURES DES SALLES DE RÉUNION

Le nombre de dispositifs et de lieux de réunion dédiés à la visioconférence en entreprise a explosé. Découvrez comment déployer, adapter et gérer efficacement les solutions pour salles de réunion.

ASSISTANCE

SOYEZ CONNECTÉ