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Nuove tecnologie per le riunioni

Come l'AI e il controllo vocale trasformeranno l'esperienza della sala riunioni

Rappresentazione grafica delle videoconferenze

Una grande crisi sociale può portare a cambiamenti inaspettati. Spesso la tecnologia si sviluppa rapidamente in risposta alle crisi. Quali sono i cambiamenti tecnologici che ci attendono nel 2020 e negli anni a venire?

Considera ad esempio le videoconferenze, che esistono da decenni. L'adozione di questa tecnologia cresceva lentamente ma costantemente... fino alla recente crisi. Ora praticamente ogni videoconferenza aziendale include Zoom, Google Meet o Microsoft Teams.

Altre due tecnologie che esistono da anni e che stanno lentamente guadagnando terreno sono l'intelligenza artificiale e il controllo vocale. Queste due tecnologie innovative attirano da tempo l'attenzione dei team IT, ma ora questa attenzione è aumentata, perché le aziende cercano strategie per garantire un luogo di lavoro sicuro e per consentire ai collaboratori di tornare in ufficio.

Analisti come Frost & Sullivan consigliano ai leader IT di esaminare in dettaglio l'intelligenza artificiale, Internet of Things e altre tecnologie, specie nel contesto delle riunioni. Questa opportunità di migliorare l'efficienza e la sicurezza rappresenta la "prossima ondata di innovazione dirompente"1 nelle esperienze di videoconferenza.

 

L'effetto dell'intelligenza artificiale sulle videoconferenze sarà di grande portata

I vantaggi dell'AI per la gestione delle sale riunioni saranno probabilmente avvertiti in tutta l'azienda dai leader delle risorse umane, dell'IT e della gestione di immobili e strutture.

  • I leader aziendali vogliono migliorare la sicurezza dei dipendenti: se una sala progettata per 12 persone è ora considerata ragionevolmente sicura per non più di sei persone (occupazione del 50%), tale occupazione viene rispettata? In caso contrario, è possibile segnalare il fatto all'ufficio strutture per l'adozione delle misure adeguate?
  • I team di gestione degli immobili aziendali desiderano garantire che lo spazio sia utilizzato in modo efficiente: Quali sale sono utilizzate in modo intensivo e quali sono sottoutilizzate? Il team deve predisporre più salette o più sale conferenze di grandi dimensioni? Le sale riunioni di alcuni piani sono sempre vuote, mentre quelle di altri piani non sono mai disponibili?
  • I team IT devono assicurarsi che i dispositivi delle sale riunioni funzionino in modo ottimale: Quali sono le soluzioni più richieste per le sale riunioni? Quali non vengono utilizzate e possono essere riassegnate come aree di riunione di altro tipo? Il software e il firmware sono aggiornati e i dispositivi sono online e funzionanti?

Questo è il tipo di domande alle quali l'AI è in grado di rispondere mentre i leader dei vari settori lavorano per rendere le riunioni più sicure ed efficienti. Logitech Sync ora consente di raccogliere questo tipo di dati e li restituisce sotto forma di report e dashboard. Ma questo è solo l'inizio dello sviluppo previsto per Sync. 

 

Uso dei sistemi vocali per la pianificazione e la gestione delle riunioni

Non sorprende che il controllo vocale abbia attirato l'attenzione degli analisti, ma anche dei leader IT e dei dirigenti aziendali. Decine di migliaia di persone utilizzano Amazon Echo, Google Nest e altri dispositivi domestici smart per trovare le risposte a domande, azionare sistemi di illuminazione e altri dispositivi e più genericamente risparmiare tempo e lavoro. Nel mondo aziendale, è facile immaginare l'applicazione dei sistemi a risposta vocale a distributori automatici, ascensori, sistemi di illuminazione e, naturalmente, alle sale riunioni.

Logitech anticipa questa tendenza ed è già al lavoro con partner come Amazon, Google e Microsoft per offrire esperienze di sala riunioni a mani libere. Grazie al potenziale dei comandi vocali e dell'intelligenza artificiale, i collaboratori potranno avviare e gestire le riunioni in modo semplice e veloce.

Ad esempio con le soluzioni per sale riunioni Logitech per Zoom Rooms e Alexa for Business, puoi entrare in una sala riunioni e dire "Alexa, partecipa alla mia riunione". Semplice e veloce: non è necessario premere alcun pulsante né toccare alcuna tastiera. 

Analogamente, le soluzioni Logitech per Google Meet ora includono i controlli vocali "Hey Google", che ti consentono di utilizzare la tua voce per accedere alla videoconferenza o lasciarla, comporre un numero di telefono e così via.

Presto includeremo anche un'integrazione con Cortana nelle soluzioni per ambienti Logitech per Microsoft Teams. Questa caratteristica permetterà ai partecipanti alla riunione di utilizzare i comandi vocali con Cortana in modo analogo.

"Le organizzazioni che hanno ottenuto i migliori risultati nell'ultima crisi hanno continuato a investire dal 5% al 7% del budget IT in progetti di innovazione o trasformazione    ." - Gartner2

Il cambiamento è inevitabile, ora più che mai. Anche se prevedere il futuro è impossibile, sappiamo che le tecnologie come l'intelligenza artificiale e il controllo vocale avranno un ruolo ancora più importante nell'ambiente di lavoro del futuro.

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1.“Post-pandemic Growth Opportunity Analysis of the Meetings Market,” Frost & Sullivan, giugno 2020.

2.“Preserving Your Digital Growth Investments During Economic Uncertainty.” Gartner, aprile 2020.

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