Articolo: Riorganizzare in modo efficace l’ambiente dell’ufficio nel lavoro a distanza

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Riorganizzare in modo efficace l’ambiente dell’ufficio nel lavoro a distanza

Dal momento che il lavoro a distanza sta diventando la prassi, molte aziende continuano a investire nell’ambiente dell’ufficio, creando delle soluzioni ibride adatta per i partecipanti in presenza e quelli virtuali. Con l’affermarsi del lavoro ibrido, è sorta l’esigenza di ottimizzare l’ambiente dell’ufficio per la collaborazione, il che ha richiesto una tecnologia per le videoconferenze che fosse intelligente, intuitiva, nonché di facile configurazione, installazione, adozione su scala e manutenzione.

Le aziende hanno però delle difficoltà ad ottimizzare l’ufficio per la collaborazione usando le varie tecnologie esistenti che possono essere costose da installare e sottoporre a manutenzione e che spesso richiedono attrezzature e competenze specifiche. In questi scenari, i team responsabili dell’IT e delle strutture si ritrovano spesso a dover affrontare aspetti particolarmente pressanti come formazione, manutenzione e supporto, in un contesto controproducente di scarsa adozione da parte dei dipendenti.

L’obiettivo è rimuovere gli elementi che ostacolano le riunioni

La creazione di un ambiente che stimoli la collaborazione inizia al di fuori della sala riunioni. È fondamentale rimuovere gli ostacoli, vale a dire qualsiasi elemento che interferisce con la capacità dei dipendenti di restare connessi ed essere produttivi. Gli esempi di ostacoli in ufficio comprendono la difficoltà dei dipendenti a trovare uno spazio per le riunioni che risponda alle loro esigenze quando serve o la difficoltà a utilizzare apparecchiature complesse per sale conferenze.

Idealmente, l’ufficio è configurato per consentire ai dipendenti di mantenere un flusso di lavoro costante, non per interromperlo. Strumenti come i pannelli di pianificazione possono fare davvero la differenza in tal senso. Secondo una prima analisi, i pannelli di pianificazione possono, senza interruzioni:

  • segnalare la disponibilità delle sale a distanza
  • consentire ai dipendenti di trovare la sala più appropriata, quando serve
  • fornire informazioni pertinenti sullo schermo, come il nome e l’orario della riunione

 
Un investimento di questo tipo ti consente di integrare una comunicazione utile, in tempo reale, tra le pareti dell’ufficio, riducendo gli ostacoli, con una manutenzione minima.

All’interno delle sale riunioni, ogni dipendente (qualsiasi sia il suo grado di conoscenza tecnica o di esperienza) dovrebbe avere la possibilità di avviare sessioni di collaborazione video in modo semplice e rapido tramite piattaforme come Microsoft Teams, Zoom e non solo. Investire in dispositivi di controllo touch intuitivi è un ottimo modo per consentire questo tipo di esperienza universale senza interruzioni che riduce le richieste di supporto IT e permette ai dipendenti di restare concentrati.

Riorganizzare in modo efficace l’ambiente dell’ufficio nel lavoro a distanza - Illustrazione

Riunioni eque e migliori

Nel nuovo mondo del lavoro, si tengono sempre più spesso riunioni tra persone distanti tra loro, superando i limiti presenti in passato. Un altro ostacolo è rappresentato dal fatto che i partecipanti a distanza possono avere un’esperienza di qualità inferiore rispetto ai partecipanti in presenza. Di conseguenza, sistemi per sale riunioni di alta qualità sono diventati essenziali per l’accesso e l’inclusione.

Ecco i vari elementi indispensabili al fine di consentire riunioni migliori ed eque, che siano semplici e automatizzate:

  • i componenti audio e video sono ottimizzati per la dimensione e la configurazione degli spazi
  • i partecipanti in presenza e a distanza possono vedere gli interlocutori e possono essere visti, senza alcuna differenza
  • i partecipanti in presenza e a distanza possono sentire gli interlocutori e possono essere uditi, senza alcuna differenza
  • i partecipanti a distanza possono collaborare al meglio, anche durante le sessioni di lavoro su lavagna

 
L’ottimizzazione dell’ufficio per la collaborazione e il lavoro ibrido richiede una combinazione di fattori. È necessario un approccio completo che consideri l’esperienza dei dipendenti prima, durante e dopo la riunione. Inoltre, è fondamentale porre sullo stesso piano i partecipanti in presenza e a distanza.

Di conseguenza, la forza lavoro risulta rafforzata e i team responsabili dell’IT e delle strutture possono passare da un approccio reattivo a un approccio proatttivo. Si tratta di un’opportunità incredibile per questi team che possono dimostrare le proprie idee, portare valore aggiunto all’azienda e mettere in luce le proprie competenze in un’epoca di grandi cambiamenti.

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