Configurazione di uno spazio per videoconferenze

Ambiente

Ambiente

L'ambiente delle sale riunioni è molto importante per la riuscita di ogni videoconferenza. Ecco una breve guida per massimizzare l'esperienza utente e offrire risultati di eccellente qualità.

Proprietà della stanza

Se possibile, riduci al minimo i riflessi. Evita le grandi vetrate e le finestre che danno all'esterno. Tieni presente che alcune superfici che possono apparire opache a occhio nudo, potrebbero invece creare dei riflessi visibili agli utenti connessi in remoto. La scelta della sala riunioni dovrebbe essere influenzata anche dalla possibilità di gestire l'illuminazione, il colore della stanza, le variabili di sfondo, gli arredi e la forma o le dimensioni della stanza stessa.

Illuminazione

Una stanza con illuminazione uniforme aiuta la videocamera ad acquisire il colore, il contrasto e la definizione video più precisi. Con temperature del colore intorno ai 3000-4500 K, le lampade al neon diffuse in molti uffici sono idonee a questo scopo.

Qualsiasi sorgente luminosa di forte intensità posta dietro a un partecipante tende a oscurare il soggetto e a creare una silhouette indesiderata, quindi consigliamo di non puntare la videocamera verso finestre che danno sull'esterno o altre forti fonti luminose (come i faretti direzionali). La luce naturale intensa può inoltre creare contrasti netti difficili da elaborare per una videocamera, anche se la videocamera non è puntata direttamente verso una finestra. Per contribuire a risolvere il problema, puoi installare tende, oscuranti o persiane per controllare meglio l'illuminazione della stanza.

Senza RightLight
Con RightLight

Il posizionamento di un soggetto tra la videocamera e una finestra esterna (o altra fonte luminosa intensa) può creare una silhouette indesiderata che riduce la qualità del video. La tecnologia Logitech RightLight™ risolve il problema della visibilità in controluce e altre difficoltà legate all'illuminazione ottimizzando il bilanciamento per enfatizzare i volti e conferire un aspetto naturale alle tonalità della pelle.

COLORE

Il colore della stanza può influire sulla qualità di una videoconferenza. Sebbene possa sembrare l'opzione più banale, il colore migliore per le pareti inquadrate dalla videocamera è il grigio o un'altra tonalità neutra.

Evita colori brillanti (come tonalità intense di rosso, blu e verde) che potrebbero provocare una distorsione del colore della pelle da parte della videocamera. Evita inoltre motivi troppo vivaci sullo sfondo, se possibile. In genere le videocamere non riescono a elaborare bene i motivi decorativi,a discapito dei un'esperienza ottimale.

Se l'utilizzo di un colore è importante per il marchio o per altri scopi, utilizzalo con moderazione evitando la parete nel campo visivo della videocamera. Ricorda che anche gli oggetti fuori dalla visuale della videocamera, come ad esempio sedute a un livello inferiore, possono provocare rimbalzi di colore se riflessi dalle pareti vicine.

Sfondo

Gli  oggetti che invadono il campo visivo della videocamera sono problematici quanto i motivi decorativi e devono essere evitati. Gli esempi includono arredi non necessari, soprammobili, piante ornamentali, opere d'arte elaborate, stampe incorniciate con vetri riflettenti e oggetti in movimento (come tende di fronte a una corrente d'aria). Se possibile, nascondi sotto il tavolo tutti i cavi.

Le pareti o le finestre trasparenti possono essere una fonte di distrazione se gli interlocutori percepiscono movimenti all'esterno della sala. Le pareti di vetro pongono inoltre un problema di privacy: chiunque all'esterno può guardare nella stanza e assistere alla riunione. Le soluzioni possibili includono tende o persiane, un paravento o un vetro satinato.

Arredi

Indipendentemente dalla dimensione della stanza, un tavolo e un numero di sedie appropriati aiutano a definire meglio lo spazio. Spesso le dimensioni del tavolo e il numero di sedie determineranno la scelta del prodotto.

Gli arredi dovrebbero essere posti in modo che la videocamera possa riprendere tutti i partecipanti. Questo può essere ottenuto posizionando la videocamera e lo schermo all'estremità del tavolo e le sedie su entrambi i lati lunghi, come mostrato qui:

Disposizione degli arredi efficace in una sala riunioni di piccole dimensioni

Disposizione degli arredi efficace in una sala conferenze di grandi dimensioni

La forma stessa del tavolo può contribuire ad aumentare il numero di persone visibili tramite la videocamera. Una forma triangolare, trapezoidale o semicircolare è quella ideale, con la videocamera e lo schermo posti sull'estremità più ampia e più vicina. Se possibile, evita di scegliere un tavolo rettangolare, perché i partecipanti più vicini alla videocamera potrebbero bloccare la visuale di quelli più lontani.

I tavoli rotondi possono costituire una buona soluzione per le sale più piccole poiché non bloccano la visuale della videocamera. Se scegli un tavolo rotondo, assicurati che la posizione delle gambe non limiti il comfort delle persone sedute. Per aumentare il numero di partecipanti, scegli piccoli tavoli alti e sedie leggere che possono essere spostate facilmente.

In ogni caso, presta attenzione a come il campo visivo della videocamera inquadra i partecipanti in sala in funzione dell'esperienza da remoto. I mobili vicini alla videocamera richiederanno un campo visivo più ampio rispetto a quelli posti a una distanza maggiore.