Configurazione di uno spazio per videoconferenze

ALLESTIMENTO SALA RIUNIONI

ALLESTIMENTO SALA RIUNIONI

La scelta della soluzione di videoconferenza più adatta al proprio ambiente e l'organizzazione dello spazio fisico  sono i passi essenziali per garantire videoconferenze di qualità professionale. Il passaggio finale nell'allestimento e nella configurazione dei sistemi per garantire la miglior esperienza.

Ecco di seguito alcune considerazioni chiave e best practice:

PROGETTAZIONE

Tutte le soluzioni per videoconferenze Logitech sono periferiche USB con connettività plug-and-play da collegare a un computer. Le opzioni più comuni sono: laptop personale (a volte definito BYOD o Bring Your Own Device) o un computer dedicato, installato in maniera permanente nella sala riunioni.

Le soluzioni per videoconferenze Logitech sono l'ideale per configurazioni BYOD poiché funzionano immediatamente senza alcuna necessità di installare software aggiuntivo una volta eseguiti i collegamenti. Grazie alla semplicità plug-and-play dell'USB, gli utenti BYOD possono sfruttare la massima flessibilità per configurare riunioni ad hoc in qualsiasi spazio abilitato per i video, con accesso completo a tutte le applicazioni presenti sul proprio laptop.

In alternativa, molte aziende preferiscono la coerenza e la convenienza degli spazi riunione con computer dedicati. In questo caso, tutte le connessioni sono già effettuate e testate, in modo che sia sempre tutto già pronto per la riunione. L'esperienza utente è coerente e uniforme, con tutta l'affidabilità di una soluzione preconfigurata. Nelle sale che dispongono di un computer dedicato è possibile guadagnare una semplicità di utilizzo ancora maggiore installando il pannello di controllo Logitech Tap.

 

POSIZIONAMENTO

La posizione principale per il computer è il tavolo della sala riunioni (con un laptop) oppure sopra o sotto il tavolo dietro la parete dove si trova lo schermo. Posizionare il computer vicino al display offre il vantaggio di essere vicino all'alimentazione CA, Ethernet e ad altri componenti a cui il computer va collegato.

Indipendentemente dalla posizione selezionata, il computer deve essere vicino alla videocamera per la connessione tramite cavo USB. I cavi USB forniti presentano lunghezze variabili da 1,9 m (6,5 piedi) a 4,8 m (16 piedi) a seconda della soluzione Logitech in uso. In ogni caso, è necessaria una connessione Internet affidabile per poter effettuare videochiamate di buona qualità. A causa di questo requisito, consigliamo di utilizzare una connessione Ethernet cablata piuttosto che il wireless (Wi-Fi).

Pianificando il posizionamento del computer, considera le connessioni per controller (vedi sezione successiva), cavi HDMI dello schermo, cavi USB per videocamera e dispositivo vivavoce, Ethernet e alimentazione. Sono disponibili prolunghe HDMI e USB se i connettori forniti per la videocamera, il dispositivo vivavoce e il controller per riunioni non sono sufficientemente lunghi.

Controller per riunioni

Oltre ai componenti base di un sistema di collaborazione video [display, computer e soluzione integrata o combinazione di videocamera, microfoni e altoparlanti], è necessario anche un controller per riunioni. Il controller può essere cablato o wireless. Le opzioni di prodotto includono la tastiera wireless touch Logitech K400 Plus, Logitech Tap o tablet wireless.

Tap è una superficie touch da 254 mm (10") che visualizza l'interfaccia nativa per software di collaborazione video. Tap richiede una connessione USB al computer e un collegamento all'alimentazione; fornisce un ingresso HDMI opzionale per abilitare la condivisione di contenuti via cavo. Tap può essere subito posizionato sul tavolo; sono inoltre disponibili accessori opzionali per montaggio su supporto girevole, su supporto a montante e a parete. Se il cavo USB in dotazione non è abbastanza lungo, il cavo Logitech Strong USB è un altro accessorio opzionale disponibile nelle lunghezze dei 10 m (33 piedi) o 25 m (82 piedi).  Strong USB è un cavo ottico attivo che consente di utilizzare connessioni USB 2.0, 3.0 e 3.1 a una distanza di fino a 25 m (82 piedi) dalla fonte. Poiché si tratta di un cavo ottico, non è adatto per l'alimentazione dei dispositivi remoti; tuttavia il cavo stesso si alimenta dal dispositivo a cui è collegato, quindi non necessita di alcun alimentatore esterno.

Esempio di cablaggio per Tap e Rally in una sala riunioni di medie dimensioni con computer dedicato

Per le configurazioni con un tablet wireless fornito dall'utente, è necessario che la fonte di alimentazione sia vicino al tablet sul tavolo per evitare problemi di batteria scarica. Assicurati di fissare il tablet utilizzando un dock di ricarica.

Collegamenti

Al livello più elementare, è necessario assicurarsi che l'alimentazione sia sempre disponibile per i dispositivi hardware e gli schermi da utilizzare durante le videoconferenze, nonché per il computer.

Altri cavi e collegamenti includono un cavo USB tra la videocamera per videoconferenze e in computer, cavi HDMI tra il computer e gli schermi e una connessione Ethernet per l'accesso a Internet. Tieni conto della lunghezza dei cavi e della posizione delle prese di alimentazione e di rete per selezionare le opzioni di configurazione per ciascuna stanza.

Esempio di cablaggio per una configurazione con MeetUp e BYOD in una sala di piccole dimensioni

 

Per l'implementazione di Logitech GROUP in sale conferenze più grandi, sono necessari collegamenti aggiuntivi tra l'hub, la videocamera, il dispositivo vivavoce e i microfoni di espansione opzionali.

Logitech Rally offre una flessibilità di installazione ancora maggiore, con l'aggiunta di fino a sette singoli microfoni e uno o due altoparlanti esterni (rispettivamente per audio mono o stereo). Le possibilità offerte sono ampie: ciascun mic pod Rally garantisce un audio eccezionalmente nitido in un raggio di 2,3 m (7,5"), consentendo a fino a 10 partecipanti di conversare agevolmente.

Esempio di cablaggio per una configurazione con Rally e BYOD in una sala di medie dimensioni

Esempio di cablaggio per una configurazione con Rally e BYOD in una sala riunioni di grandi dimensioni

Per un'installazione priva di problemi, è possibile far passare i cavi attraverso un condotto o un ripiano estraibile posto sotto al tavolo per mantenere i cavi organizzati, ridurre l'ingombro visivo e limitare i potenziali rischi di inciampo.

Logitech Screen Share offre una condivisione dei contenuti rapida e semplice a qualsiasi computer della sala conferenze. È sufficiente collegare un laptop o un tablet tramite HDMI per avviare la condivisione. Non è necessario installare software, inserire un passcode né connettersi a Internet. Screen Share funziona con Zoom, Skype for Business, WebEx, BlueJeans e altri servizi di videoconferenza che supportano la condivisione dei contenuti tramite USB.

Dotato di tecnologia di codifica video e sorprendentemente compatto, il dispositivo Screen Share si collega al computer della sala conferenze tramite USB e fornisce un ingresso HDMI per la condivisione immediata dei contenuti, come mostrato qui.

Logitech Screen Share si connette al computer della sala conferenze tramite USB (1) e fornisce un ingresso HDMI (2) per la condivisione istantanea dei contenuti

Gestione dei cavi

La gestione dei cavi è una parte essenziale del processo di installazione che garantisce di mostrare uno spazio ordinato e professionale durante la videoconferenza. A seconda delle dimensioni della sala nonché del numero e della lunghezza dei cavi, la gestione efficiente di questi ultimi può rivelarsi una sfida complessa.

Un groviglio disordinato di cavi può costituire un elemento di distrazione, compromettere l'esperienza dell'utente e ridurre l'efficacia complessiva delle riunioni. Vale la pena di dedicare del il tempo adeguato per una corretta installazione. Ecco alcune considerazioni di base per un piano di gestione dei cavi semplificato:

 

Fori passacavo

I fori passacavo consentono di far passare i cavi comodamente sotto il tavolo con impatto visivo minimo.

In combinazione con ripiani estraibili che permettono di organizzare e proteggere cavi, hub e computer sotto la superficie di lavoro, i fori passacavo forniscono comodi punti di accesso vicino alle attrezzature cablate (come i mic pod Rally). Se le prese di alimentazione o Ethernet sono installate sul pavimento, usa apposite fascette per fissare connettori e cavi di alimentazione alle gambe del tavolo.

 

SOLUZIONI DI DETENSIONAMENTO

Il detensionamento è un metodo di fissaggio meccanico per evitare che i connettori dei cavi siano sottoposti a tensione. È molto importante implementare correttamente le soluzioni di detensionamento in modo da evitare guasti durante l'installazione o in futuro. Questo vale per tutti i prodotti, ma in modo particolare per i dispositivi che possono essere spostati, come ad esempio Tap quando non è fissato al supporto girevole.

Durante l'installazione dei cavi, ricorda di lasciare un po' di gioco sul cavo per consentire una certa flessibilità di movimento durante l'uso. Ad esempio, gli utenti tendono a spostare verso di sé il dispositivo vivavoce GROUP per utilizzare i controlli.

 

CONDOTTI

Per facilitare le opzioni di cablaggio nella sala e fare in modo che i cavi raggiungano comodamente i rispettivi dispositivi, è possibile installare condotti sotto il pavimento, al di sopra di un soffitto sospeso o dietro le pareti. Se decidi di utilizzare i condotti. assicurati di rispettare le norme edilizie e antincendio applicabili. I cavi con certificazione di classe Plenum presentano speciali misure di isolamento e caratteristiche di bassa infiammabilità e bassa emissione di fumi, perciò sono tipicamente consigliati per l'uso in condotti e ambienti con aria condizionata. Nota: c'è un limite al numero di cavi che ciascun condotto può ospitare.

 

CANALINE

Ove non è disponibile lo spazio per installare un condotto nascosto, è possibile utilizzare canaline a vista sul pavimento per far passare i cavi dalla parete al tavolo e al contempo ridurre potenziali rischi di inciampo. Rispetto al passaggio dei cavi sotto la pavimentazione, le canaline offrono una maggiore flessibilità per l'aggiunta, rimozione o modifica dei percorsi dei cavi in caso di necessità. È anche possibile montare le canaline a parete, ad esempio durante l'installazione dello schermo o degli altoparlanti di Rally.

 

FISSAGGIO DEI CAVI 

Diverse soluzioni per il fissaggio dei cavi, quali staffe, fasce in velcro e fascette stringicavo, sono disponibili presso fornitori terzi. Con Rally è disponibile un apposito kit di montaggio che include due robuste staffe di fissaggio dei cavi per fissare i connettori dell'hub da schermo e dell'hub da tavolo Rally, per ridurre l'ingombro dei cavi e ottenere un'installazione semplice e professionale.

 

PROLUNGHE DEI CAVI

Negli spazi per videoconferenze più grandi, la lunghezza dei cavi standard potrebbe non essere sufficiente per la configurazione desiderata. Fortunatamente sono disponibili diversi tipi di prolunghe.

Per GROUP, personalizza in tutta semplicità la configurazione della sala conferenze con la  prolunga da 10 o 15 metri di GROUP. Utilizzala per aumentare la distanza tra l'hub e la videocamera o l'altoparlante. Questa prolunga da 10 metri sostituisce il cavo DIN da 5 metri fornito insieme a GROUP e può essere fatta passare attraverso un condotto per ottenere un'installazione davvero ordinata.