L’evoluzione dell’IT a supporto di una forza lavoro ibrida

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Attrezzature per videoconferenze sulla scrivania

Fin dall’inizio della pandemia globale, era chiaro che l’ambiente di lavoro per molte persone sarebbe cambiato per un certo periodo, forse definitivamente. Sebbene la pandemia sia ancora presente nella realtà di tutti noi, in alcune zone la situazione sta migliorando e si comincia ad avvertire una parvenza di normalità. Ma che cosa implica questa nuova normalità per l’IT? Come si evolverà l’IT per supportare i dipendenti nel nuovo ambiente di lavoro ibrido?

Per l’IT, l’agilità è un punto di forza - ancor più che in passato

Per soddisfare le esigenze di un ambiente di lavoro ibrido, l'IT dovrà rispondere con maggior tempestività ed efficienza alle esigenze aziendali in rapida evoluzione. Gli amministratori IT devono reagire rapidamente a situazioni impreviste, che possono cambiare rapidamente di giorno in giorno, di ora in ora.

Mentre acquisisce a sua volta esperienza nel lavoro da remoto, il personale IT probabilmente dovrà rispondere a un numero decisamente maggiore di richieste da parte di dipendenti che devono affidarsi alla tecnologia (sia fornita dal datore di lavoro sia personale) per svolgere il proprio lavoro. Per prepararsi a questa tendenza, i leader IT dovranno adottare un approccio proattivo riguardo allo sviluppo della tecnologia e alla formazione, per supportare un gruppo variabile composto da lavoratori in ufficio e da remoto.

Come supportare la forza lavoro ibrida

Un determinato giorno, in un ambiente di lavoro ibrido, alcuni dipendenti saranno in ufficio e alcuni lavoreranno a distanza. I dipendenti passeranno continuamente dal lavoro in ufficio e al lavoro da casa, senza seguire un’impostazione rigida.

Per essere efficienti, i lavoratori devono essere collegati ai sistemi, alle applicazioni e soprattutto essere in contatto tra loro, indipendentemente da dove si trovino i singoli individui del team. La collaborazione è diventata “mission critical” e principalmente virtuale.

In questo contesto, la videoconferenza sta diventando la modalità predefinita di incontro. Entro il 2024, infatti, solo il 25% degli incontri di lavoro si svolgerà di persona. Gartner afferma che "la spesa mondiale degli utenti finali per le soluzioni di conferenza Web basate su cloud aumenterà di quasi il 25% nel 2020", 2 giugno 2020. https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2020-06 -02-gartner-dice-la-spesa-dell'utente-finale-mondiale-per-soluzioni-di-conferenza-web-basate-sul-cloud-crescerà-quasi il 25%-nel-2020. La diffusione delle comunicazioni video in ogni organizzazione aziendale continuerà a crescere man mano che i dipendenti acquisiscono familiarità con il loro utilizzo e le aziende notano i risparmi sui costi correlati all’utilizzo delle soluzioni video al posto delle riunioni in presenza.

Inoltre, con la diffusione delle comunicazioni video, gli utenti troveranno nuovi modi per sfruttare le potenzialità di queste soluzioni nel lavoro virtuale. Per esempio, una parte importante della collaborazione è l’attività di brainstorming su lavagna. Tradizionalmente questa attività si svolgeva in presenza. Oggi i dipendenti stanno scoprendo che con la giusta attrezzatura, anche le annotazioni sulla lavagna possono essere gestite in modo efficiente in video.

 

Scribe che cattura la persona che scrive sulla lavagna

Soluzioni video ovunque

Poiché le riunioni in un ambiente di lavoro ibrido includono quasi sempre un gruppo di partecipanti a distanza, le videoconferenze devono essere una soluzione sempre pronta all’uso. Il fatto che il video non sia disponibile in una sala conferenze non sarà più un semplice inconveniente. Diventerà un ostacolo importante.

Sapendo questo, i responsabili IT possono adottare le misure necessarie e farsi trovare pronti. Le soluzioni per sale di videoconferenza devono avere priorità. Ogni sala, quale che sia la sua dimensione, va dotata di strutture per la videoconferenza. Il video diventerà la modalità preferita anche per le riunioni private tra due persone. 

Dato il gran numero di videoconferenze previste, l'IT deve automatizzare e centralizzare la gestione delle sale conferenze e tutte le apparecchiature che contengono. Fortunatamente, strumenti come Logitech Sync agevolano la gestione dei dispositivi per videoconferenze da qualsiasi luogo.

Riallineamento dei budget per integrare il lavoro in remoto

Oltre ad acquistare soluzioni aggiuntive per le sale di videoconferenze, il settore IT dovrà prepararsi a incrementare i budget in altre aree. Ad esempio, un numero maggiore di dipendenti richiederà webcam e cuffie appositamente progettate per i periodi in cui lavorano in remoto. 

Quando il lockdown dovuto alla pandemia sembrava una condizione temporanea, i lavoratori si sono dovuti adattare con i mezzi a loro disposizione. Tuttavia, man mano che le aziende adottano un modello ibrido e i dipendenti capiscono di poter lavorare a distanza in modo permanente, hanno bisogno di attrezzature progettate per la collaborazione e la comunicazione aziendale. 

L'IT potrebbe anche dover prevedere un budget destinato a cicli di aggiornamento più rapidi per laptop e altri dispositivi. L'attività in video comporta una maggiore richiesta in termini di potenza di elaborazione dei computer, pertanto i laptop meno recenti potrebbero non funzionare adeguatamente durante le videoconferenze.

Webcam montata sul monitor

Investimento nella produttività dei dipendenti

Per affrontare le discussioni sul budget, può essere utile valutare questi requisiti e richieste di budget aggiuntivi come si pensa alla sicurezza IT. L'investimento in tecnologie come l'antimalware e la protezione degli endpoint è essenziale, perché i costi iniziali sono minimi rispetto alle conseguenze di una violazione della sicurezza.

Analogamente, se è possibile prevenire le situazioni in cui la produttività dei dipendenti è ridotta a causa di comunicazioni non efficaci, è sensato investire in questo senso. Proprio come hanno bisogno di strumenti desktop tradizionali come laptop, monitor e mouse, in un ambiente di lavoro ibrido i dipendenti necessitano anche di strumenti di collaborazione personale come cuffie con microfono e webcam di qualità professionale.

Poiché alcuni dipendenti iniziano a tornare in ufficio mentre altri continuano a lavorare a distanza, questo è il momento ideale perché i responsabili IT preparino un ambiente di lavoro fluido, in cui l'utilizzo delle videoconferenze non potrà che aumentare. Un investimento in questa fase garantirà dividendi a lungo termine.

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