Articolo: Ridurre la proliferazione delle infrastrutture nella sala riunioni

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RIDURRE LA PROLIFERAZIONE DI INFRASTRUTTURE ETEROGENEE NELLE SALE RIUNIONI

Come implementare e gestire in modo efficiente i dispositivi per videoconferenza

Immagine con attrezzatura per videoconferenze su una scrivania piccola

 

Oggi le aziende, per avere un respiro iunternazionale, devo necessariamente dare la precedenza alle comunicazioni video. Dai un'occhiata ai risultati di questa ricerca: secondo Frost & Sullivan1 nel 2020 il numero di videoconferenze è aumentato nientemeno che del 400%. Questo trend ha enormi implicazioni per il team IT, responsabile della diffusione e della gestione di infrastrutture video per le sala riunioni.

Insieme a questo rapido cambiamento, si è registrato anche un aumento esponenziale del numero e dei tipi di dispositivi di videoconferenza e di aree attrezzate, che hanno dato origine a una proliferazione delle infrastrutture. Gli IT si trovano a gestire un numero crescente di sale riunioni di dimensioni diverse, e con tipi diversi di attrezzatura per videoconferenze. Inoltre devono gestire l'attrezzatura utilizzata dai dipendenti negli uffici domestici.

Evidentemente il volume di lavoro è impegnativo. I team IT devono essere in grado di eseguire varie attività in modo rapido ed efficiente:

  • Distribuire nuove attrezzature per videoconferenza nelle sale riunioni

  • Fornire ai singoli dipendenti webcam, cuffie con microfono e altri strumenti di collaborazione personale

  • Individuare rapidamente i problemi, ad esempio guasti o dispositivi disconnessi

  • Tenere traccia di tutti i dispositivi per scopi di sicurezza e di inventario

  • Applicare facilmente aggiornamenti al software e al firmware

 

Gestione dell'infrastruttura e dei dispositivi per le riunioni

La proliferazione di infrastrutture per sale riunioni alla quale deve far fronte il team IT è una realtà. Ma proliferazione non deve essere sinonimo di caos. L'importante è disporre degli strumenti necessari per controllare le attrezzature di videoconferenza e gestirle in modo semplice ed efficiente.

Per questo Logitech ha sviluppato Sync, un'app Web cloud che aiuta l'ufficio IT nella gestione remota delle sale riunioni e dell'hardware. Dato che è un'app Web, Sync consente l'accesso da qualsiasi posizione, per cui i responsabili IT possono verificare e gestire l'attrezzatura per videoconferenze ovunque si trovino. Inoltre Sync facilita il supporto di distribuzioni video su larga scala, riducendo le visite in loco e le richieste di assistenza. Con Sync è possibile:

  • Gestire sale e dispositivi da un'interfaccia semplice basata sul browser

  • Distribuire in remoto aggiornamenti dei prodotti e correzioni di bug

  • Ottenere dati e analisi che consentono di configurare le sale per un utilizzo ottimale

  • Identificare problemi a livello di sala o di dispositivo

La riduzione al minimo dei tempi di inattività è uno dei vantaggi principali di Sync. Ora un'integrazione tra Sync e ServiceNow consente di rilevare i problemi, creare automaticamente avvisi e inoltrarli al tecnico appropriato prima che ostacolino lo svolgimento di una riunione. È ad esempio possibile generare ticket di assistenza per guasti ai dispositivi, componenti non connessi o errori negli aggiornamenti di software o firmware.

 

ADOZIONE E GESTIONE SEMPLIFICATE DELLA VIDEOCONFERENZA CON CON LE BARRE VIDEO INTEGRATE

Le appliance per videoconferenza (o barre video integrate) sono un'altra soluzione che semplifica l'implementazione e la gestione delle sale riunioni. I dispositivi integrati per sale riunioni come Logitech Rally Bar e Rally Bar Mini combinano una videocamera, altoparlanti, microfoni e l'unità di elaborazione in una soluzione integrata e intuitiva.

L'utilizzo delle barre video è l'approccio più semplice e rapido per aggiungere capacità di videoconferenza a una sala riunioni o a un'area dell'ufficio. Secondo Frost & Sullivan, la categoria delle barre video "è cresciuta rapidamente, diventando la tecnologia più scelta sia dai buyer IT che dagli utenti".

Le barre video ottimizzano i tempi di implementazione, riducendo il numero di dispositivi fisici nella sala conferenze e semplificando i cablaggi. Grazie a un numero inferiore di componenti e connessioni, le barre video riducono anche i problemi causati dalla disconnessione o dal danneggiamento dei cavi.

Dato che integrano l'hardware e il software per videoconferenze in un'unica soluzione, le barre video semplificano anche l'aggiornamento dei vari dispositivi. Nel contempo, eliminano l'esigenza di installare o gestire software su un PC separato.

I dispositivi integrati per videoconferenze come Rally Bar e Rally Bar Mini offrono una vasta gamma di vantaggi, perché sono:

  • Intuitivi e facili da utilizzare

  • Facili da implementare e gestire

  • Creati per i servizi cloud in cui il video è una priorità

  • Migliorati con analisi e approfondimenti

     

Come andare oltre la gestione quotidiana delle sale riunioni

La semplificazione dell'implementazione e gestione delle soluzioni per sale riunioni consentirà ai responsabili IT di risparmiare tempo e lavoro. In tal modo potranno concentrarsi su pianificazioni strategiche di livello più elevato e consigli per lo sviluppo futuro.

Grazie all'integrazione crescente di dati e analisi nelle videoconferenze, il settore IT può ottenere approfondimenti più dettagliati sulle esperienze degli utenti e sulle performance delle riunioni. Ad esempio, se si evidenziano i dati appropriati è possibile seguire l'utilizzo delle sale, identificare gli spazi sottoutilizzati, ricevere una segnalazione quando una sala è sovraffollata e così via.

Questi dati possono essere utilizzati per prevedere i requisiti futuri di spazi e attrezzature. Ad esempio, potresti scoprire che hai bisogno di più salette e di meno sale conferenze di grandi dimensioni. O che hai bisogno di più sale di medie dimensioni per favorire il distanziamento sociale.

Uno dei vantaggi dell'implementazione di Logitech Rally Bar o Rally Bar Mini con Logitech Sync è la produzione di dati e analisi in un formato attuabile e facile da interpretare. Questi approfondimenti possono facilitare le decisioni per la pianificazione delle sale riunioni.

La creazione di una sede di lavoro confortevole e utilizzata correttamente è oggi più importante che mai, mentre le aziende si adattano alla pandemia, agli uffici ibridi e al futuro ritorno in sede dei dipendenti. La gestione dell'attrezzatura e delle infrastrutture per videoconferenze avrà sicuramente un ruolo di primo piano in questa transizione.

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