Articolo: Progettare i nostri uffici per il lavoro ibrido: Cosa abbiamo imparato

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Pangea temporary hotfixes here
Ufficio ibrido open space

Una visione per l’ufficio ibrido

All’inizio del 2022, Logitech ha colto l’opportunità per ripensare la propria impronta nel settore real estate e ottimizzare le soluzioni per la nuova forza lavoro ibrida.

La nostra visione era quella di creare un ambiente con il miglior assetto per dipendenti e clienti, un luogo che riunisse le persone e consentisse loro di sperimentare le nostre soluzioni e l’etica del nostro marchio in modo ottimale.

Ci siamo chiesti: i dipendenti torneranno in ufficio? Cosa li tratterebbe indietro? In particolare, come possiamo sfruttare la tecnologia e gli insight basati sui dati per creare un’esperienza eccezionale per i dipendenti?

“Come possiamo rendere proficui gli spostamenti dei nostri dipendenti? Iniziamo con una revisione completa del modo in cui visualizziamo e programmiamo lo spazio. Adottiamo un approccio alla progettazione incentrato sulle persone, chiedendoci in che modo lo spazio fisico può supportare cultura, innovazione, produttività, comfort e divertimento”.– David Houseman, Responsabile Workplace Experience, Logitech

Per il nuovo ufficio di San Jose, in California, ci siamo concentrati su tre obiettivi generali:

1. Dai priorità all’esperienza dei dipendenti per rendere l’ufficio un luogo stimolante e desiderabile in cui lavorare. Assicurati che i dipendenti siano il più efficienti e produttivi possibile.

2. Ispira il lavoro in team, consentendo ai dipendenti di collaborare senza intoppi, in particolare con quelli che lavorano negli uffici di tutto il mondo.

3. Apriti alla flessibilità, che ci permette di adattarci alle variazioni delle dimensioni dell'organico e alle esigenze delle sale riunioni, man mano che si presentano Volevamo anche la flessibilità necessaria per ospitare eventi in loco.

Abbiamo sfruttato le conoscenze e i dati provenienti dalle recenti riprogettazioni dei nostri uffici di Losanna, in Svizzera e di Cork, in Irlanda, per migliorare l’approccio a San Jose. Abbiamo esaminato dati e approfondimenti relativi all’utilizzo effettivo degli uffici in queste sedi e abbiamo esaminato il comportamento dei dipendenti per orientare il nostro processo decisionale.

Configurazione hot desking con cabine e sale riunioni

Una delle tante aree di lavoro flessibili e disposizione dei posti a sedere collaborative nell’ufficio di San Jose.

Pianificazione dello spazio basata sui dati

Siamo riusciti a visualizzare i dati e analizzare le tendenze di utilizzo delle sale e dei dispositivi utilizzando Logitech Sync, il nostro software per la gestione remota dei dispositivi e dello spazio.

Sync sfrutta la funzionalità AI Viewfinder delle nostre videocamere Rally Bar e Rally Bar Mini per rilevare i partecipanti alla riunione, consentendo un “conteggio dei partecipanti” anche quando il sistema della sala non è attivo per una riunione video. Offre report sull’utilizzo delle sale riunioni, incluso il numero di persone che le utilizzano e quali sono le sale più utilizzate, il tutto visualizzato nel dashboard di Sync.

 

Sincronizza la dashboard per visualizzare l’utilizzo della sala riunioni

 Esempio di dati di una sala riunioni in Sync.

Abbiamo ipotizzato che le sale di piccole dimensioni o gli spazi di piccole dimensioni sarebbero stati utilizzati principalmente per le riunioni individuali, ma abbiamo notato che venivano utilizzati regolarmente per le riunioni video. In effetti, ogni sala riunioni veniva utilizzata quasi esclusivamente per le videochiamate.

“Il nostro ufficio di Cork è stato un vero e proprio test pilota per quello che avremmo dovuto realizzare a San Jose. Di quanti pod video avremmo bisogno? Quante stanze di medie dimensioni? Quanti grandi spazi di collaborazione? Quindi ci siamo basati principalmente sulle informazioni utili. Abbiamo iniziato a esaminare nuove metriche”. –Michael Barry, Head of VC/B2B Acceleration, Logitech

Abbiamo anche scoperto di non avere la giusta proporzione tra sale piccole e grandi. Abbiamo pensato che le sale più grandi sarebbero state utilizzate per riunioni con molte persone e abbiamo pensato che la sala conferenze tipica per 10-12 persone sarebbe stata la più popolare. In un ambiente di lavoro ibrido, gli spazi di piccole dimensioni sono molto richiesti. Non ne avevamo abbastanza. Di conseguenza, le nostre sale più grandi erano spesso occupate da una o due persone, perché tutte le sale più piccole erano prenotate.

Phone booth

Phone booth insonorizzate dotatedel kit Logi Dockper mini sale riunioni.

Quindi, ecco cosa abbiamo fatto

Alla fine, abbiamo deciso di aggiungere molte più sale di piccole dimensioni e “unità video” e le abbiamo dotate delle videocamere Rally Bar Huddle , che sono progettate appositamente per questi spazi più piccoli. 

Ma soprattutto, abbiamo aumentato la flessibilità, rendendo le sale facili da modificare in modo da poter cambiare la configurazione delle nostre sale riunioni man mano che scoprivamo nuove informazioni. Per fare ciò, era fondamentale che i servizi per il luogo di lavoro e l’IT fossero allineati nelle prime fasi del processo.

Questi due team hanno lavorato insieme per garantire che le sale e gli spazi fossero il più flessibili possibile. Ciò ha richiesto una pianificazione avanzata durante la fase di costruzione, ad esempio per quanto riguarda il cablaggio delle sale. Abbiamo optato per unità modulari per riunioni anziché con pareti in metallo duro ovunque possibile, consentendoci di riposizionarle in base alle esigenze. Ora, anche modifiche significative apportate in ufficio possono richiedere alcuni giorni, anziché settimane o mesi.

“Ascoltando le voci dei team e sfruttando le intuizioni reali che otteniamo dai nostri dispositivi, siamo riusciti a concepire il modo in cui definiamo le nostre sale e la tecnologia che dovremmo impiegarvi”.– Michael Barry, Responsabile VC/B2B Acceleration, Logitech

Abbiamo anche basato le decisioni sui dati di utilizzo piuttosto che sui dati di prenotazione, come ad esempio quali stanze sono state effettivamente utilizzate e quante persone erano effettivamente presenti nella sala. Abbiamo acquisito i dati in Sync utilizzando Logitech Tap Scheduler e il mirino AI nelle videocamere Rally Bar.

Saletta

Sala riunioni dotata di Rally Bar Huddle, Scribe, Tap IP e Tap Scheduler per un facile check-in. Se nessuno effettua il check-in, la stanza viene liberata e viene resa disponibile per gli altri.

Oltre a ottimizzare le sale riunioni, siamo diventati i primi ad adottare i nostri prodotti per le scrivanie flessibili. Ciò includeva Logi Dock Flex e il nostro nuovo servizio software di prenotazione postazioni Logitech .

Dashboard di analisi di Sync visualizzata sul monitor a

Logi Dock Flex e un esempio di come vengono visualizzati i dati di prenotazione delle postazioni in Sync.

L’inclusione delle funzionalità dei social network nel software di prenotazione delle scrivanie consente ai dipendenti di comunicare facilmente ai colleghi che intendono recarsi in ufficio, in modo che possano coordinarsi tra loro. Non sorprende che le persone saranno più propense a venire in ufficio quando saranno presenti anche i colleghi.

La combinazione hardware/software di Logi Dock Flex e un software di prenotazione delle scrivanie consente ai dipendenti di selezionare una postazione in base alla posizione o alla vicinanza dei compagni di squadra e di registrarsi quando arrivano in ufficio collegando il laptop con un cavo USB-C. Questo ci fornisce i dati sull'utilizzo effettivo, che vengono acquisiti in Sync. E, come per i dati delle sale riunioni, li estraiamo (check-in effettivi piuttosto che prenotazioni) per cercare le tendenze che influenzano la nostra futura strategia per gli spazi di lavoro.

Ufficio ibrido con spazi di lavoro informali

Guardando al futuro

Il nostro approccio sta funzionando? È presto per dirlo. 

Continuiamo a essere il “laboratorio vivente” di noi stessi, che impariamo man mano e ci adattiamo a un panorama del lavoro in continua evoluzione.

Stiamo implementando rapidamente nuove tecnologie per l’ufficio e le videoconferenze, con tempi e sforzi minimi. Modifichiamo le sale riunioni in base alle esigenze e convertiamo file di scrivanie in spazi per riunioni e viceversa man mano che scopriamo come i dipendenti utilizzano gli spazi. Inoltre, utilizziamo le informazioni di Sync come guida per le nostre decisioni.

Ecco quindi i nostri otto punti chiave per progettare l’ufficio in modalità ibrida e ottimizzare l’esperienza dei dipendenti:

  1. Adotta una mentalità agile, sperimenta, testando e imparando mentre lavori

  2. Sfrutta la tecnologia per insight basati sui dati

  3. Supponi che la maggior parte degli spazi verrà utilizzata per le videochiamate e pianifica di conseguenza

  4. Allinea i servizi per il luogo di lavoro e l’IT nelle prime fasi del processo

  5. Ove possibile, aumenta la flessibilità, rendendo le sale facili da modificare in modo da poter cambiare la configurazione delle sale, man mano che si scoprono nuovi insight

  6. Basa le tue decisioni sui dati di utilizzo piuttosto che sui dati relativi alle prenotazioni

  7. Rimuovi le difficoltà e consenti ai dipendenti di passare facilmente da casa all’ufficio con un software di prenotazione postazione

  8. Vivi l'avventura!

Se ti trovi alle prese con le complessità della progettazione ibrida, saremmo lieti di connetterci. Non esitare a metterti in contatto con noi per partecipare a un tour dell’ufficio di San Jose di Logitech. Il nostro percorso è ancora in via di definizione e ci piacerebbe scambiarci opinioni. 

Scopri di più sugli insight di Sync in questo articolo.

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