Colmare il divario del TCO: Come l'IT e il Facility Management possono finalmente parlare la stessa lingua
Le organizzazioni concordano ampiamente sul valore che la videoconferenza apporta alla forza lavoro. Ad esempio, l'87% dei leader sul posto di lavoro concorda sul fatto che una solida esperienza lavorativa possa portare a miglioramenti nella collaborazione e nella produttività. Tuttavia, sebbene i vantaggi siano chiari, rimane una disconnessione nel modo in cui le principali parti interessate (ad esempio, i team IT e Facility Management) valutano il loro investimento nella videoconferenza e in altre soluzioni tecnologiche per il posto di lavoro.
Sebbene l'IT e il Facility Management stiano fondamentalmente cercando di ottenere lo stesso risultato umano (un'esperienza produttiva per i dipendenti) e valutando il loro successo tramite una metrica chiave generale (TCO), le loro definizioni di successo sono completamente disallineate dal punto di vista finanziario e operativo.
Questo problema deriva in gran parte dal modo in cui ciascuno definisce il TCO. Mentre i team IT si concentrano sul costo totale di proprietà, i team Facility Management si concentrano sul costo totale di occupazione. Cosa significa ciascuno di essi e come possono i team trovare più punti in comune nelle prime fasi del processo di acquisto? Approfondiamo.
Cos'è il Costo totale di proprietà?
Secondo TechTarget, il costo totale di proprietà (TCO) è una stima delle spese associate all’acquisto, all'installazione, alla gestione, all’utilizzo e alla dismissione degli asset IT, come un prodotto o un’apparecchiatura.
Le spese che contribuiscono al costo totale di proprietà includono:
Costi diretti come prezzo di acquisto, installazione e manutenzione.
Costi indiretti come formazione, tempi di inattività e inefficienze nelle prestazioni.
Costi intangibili come perdita di produttività dei dipendenti e rischi di conformità.
I team IT guardano oltre le spese iniziali di acquisto e installazione per acquisire i costi del ciclo di vita della tecnologia: compatibilità, affidabilità, sicurezza e supporto. Per loro, il costo di proprietà copre tutto, dagli aggiornamenti del firmware alla gestione dei dispositivi e alla risoluzione dei problemi. La loro priorità? Esperienze utente fluide, interruzioni minime e facile scalabilità.
Cos'è il costo totale di occupazione?
Il Costo totale di occupazione è una stima delle spese associate al possesso o all'affitto di una proprietà, dall'affitto base alle spese ricorrenti come utenze, manutenzione e assicurazione.
I leader del Facility Management vedono gli investimenti come pezzi di un puzzle più grande, tenendo conto di quanto siano utilizzati in modo efficiente gli spazi, quanto costino attrezzarli e quanto facilmente possano adattarli man mano che le esigenze aziendali si evolvono.
La videoconferenza aggiunge nuove considerazioni all'equazione. Illuminazione, acustica e arredamento hanno tutti il loro peso quando si crea l'esperienza di riunione ideale. Non si tratta solo di collegare schermi; si tratta di ripensare a come ogni metro quadrato di spazio ispiri connessione e collaborazione.
Quali sono i maggiori punti di attrito tra l'IT e il Facility Management?
In definitiva, sia l'IT che il Facility Management hanno obiettivi condivisi quando si tratta di acquistare attrezzature per videoconferenze.
Vogliono che i loro team collaborino in modo efficace e ottengano più valore da ogni riunione.
Vogliono offrire un'esperienza coerente ai dipendenti, che siano in ufficio o a casa.
Vogliono che quell'esperienza si traduca in una maggiore soddisfazione dei dipendenti e in una loro maggiore fidelizzazione.
Il problema è che, sebbene entrambi i team condividano molti degli stessi obiettivi quando si tratta dell'esperienza dei dipendenti, la strategia e la pianificazione avvengono in modo isolato.
Secondo il rapporto The Workplace Equation di Logitech, sia i team Facility Management che quelli IT ritengono di essere l'autorità principale dell'esperienza sul posto di lavoro, ma la maggior parte non lavora insieme all'inizio di un progetto. Infatti, solo il 24% dei team IT viene consultato prima che inizi la pianificazione della sala. Di conseguenza, il processo decisionale è solitamente frammentato:
Metriche: L'IT misura il TCO come costo per utente/dispositivo, mentre il Facility Management lo misura come costo per piede quadrato.
Allocazione del capitale: L'IT considera gli aggiornamenti tecnologici come investimenti operativi ad alta velocità, mentre il Facility Management considera lo spazio ufficio come asset che si deprezzano in più anni con termini di locazione rigidi.
Esperienza utente: Un ufficio all'avanguardia è inutile se la tecnologia per la prenotazione delle sale o per le videoconferenze non funziona. Al contrario, una tecnologia impeccabile è sprecata in una sede sottoutilizzata.
Se i team IT e Facility Management vogliono fare il miglior investimento possibile nella loro esperienza di videoconferenza, devono stabilire una partnership più coesa. Quindi analizziamo cosa significa.
Come l'IT e il Facility Management possono allinearsi meglio sull'esperienza lavorativa
Finché Facility Management e IT non saranno allineati sui punti di valutazione menzionati, continueranno a non essere all'altezza per quanto riguarda l'esperienza di videoconferenza. Potete iniziare a colmare questo divario trovando un terreno comune.
Anche se non succederà dall'oggi al domani, ci sono alcuni passi importanti che puoi fare per accelerare il processo. Il tema comune in tutti questi passaggi è l'impegno verso una collaborazione più profonda tra i team centrali.
Crea un team per l'esperienza lavorativa
Quando tutti credono di essere responsabili dell'esperienza lavorativa, nessuno lo è davvero. Per cambiare questa dinamica, puoi creare un team dedicato all'esperienza lavorativa. Così facendo, inizi a trattare l'esperienza lavorativa come una strategia aziendale fondamentale, cosa che attualmente fanno solo il 27% delle organizzazioni, secondo il rapporto Workplace Equation.
Perché è così importante? Perché quando qualcosa è abbastanza importante da diventare una strategia aziendale fondamentale, riceve l'attenzione e la riflessione che merita. Vengono determinati i ruoli, stabiliti i processi e definite le metriche. Questo crea le basi per prendere decisioni sull'esperienza lavorativa che tutti possono sostenere.
Standardizza le metriche di successo dell'esperienza lavorativa
Quando i team lavorano insieme verso un obiettivo comune, ogni decisione diventa più intenzionale. Quindi, una volta assemblato il tuo team per l'esperienza lavorativa, devi stabilire delle metriche su cui tutti possano concordare.
Il seguente grafico analizza come i focus individuali dei team IT e Facility Management possano evolversi in un focus collettivo:
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Metrica condivisa
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Focus IT
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Focus Facility Management
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Vantaggio combinato
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Utilizzo
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Utilizzo della tecnologia della sala, utilizzo delle periferiche | Allocazione dello spazio, tassi di occupazione e utilizzo, ingombro dell'ufficio | Dimensionamento dinamico degli spazi basato sull'utilizzo effettivo di tecnologia e spazi |
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Efficienza energetica
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Efficienza del data center/cloud, energia del ciclo di vita dei dispositivi, calcolo | Efficienza HVAC, efficienza dell'illuminazione, sistemi dell'edificio | Gestione integrata dell'edificio (spegnimenti intelligenti guidati dai dati dei sensori) |
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Produttività dei dipendenti
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Tempo di attività del dispositivo, supporto hardware, connettività | Design dell'ambiente di lavoro, servizi dell'ufficio, posizione/pendolarismo | Flusso senza intoppi dall'accesso da casa alla configurazione della scrivania fino alle grandi riunioni |
Condividi la proprietà dello stack digitale e fisico
Troppo spesso, le decisioni sulla tecnologia per sale e spazi vengono prese molto più tardi di quanto dovrebbero. Di conseguenza, spesso non si riflette abbastanza su come la tecnologia possa influenzare uno spazio e supportare al meglio le persone che lo utilizzano.
Se tratti le sale riunioni e gli spazi flessibili come responsabilità condivise, dove la progettazione della sala e le apparecchiature per videoconferenze vengono considerate insieme fin dall'inizio, prendi inevitabilmente decisioni più intelligenti e orientate al valore.
Perché l'allineamento del TCO è un vantaggio competitivo
Allineare IT e Facility Management non è solo un esercizio amministrativo: è un vantaggio competitivo che incide sull'efficienza organizzativa, sulla fidelizzazione dei talenti e sulla disciplina dei costi. Prima le organizzazioni se ne rendono conto, prima possono raccoglierne i frutti.
Quanto è allineata la tua organizzazione sull'esperienza lavorativa? Leggi il rapporto The Workplace Equation 2026 per vedere dove ti collochi nello spettro della maturità dell'esperienza lavorativa.
Domande frequenti
Qual è la differenza tra costo totale di proprietà (TCO) e costo totale di occupazione?
Il costo totale di proprietà stima le spese di acquisto, implementazione, gestione, utilizzo e dismissione delle risorse IT (costi diretti come acquisto e installazione, costi indiretti come formazione e tempi di inattività, e costi intangibili come la perdita di produttività). Il costo totale di occupazione stima le spese di proprietà o affitto di una proprietà, dall'affitto base ai costi ricorrenti come utenze, manutenzione e assicurazione. I team IT solitamente usano il primo; i team Facility Management usano il secondo.
Perché i team IT e Facility Management definiscono il TCO in modo diverso?
Perché stanno cercando di ottenere lo stesso risultato (un'esperienza lavorativa produttiva) attraverso lenti diverse: L'IT misura il costo per utente/dispositivo e considera la tecnologia come un investimento operativo in rapida evoluzione, mentre il Facility Management misura il costo per metro quadrato e considera lo spazio ufficio come un bene ammortizzabile pluriennale con termini di locazione rigidi.
Quanto spesso vengono consultati i team IT prima che inizi la pianificazione delle sale?
Secondo il rapporto The Workplace Equation di Logitech, solo il 24% dei team IT viene consultato prima che inizi la pianificazione delle sale, nonostante sia l'IT che il Facility Management ritengano di essere l'autorità principale sull'esperienza lavorativa.
Quali spese contribuiscono al costo totale di proprietà?
Ci sono tre diverse categorie di spesa che contribuiscono al costo totale di proprietà: costi diretti (prezzo di acquisto, installazione, manutenzione), costi indiretti (formazione, tempi di inattività, inefficienze nelle prestazioni) e costi intangibili (perdita di produttività dei dipendenti, rischio di conformità).
Come possono i team IT e Facility Management allinearsi meglio sulle decisioni relative alla tecnologia sul posto di lavoro?
Crea un team dedicato all'esperienza lavorativa, standardizza le metriche di successo condivise tra entrambi i team e co-gestisci lo stack digitale e fisico in modo che la progettazione delle sale e le apparecchiature per videoconferenza siano pianificate insieme fin dall'inizio.
Quale percentuale di organizzazioni tratta l'esperienza lavorativa come una strategia aziendale fondamentale?
Solo il 27%, secondo il rapporto Workplace Equation. Questo è un motivo fondamentale per creare un team dedicato all'esperienza lavorativa.
Perché l'allineamento del TCO è importante nello specifico per l'esperienza di videoconferenza?
Un ufficio all'avanguardia viene compromesso se la tecnologia per la prenotazione delle sale o per la videoconferenza non funziona, e una tecnologia impeccabile viene sprecata in uno spazio sottoutilizzato. L'allineamento garantisce che le decisioni di investimento tengano conto sia della tecnologia che dell'ambiente fisico in cui opera.
Vale la pena fare lo sforzo di allineare IT e Facility Management sul TCO?
Sì. È un vantaggio competitivo che influisce sull'efficienza organizzativa, sulla fidelizzazione dei talenti e sulla disciplina dei costi, non solo un esercizio amministrativo.
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