Con l’incremento delle riunioni video, aumenta anche la stanchezza da riunione

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Illustrazione di un monitor con una webcam dedicata usato in una riunione video

La videoconferenza è una delle tecnologie che ha reso possibile il lavoro da remoto durante la pandemia. Senza questa risorsa, le aziende non avrebbero potuto gestire una forza lavoro da remoto o contemplare uno spazio di lavoro ibrido. D’altra parte, dopo più di un anno di lavoro a distanza e riunioni video in continuazione, molti di noi sono pronti per passare meno tempo in collegamenti di questo tipo. Ma è il problema delle videoconferenze stesse o del modo in cui le usiamo?

Nella prima parte di questa riflessione, parleremo del motivo per cui le riunioni video hanno un impatto differente rispetto alle chiamate in conferenza e del modo in cui è possibile ridurre il numero di riunioni virtuali a cui partecipare. Nella seconda parte, esamineremostrategie specifiche per combattere la stanchezza da riunione.

Le cause della stanchezza da video

Ecco cosa sappiamo. Secondo gli studi, passare ore e ore in videochiamata può essere estenuante e gli stessi dipendenti confermano questo dato. Tale fenomeno è così diffuso che l’espressione “stanchezza da Zoom” (dovuta alla popolarità di questa piattaforma) è diventata ormai comune per descrivere la sensazione che si prova alla fine di una lunga giornata di riunioni video continue.

Tuttavia, l’espressione più accurata da utilizzare è stanchezza da riunione virtualehttps://whatis.techtarget.com/definition/Zoom-fatigue-virtual-meeting-fatigue. Si tratta di un serio problema.

La Dott.ssa Gianpiero Petriglieri, professore presso la INSEAD business school in Europa, suggerisce che la stanchezza da riunione virtuale deriva dal fatto che le persone sono costrette a prestare maggiore attenzione ai segnali non verbali come intonazione e tono di voce, espressioni facciali e linguaggio del corpo, richiedendo che la mente di lavorare più duramente di quanto non sarebbe in un ambiente faccia a faccia.https://it.wikipedia.org/wiki/Zoom_fatigue

Questa teoria è supportata dalla ricerca del Dr. Jeremy Bailenson della Stanford University, il quale conclude che le principali cause della stanchezza da riunione virtuale sono “l’eccessiva fissazione degli occhi, il vedersi riflessi per molte ore al giorno, il dover restare in un unico luogo per lunghi periodi di tempo e la maggiore difficoltà a comunicare interpretare i segnali non verbali”.https://www.cnbc.com/2021/05/25/firms-are-dialing-back-on-video-calls-to-avoid-zoom-fatigue.html

Prima del COVID-19, non si trattava di un problema diffuso. Per coloro che si sono approcciati al lavoro da casa per la prima volta, le videoconferenze sono state una vera e propria ancora di salvezza, poiché hanno consentito di collaborare con i colleghi conferendo un senso di normalità in una situazione del tutto nuova.

Ma questa importante risorsa ha avuto anche risvolti negativi? Un’analogia può essere d’aiuto.

Illustrazione di una persona in una riunione video

Che cosa hanno in comune la stanchezza da riunione e il sovraccarico di e-mail?

Per comprendere i problemi legati alla stanchezza da riunione video e anche le potenziali soluzioni, potrebbe essere utile pensare al ruolo delle e-mail negli uffici moderni.

Sappiamo tutti che la continua ricezione di e-mail può causare un senso di ansia e preoccupazione. Una costante raffica di e-mail può essere percepita come un impedimento per la nostra produttività.

Ma la soluzione non è smettere di usare le e-mail. Perché ne riconosciamo anche l’importanza per il business e la comunicazione in generale. Al contrario, la soluzione può essere capire quando ricorrere alle e-mail e quando invece ad altre opzioni.

Per esempio, non tutte le comunicazioni devono necessariamente avere luogo via e-mail. Spesso soluzioni rapide come un SMS, un messaggio in chat o una telefonata sono sufficienti e non affollano la casella di posta elettronica. Queste e altre strategie possono aiutare a gestire le e-mail in modo efficiente evitando sovraccarichi.

Gli stessi principi generali valgono per le riunioni video. 

Illustrazione di un monitor che mostra un calendario delle riunioni

Un approccio più attento alle riunioni video

Dal momento che ne abbiamo scoperto l’importanza, sappiamo che le videoconferenze resteranno una prassi in ambito lavorativo. Ma sappiamo anche di dover gestire meglio il numero di riunioni video e la nostra partecipazione a queste per evitare stanchezza fisica e psicologica.

Innanzitutto, prima di programmare una riunione video, dobbiamo chiederci se è davvero necessaria. La questione si può gestire in modo asincrono, tramite chat, Slack, Google docs, Microsoft Teams o anche email?

Ecco alcuni criteri da considerare per decidere se una riunione video è strettamente necessaria:

  • Hai una serie di domande complesse la cui risposta non può essere semplicemente tramite e-mail?
  • È necessaria una discussione di gruppo per giungere a una soluzione?
  • Hai bisogno di un feedback immediato e non puoi quindi aspettare una risposta per e-mail?
  • L’instaurare un rapporto con coloro che non puoi incontrare di persona apporta valore aggiunto?
  • Devi condividere e commentare informazioni visive come idee di progettazione in un live forum?
 
Se la risposta a una o più domande è sì, una riunione video è la scelta giusta. In caso contrario, potresti considerare una modalità di comunicazione differente, come e-mail, chat o telefono.
 
Per un ulteriore approfondimento su questo punto, consulta la nostra infografica: È necessaria una riunione video o basterebbe un’e-mail?

     

Strategie per combattere la stanchezza da riunione

Ridurre o gestire meglio il numero delle riunioni video a cui partecipare è il primo approccio. Tuttavia dato che probabilmente continuerai a ricevere inviti a partecipare a numerose riunioni, devi anche elaborare delle strategie.

Scott Wharton, vicepresidente e direttore generale della collaborazione video presso Logitech, afferma: “Sappiamo che la scarsa qualità audio e video contribuisce all’affaticamento degli utenti, costringendoli a concentrarsi maggiormente per vedere e ascoltare durante le riunioni”. “Fortunatamente esistono delle ottime soluzioni per risolvere questo problema”.

Dai un’occhiata alla seconda parte di questa analisi per i 10 suggerimenti specifici per combattere la stanchezza da riunione.

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