Welch LLP semplifica l'utilizzo dello spazio con dati azionabili da Logitech

L'ostacolo ibrido: Sfide relative agli spazi e alla tecnologia

Welch LLP ha affrontato due sfide principali: adattarsi al lavoro ibrido e gestire una riconfigurazione degli spazi ufficio, passando da cinque piani a un piano e mezzo.

“Ci siamo resi conto che stavamo utilizzando il nostro spazio in modo molto diverso rispetto a prima. C'erano ancora molte persone che lavoravano da casa, e la sfida era fare un uso efficace dello spazio che avevamo,” spiega Graham Conte, Direttore IT.

Per adattarsi a questa nuova realtà, Welch ha adottato un modello di scrivania flessibile in cui circa due terzi delle scrivanie erano prenotabili per l'uso dei dipendenti anziché essere assegnate a dipendenti specifici. Tuttavia, i sistemi precedenti utilizzati da Welch hanno creato inefficienze e mancavano di informazioni utili. I dati di utilizzo erano incoerenti, poiché i dipendenti dovevano registrarsi manualmente alle loro prenotazioni. 

Il team di Welch, per aggravare ulteriormente il problema, si è trovato frequentemente a risolvere problemi tecnologici nelle postazioni di lavoro.

Welch aveva bisogno di una soluzione che potesse fornire visibilità in tempo reale sull'utilizzo degli spazi di lavoro, migliorare la gestione delle scrivanie e ridurre il carico di lavoro IT, il tutto migliorando l'esperienza dei dipendenti.

Tecnologia che funziona: Costruire un futuro flessibile

Dopo aver ricercato le opzioni, Conte ha scoperto Logi Dock Flex e il portale Logitech Sync, vedendo un'opportunità per affrontare direttamente le sfide di Welch. L'azienda ha condotto un test pilota di tre mesi con tre sistemi Logi Dock Flex. Dopo un pilota di successo, Welch ha installato Logi Dock Flex su circa 200 scrivanie flessibili. Questo non solo ha permesso ai dipendenti di prenotare scrivanie e registrarsi automaticamente semplicemente collegandosi, ma ha fornito anche una gestione centralizzata per IT tramite il software Logitech Sync.

“Sync ci dà la possibilità di gestire i dispositivi, risolvere problemi da remoto e accedere ai sistemi come se fossimo proprio davanti a loro,” dice Conte. “Ha i grafici e le visualizzazioni carine che ci si aspetterebbe, ma ha anche i dati dettagliati di cui abbiamo bisogno per comprendere veramente l'utilizzo del nostro spazio.”

Oltre ai sistemi di scrivania, Welch ha aggiornato i suoi ambienti di riunione con telecamere per videoconferenze Logitech Rally Bar, Tap Schedulers e altre tecnologie per videoconferenze, garantendo esperienze utente coerenti.

“Ora, i dipendenti entrano semplicemente in una sala riunioni, premendo un pulsante, e il sistema si avvia. La tecnologia svanisce sullo sfondo, permettendo loro di concentrarsi sul proprio lavoro,” dice Conte.

L'azienda utilizza anche i servizi Logitech Select, garantendo sostituzioni rapide e affidabili per qualsiasi attrezzatura danneggiata.

“Non possiamo avere attrezzature inattive per un lungo periodo di tempo, specialmente con le scrivanie…le persone hanno bisogno che le postazioni di lavoro siano online, e con Select, avere un turnaround così rapido limita le nostre preoccupazioni. Sappiamo che Logitech è sempre al nostro fianco e possiamo ottenere una sostituzione rapida quando ne abbiamo bisogno,” dice Nick Earle, Team Lead del Help Desk.

Grandi vittorie: Efficienza, risparmi e felicità dei dipendenti

L'implementazione di Logitech da parte di Welch LLP offre:

• Dati Precisi e Utilizzabili: Sync fornisce a Welch la possibilità di prendere decisioni in tempo reale supportate da dati affidabili. “Ora stiamo pianificando il futuro in modi che prima non potevamo fare. I dati di Sync ci aiutano a decidere se abbiamo bisogno di più spazio o se possiamo riutilizzare aree sottoutilizzate. Stiamo anche esplorando idee come spegnere le luci nelle sezioni non utilizzate per risparmiare energia,” osserva Conte.

• Riduzione del 90% del Tempo Speso nella Gestione delle Scrivanie: Eliminare i processi manuali per il tracciamento dell'uso delle scrivanie ha ridotto il tempo speso nella gestione delle scrivanie. “Attraverso il nuovo sistema di docking, ho ridotto il tempo speso su questo sistema di hoteling del 90%. Ciò che prima mi richiedeva 20 ore a settimana ora è meno di due,” dice Kuilder.

• Riduzione del 40%-50% dei Ticket IT Relativi allo Spazio di Lavoro: Tecnologie semplificate e affidabili hanno ridotto i reclami IT dei dipendenti e consentono al team IT di concentrarsi su iniziative strategiche. “Il fatto che il sistema Logitech sia in grado di ridurre i nostri volumi di ticket ci consente davvero di concentrarci sul lavoro più importante, più interessante e innovativo che possiamo fare per aiutare i nostri clienti e aiutare i nostri dipendenti a lavorare meglio,” dice Earle.

• Risparmi sui Costi con Crescita del Personale: L'aumento dell'efficienza ha permesso a Welch di aumentare il personale senza espandere la propria superficie immobiliare, risultando in significativi risparmi sui costi. “Abbiamo aumentato il nostro personale, ma non abbiamo bisogno di aumentare il nostro spazio,” dice Kuilder. “Quindi per noi, è una vittoria.” È uno strumento che genera entrate, davvero"".

• Esperienza Unificata e Senza Soluzioni tra Dispositivi e Luoghi: Logitech ha aiutato Welch a fornire un'esperienza dipendente coerente e senza soluzione di continuità, sia in ufficio che lavorando da remoto. “Il modo migliore per descriverlo è che la tecnologia dovrebbe scomparire,” dice Conte. “Sulla tua scrivania, lo fa. Colleghi, non devi preoccuparti di controllare una prenotazione per la tua scrivania.”

Rendere il complesso semplice

Implementando le soluzioni Logitech in tutto il suo ufficio, Welch LLP ha semplificato la gestione delle scrivanie, ottenuto informazioni utili e creato uno spazio di lavoro che i dipendenti amano. La collaborazione tra IT, strutture e strumenti Logitech consente a Welch di allineare la propria strategia di gestione degli spazi con i propri obiettivi di crescita, rimanendo fedele alla propria visione, “Rendiamo il complesso semplice.”

“Le decisioni che prendiamo ora si basano su dati reali, non su assunzioni,” dice Conte. "Abbiamo eliminato l'incertezza nell'uso della tecnologia in modo che le nostre persone possano concentrarsi su ciò che fanno meglio: servire i clienti con precisione ed eccellenza.”