Hoe een datagestuurde strategie je kan helpen de efficiëntie van kantoorruimte te maximaliseren

De eerlijke waarheid is dat de meeste bedrijven niet actief nadenken over hun werkruimtes op deze manier. Ze stellen zichzelf geen vragen zoals: hoe kan ik het gebruik van elk bureau en elke kamer in mijn kantoor maximaliseren? Tenminste nog niet.

Als gevolg hiervan hebben organisaties het moeilijk om iedereen in het kantoor te passen of falen ze om een constante aanwezigheid daar aan te trekken. Voeg daarbij de dagelijkse fluctuaties in aanwezigheid en organisaties vinden zichzelf tekortschieten, zowel in termen van werkplekervaring als werkplek efficiëntie.

Dus hoe kunnen bedrijven hun kantoorbehoeften beter begrijpen en hun kantoren omtoveren tot fijn afgestelde samenwerkingshubs? Eenvoudig: volg de data.

Utilisatiegraad: De belangrijkste maatstaf voor optimale benutting van werkruimtes

Voordat je begint met het optimaliseren van je kantoorruimte, is het belangrijk om de metrics te begrijpen die de efficiëntie van werkruimtes definiëren. Met die kennis kun je vervolgens een systeem opzetten om die data te monitoren, meten en erop te reageren.

Nu is elk kantoor anders, maar elke organisatie heeft (of zou moeten hebben) hetzelfde doel: hun kantoorruimte goed benutten. Maar terwijl je je kantoorindeling misschien beschouwt als de ideale combinatie van bureau ruimte, vergaderruimtes (van verschillende groottes) en open samenwerkingsgebieden, is de enige manier om dat echt te testen door het ruimtegebruik te monitoren. Je doet dat door de benuttingsgraad te meten.

Dit stelt je in staat om het gebruik van kamers gedurende de dag te monitoren, of kamers nu geboekt waren of niet. Het stelt je ook in staat om de bezetting van vergaderingen te monitoren*, zodat je meer gedetailleerde informatie kunt begrijpen, zoals de typische vergadergrootte voor bepaalde kamers.

*Tijdens niet-vergadertijden kunnen alle Rally-camera's en Logitech Spot aanwezigheid detecteren, maar alleen Rally Bar en Rally Bar Mini kunnen mensen tellen.

Bovendien kun je met Spot en Rally Board 65-apparaten gegevens vastleggen over zowel de gezondheid van de kamer (bijv. fijnstof, CO2-niveaus, temperatuur, luchtvochtigheid) als de energie van de kamer (bijv. binnen- en buitentemperaturen, zonnestraling, ventilatie). We gebruiken deze gegevenspunten vervolgens om scores voor kamergezondheid en kamerenergie te genereren om je te helpen de omgevingen in de kamer en de energie-efficiëntie te optimaliseren.

Hoe je je gegevens kunt monitoren en in de praktijk kunt brengen

Het vastleggen van de juiste gegevens is slechts één onderdeel van de puzzel. De volgende stap is het vinden van een centrale locatie om die gegevens op te slaan en te analyseren, zodat je ze daadwerkelijk kunt gebruiken. Voer Logitech Sync in.

Logitech Sync biedt een enkele opslagplaats voor gegevens voor alle geïntegreerde Logitech-apparaten, zodat je precies kunt zien hoe elke kamer en elk bureau wordt gebruikt. Deze gegevens kunnen je helpen om een goed oog te houden op gebruikstrends en bieden de inzichten die je nodig hebt om weloverwogen beslissingen te nemen over het optimaliseren van werkruimtes.

Bijvoorbeeld, Sync Insights kan consequent hoge CO2-niveaus in een bepaalde kamer aanwijzen. Om je te helpen dat in balans te brengen (en de resulterende slaperigheid te elimineren), kan Sync aanbevelen om de ventilatie van de kamer te verhogen. Evenzo kan Sync Insights kamers identificeren die vaak te warm zijn en aanbevelingen doen, zoals het verlagen van de temperatuur op de thermostaat om je energieverbruik te verminderen.

Sync maakt het ook gemakkelijk om je gebruiksgegevens te integreren met andere gegevensbronnen via de Sync Cloud API. Door gegevensbronnen te combineren, kun je diepere inzichten genereren in de efficiëntie van het kantoor en de nodige wijzigingen aanbrengen om je organisatie soepel te laten draaien.

Hoe kun je handelen op basis van gebruiksgegevens om een efficiëntere kantoorruimte te creëren?

De gebruiksratio kan je veel vertellen over hoe je werknemers je kantoorruimte gebruiken. Maar deze informatie is alleen waardevol als je ervoor kiest om er iets mee te doen. Dus, waar beginnen we? We raden aan om je te concentreren op de volgende drie gebieden:

Fijn afstemmen van je kantoorontwerp

Ongebruikte kantoorruimte is een van de gemakkelijkste manieren om je geld uit het raam te gooien. Dus de eerste en meest voor de hand liggende manier om je kantoorruimte te optimaliseren is door je aan te passen aan je specifieke behoeften. Als het bureaugebruik consequent laag is in bepaalde gebieden, overweeg dan om die ruimte om te zetten in een open samenwerkingsruimte.

Misschien worden vergaderruimtes vaker door individuen gebruikt voor klantgesprekken of één-op-één vergaderingen dan voor grote teamvergaderingen. Dit kan wijzen op de noodzaak om telefooncapsules in sommige minder gebruikte ruimtes te installeren.

En als je een grootschalige verandering moet aanbrengen en je kantoorruimte moet verkleinen, kan gebruiksdata je helpen visualiseren hoe je ideale ruimte eruit zou moeten zien. Misschien heb je minder vergaderruimtes nodig. Misschien heb je vergaderruimtes van verschillende groottes nodig. Misschien heb je gewoon meer flexibiliteit nodig.

In ieder geval kunnen gebruiksstatistieken de blauwdruk bieden die je nodig hebt om je optimale kantoorruimte te ontwerpen (of opnieuw te ontwerpen).

Stel de juiste beleidslijnen vast

Simpelweg omdat de statistieken je vertellen dat je een inefficiënte kantoorruimte hebt, betekent niet dat je wijzigingen in het ontwerp moet aanbrengen. Sterker nog, sommige van de meest impactvolle veranderingen die je kunt aanbrengen, kunnen simpelweg voortkomen uit de beleidslijnen die je vaststelt.

Bijvoorbeeld, bedrijven die een hybride werkmodel hanteren, kunnen pieken in het gebruik van bureaus en vergaderruimtes op bepaalde dagen zien. Door een beleid vast te stellen dat aangeeft wanneer bepaalde teams naar kantoor kunnen komen, kun je de aanwezigheid spreiden om een meer gebalanceerd gebruik te vinden.

Misschien merk je dat bepaalde dagen gebruikelijk zijn voor grote teamvergaderingen. Om te voorkomen dat je op die dagen zonder middelgrote en grote vergaderruimtes komt te zitten, kun je een beleid instellen dat ervoor zorgt dat teams een bepaalde drempel voor deelnemers bereiken, zodat kleinere teams de teams die echt de ruimte nodig hebben, niet blokkeren. Het beste is dat je via sensoren kunt monitoren of teams zich aan dit beleid houden door je de werkelijke aanwezigheidscijfers te tonen.

Voorzie je ruimte van de juiste apparatuur

Hoewel kantoorontwerp en beleidslijnen kunnen helpen veel van je kantoorinefficiënties op te lossen, kan het gebruik soms simpelweg een product zijn van ruimtes die de juiste tools (of niet) hebben voor werknemers om effectief hun werk te doen.

Bijvoorbeeld, je kunt opmerken dat grote teams vaak vergaderen in kleinere vergaderruimtes wanneer grotere kamers gemakkelijk beschikbaar zijn. Misschien is het toeval, maar het waarschijnlijker scenario is dat die teams de digitale whiteboard willen gebruiken die alleen de kleinere kamer te bieden heeft.

Misschien heb je een vastgesteld aantal ergonomische muizen en toetsenborden beschikbaar op bepaalde bureaus die je altijd geboekt ziet. In plaats van te kijken hoe werknemers met elkaar strijden om de laatste muis, kun je die muizen gemakkelijker beschikbaar maken op extra werkplekken.