文章:来自建立灵活办公室的公司的见解

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Pangea temporary hotfixes here
罗技新办公室效果图

随着世界重新开放 越来越多的雇主 希望人们即使不是全职也能更频繁地返回办公室。另一方面员工则非常渴望灵活的日程安排以及更好的工作与生活平衡。两者可以共存吗是否有可能弥合雇主期望与员工期望之间的差距 

我们想了解当前的混合式环境。因此我们采访了来自 Indeed 等知名公司的专家深入了解他们正在做的事情以及如何建立成功的混合式环境。

在本文中我们将根据实际示例总结经验教训。公司如何实现混合办公哪些策略已被证明是成功的

设定业务目标并纳入员工意见

我们清楚地听到了一件事无论您的混合环境是什么样的环境都需要支持您的业务目标。当然您希望员工感到满意但还需要围绕员工办公的方式、时间和地点建立合理的结构以确保实现目标。 

DIRTT品牌体验负责人 David Brown 表示为室内空间提供工业化构造。“为团队创造合适的环境是推动成果的关键。” 

在业务目标和员工需求之间取得平衡需要开放的沟通。领导者设定优先事项但员工应参与对话以帮助确定组织的混合式环境。这种协作可以通过员工调查在公司范围内进行也可以通过经理与其直接下属之间的讨论来确定最适合每个人的方法。

 

非正式小组会议

但是无论您做什么都不要只是从员工那里收集信息以使他们看起来您需要他们的意见。您需要实际使用它。 

保险、金融服务和人力资源咨询公司 OneDigital的人力资源咨询实践主管 Jenni Bedell 说“最糟糕的情况是征求员工的反馈但这种反馈无济于事。”

并收集数据。您需要员工的意见但还需要实时信息。回顾人们何时进入办公室以及他们倾向于聚集的地方。查看正在使用的办公室和会议室、使用时间以及数量。有了所有这些数据您就可以开始设计或重新设计办公空间。

围绕人员设计空间优先考虑人际互联

在过去几年中人们对工作的看法发生了变化。随着工作重点的变化我们与办公室、彼此以及工作本身的关系都在不断发展我们意识到人际互联的重要性。

例如在疫情期间我们都了解到居家办公有其好处例如可以专注于“深度办公”。 但是居家办公也有其缺点包括缺乏社交互动和更大的协作摩擦。在一起并从彼此身上汲取灵感至关重要。

现在当我们来到办公室时我们希望空间既可以容纳协作办公和社交时间又可以让我们安静地专注于自己的项目。

在Indeed这家公司为员工提供搜索和申请工作机会的资源时办公室是聚会的场所但目的却各不相同。销售团队面对面合作以建立更牢固的师徒关系。用户体验团队致力于各种研究和焦点小组会议从而受益于同地办公。其他人则在现场开会以建立和维持员工社区例如拉丁裔技术小组或家长和护理人员活动。

奥斯汀 TX 独立大厅

图片由Indeed 提供

“有很多不同的地方可以举行会议。过去三年这种情况发生了巨大的变化”Indeed 的协作技术设计经理 Daniel Muraida 说。“这是一个巨大的帮助。是的人们通过远程方式进行交流但人们也很喜欢在办公室与这些团队聚会因为这样可以打破障碍。”

注重灵活性

当人们来到办公室时物理空间需要满足他们分组聚会或单独办公的能力。办公室设计需要深思熟虑并且可以轻松移动空间。 

这种灵活性正是 DIRTT 所擅长的。其业务是为公司打造充满活力的空间并与客户合作打造满足其需求的实用办公室。 

“从技术入手并围绕这种体验进行构建”DIRTT 的集成技术主题专家 Andy Nolloth 说。“考虑到会议室内人员和会议室外人员的体验。”

办公室

图片来源James John Jetel由 DIRTT 提供

Nolloth 提供了各种提高空间利用率的建议。考虑到光线、声学、多屏幕设置、带模块化麦克风的音频等等让每个人都可以在会议期间获得清晰的音视频体验。提供技术支持员工远程预订当天的会议室或空间。打造具有可塑性的空间。

来自Indeed 的 Muraida 表示在疫情之前Indeed 的许多会议室都可容纳八人或更多人。但现在面对面会议的人数有所减少该公司重新设计了可容纳两到三名参与者的会议室适用于较小规模的协作会议。空间的灵活性让团队可以在出现问题时快速召开会议并通过快速会议解决。

确保员工为混合式办公做好准备

研究表明在日常日程中为员工提供灵活性可以提高工作效率并打造更强大的组织文化。The Future Forum 的 Pulse 报告 显示在日程安排灵活性更高的公司中员工可以更专注 (64%) 整体效率更高 (39%)。

灵活性无疑是混合办公的一大优势。但这不仅需要改变管理方法。为实现混合式办公公司需要投资于技术让员工能够轻松地在各种环境之间切换 - 家庭办公室、办公室的共享办公桌和会议室。

因为无论员工身在何处他们都应该能够与同事平等协作尤其是当他们身处不同地点进行线上会议时。我们将此称为“公平会议”这对于混合式办公至关重要。 

遗憾的是许多员工在远程办公时无法充分参加会议部分原因是他们没有适当的设备。罗技 最近的研究表明 超过 85% 的远程员工表示他们在音频和视频方面遇到困难。

像 DIRTT 这样的公司非常重视这个问题并努力解决这个问题。“有些人不愿意回到办公室或在家中更好地工作”DIRTT 的 Nolloth 说。“他们虽然不在办公室但借助合适的技术他们仍然可以在会议桌前畅所欲言。” 他建议公司为员工提供所需的工具让他们可以参与到对话中。

远程办公人员为员工配备混合办公设备

获得混合式办公的回报

根据员工的日程安排提供合适的技术和灵活性可以让员工更快乐、更高效。在竞争激烈的商业环境中这些员工更有可能留在公司。 

“当您授权员工发挥出色表现并给他们提供灵活性的机会时这就会成为一个所有权问题”Indeed 的 Muraida 说。“我们为您提供了所需的工具和空间。还有什么可以帮助您提高办公效率”

虽然混合环境可能需要一些时间来适应但它会一直存在。现在多加思考将有助于实现更平稳的过渡从而提高整体生产力和效率。从长远来看适应混合办公模式的公司最终会更加成功。他们的员工也一样。

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