数据驱动型策略如何帮助您最大化办公空间效率

事实是，大多数公司并没有以这种方式积极思考他们的工作空间。他们并没有问自己诸如“我该如何最大化利用办公室里的每一张办公桌和每一个房间？”这样的问题。至少目前还没有。

结果，各组织要么在努力将所有员工纳入办公场所，要么无法吸引员工持续到岗。再加上每日出勤率的波动，各组织发现自己在工作场所体验和工作场所效率方面都表现不佳。

那么，公司该如何更好地了解其办公需求，并将办公室转变为高效的协作中心呢？很简单：遵循数据。

利用率：实现最佳工作空间利用率的关键指标

在开始优化办公空间之前，了解定义工作空间效率的指标非常重要。有了这些知识，您就可以建立一个系统来监控、衡量这些数据并据此采取行动。

当然，每间办公室都各不相同，但每个组织都有（或应该有）相同的目标：充分利用其办公空间。但是，虽然您可能认为您的办公室布局是办公桌空间、会议室（各种尺寸）和开放式协作区域的理想组合，但真正检验这一点的唯一方法是监控空间使用情况。您可以通过衡量利用率来实现这一点。

这使您能够全天监控会议室的使用情况，无论会议室是否已被预订。它还能让您监控会议占用情况*，从而了解更细致的信息，例如特定会议室的典型会议规模。

*在非会议期间，所有 CC5000e 摄像头和罗技 Spot 均可检测到人员存在，但只有 Rally Bar 2 可以统计人数。

此外，借助 Spot 和 Rally Board 65 设备，您可以捕获有关会议室健康状况（例如：颗粒物、二氧化碳水平、温度、湿度）和会议室能源（例如：室内外温度、太阳辐射、通风）的数据。然后，我们利用这些数据点生成会议室健康和能源评分，帮助您优化室内环境和能源效率。

如何监控数据并将其付诸实践

捕获正确的数据只是难题的一部分。下一步是找到一个中心位置来存储和分析这些数据，以便您真正利用它们。隆重推出 Logitech Sync。

罗技 Sync 为所有集成的罗技设备提供了一个单一的数据存储库，帮助您准确了解每个会议室和办公桌的使用情况。这些数据有助于您密切关注使用趋势，并为您提供在工作空间优化方面做出明智决策所需的洞察。

例如，Sync Insights 可能会指出某个特定房间的二氧化碳浓度持续偏高。为了帮助您平衡这一点（并消除由此产生的困倦感），Sync 可能会建议您增加房间的通风。同样，Sync Insights 可能会识别出经常过热的房间，并提供诸如调低恒温器温度以降低能耗等建议。

Sync 还通过 Sync Cloud API 轻松实现您的利用率数据与其他数据源的集成。通过整合多个数据源，您可以深入洞察办公效率，并做出必要的调整，以保持组织的高效运转。

您如何利用利用率数据来帮助打造更高效的办公空间？

利用率可以为您提供大量关于员工如何使用办公空间的信息。但这些信息只有在您选择采取行动时才具有价值。那么，应该从何入手？我们建议重点关注以下三个方面：

优化您的办公室设计

闲置的办公空间是造成资金浪费的最直接原因之一。因此，优化办公空间最直接的方法就是根据您的具体需求进行调整。如果某些区域的工位使用率持续偏低，可以考虑将该空间改造成开放式协作空间。

也许会议空间被个人用于客户通话或一对一会议的频率，高于大型团队会议的频率。这可能表明需要在一些使用率较低的空间安装电话亭。

如果您需要进行大规模调整并缩减办公空间，利用率数据可以帮助您直观地了解理想空间应有的样子。也许您需要的会议室更少。也许您需要不同尺寸的会议室。也许您只是需要更高的灵活性。

无论如何，利用率指标都能为您提供设计（或重新设计）最佳办公空间所需的蓝图。

建立正确的政策

仅仅因为指标显示您的办公空间效率低下，并不意味着您必须对设计进行任何更改。事实上，您所能做出的最具影响力的改变，往往仅仅源于您所制定的政策。

例如，采用混合办公模式的公司可能会发现，办公桌和会议室的利用率在某些日子会出现高峰。通过制定规定特定团队何时可以进入办公室的政策，您可以错开出勤时间，以实现更均衡的利用率。

也许您注意到某些日子是大型团队会议的常见日期。为了避免在这些日子出现中型和大型会议室供不应求的情况，您可以制定一项政策，确保团队达到一定的参会人数门槛，这样小型团队就不会占用那些真正需要空间的团队的资源。最棒的是，您可以通过传感器监控团队是否遵守了这项政策，传感器会向您显示实际的出勤人数。

为您的空间配备合适的设备

虽然办公空间设计和政策能够解决许多办公效率低下的问题，但有时利用率问题仅仅源于办公空间是否配备了员工高效工作所必需的合适工具。

例如，您可能会注意到，在有大型会议室可用的情况下，大型团队却频繁在小型会议室开会。这可能只是巧合，但更有可能的情况是，这些团队想要使用只有小型会议室才配备的数字白板。

也许您在某些办公桌上放置了固定数量的 人体工学鼠标和键盘，并发现它们总是被预订一空。与其看着员工为了最后一个鼠标而争抢，不如在更多工作站提供这些鼠标。