数据驱动的策略如何帮助您最大化办公室空间效率

事实上，大多数公司并没有以这种方式积极考虑他们的工作空间。他们没有问自己这样的问题：我如何最大化办公室中每个工位和房间的使用？至少目前还没有。

因此，组织要么在让所有员工进入办公室的问题上苦苦挣扎，要么无法保证员工持续到场。再加上每日出勤的波动，组织发现自己在员工工作体验以及办公效率方面都未能达到预期。

那么，公司如何更好地理解自身的办公室需求，并将办公室打造为高效的协作中心呢？简单：遵循数据。

利用率优化工作空间利用的关键指标

在开始优化您的办公室空间之前，了解定义工作空间效率的指标非常重要。掌握这些知识后，您可以建立一个系统来监控、测量并根据这些数据采取行动。

现在，每个办公室都是不同的，但每个组织都有（或应该有）相同的目标：充分利用他们的办公室空间。但是，尽管您可能将办公室布局视为理想的工位、会议室（各种大小）和开放协作区域的组合，但唯一真正验证这一点的方法是监控空间使用情况。您可以通过测量利用率来实现这一点。

这使您能够全天监控房间使用情况，无论房间是否被预订。它还使您能够监控会议占用率*，因此您可以了解特定房间的典型会议规模等更详细的信息。

*在非会议时间，所有 Rally 摄像头和 罗技 Spot 可以检测存在，但只有 CC5500e 和 CC4500e 可以计数人数。

此外，使用罗技 Spot 和 Rally Board 65 设备，您可以捕捉关于房间健康（例如颗粒物、二氧化碳水平、温度、湿度）以及房间能量（例如室内和室外温度、太阳辐射、通风）方面的数据。然后，我们使用这些数据点生成房间健康和房间能量评分，以帮助您优化房间环境和能效。

如何监控您的数据并加以利用

捕捉正确的数据只是拼图的一部分。下一步是找到一个中央位置来存储和分析这些数据，以便您可以真正加以利用它。引入 罗技 Sync。

罗技 Sync 为所有集成的罗技设备提供单一的数据存储库，帮助您准确了解每个房间和桌子的使用情况。这些数据可以帮助您密切关注利用趋势，并为您在办公室空间优化方面做出明智决策提供必要见解。

例如，Sync Insights 可能会指出某个房间的二氧化碳水平持续偏高。为了帮助您平衡这一点（并消除由此产生的嗜睡），Sync可能会建议您增加房间的通风。同样，Sync Insights可能会识别出经常过热的房间，并提供建议，例如调低恒温器的温度以减少您的能耗。

Sync还使您能够通过Sync Cloud API轻松地将您的使用数据与其他数据源集成。通过混合数据源，您可以深入了解办公室的效率，并进行必要的更改，以保持您的组织顺利运行。

您如何利用使用数据来帮助您创建一个更高效的办公室空间？

利用率可以告诉您很多关于员工如何使用办公室空间的信息。但这些信息只有在您选择采取行动时才有价值。应该从何入手？我们建议关注以下三个领域：

微调您的办公室设计

未使用的办公室空间是浪费金钱的最简单方式之一。因此，优化办公室空间的第一种也是最明显的方法是根据您的具体需求进行调整。如果某些区域的桌面使用率持续较低，请考虑将该空间改为开放的协作空间。

也许会议空间更常被个人用于客户电话或一对一会议，而不是大型团队会议。这可能表明在一些使用较少的空间中需要安装电话舱。

如果您需要进行大规模调整并缩减办公室空间，利用率可以帮助您勾勒出理想办公室应有的样子。也许您需要更少的会议室。也许您需要不同大小的会议室。也许您只需要更多的灵活性。

无论如何，利用率指标可以为您提供设计（或重新设计）理想办公室空间的蓝图。

建立正确的政策

仅仅因为指标告诉您您的办公室空间效率低下，并不意味着您必须对设计进行任何更改。事实上，您所做的一些最具影响力的改变可能仅仅来自您建立的政策。

例如，采用混合工作模式的公司可能会在某些日子看到桌子和会议室的使用高峰。通过建立一项政策，规定某些团队何时可以进入办公室，您可以错开出勤，以找到更平衡的利用率。

也许您注意到某些日子适合大型团队会议。为了避免在这些日子里中型和大型会议室被占满，您可以制定一项政策，确保团队达到一定的与会者阈值，以免小团队占用真正需要空间的团队。最好的部分是，您可以通过传感器监控团队是否遵守此政策，显示实际出勤数据。

为您的空间配备合适的设备。

虽然办公室设计和政策可以帮助解决许多办公室效率低下的问题，但有时利用率可能仅仅是因为空间没有为员工有效工作提供合适的工具。

例如，您可能会注意到大型团队经常在较小的会议室开会，而较大的会议室却随时可用。也许这只是巧合，但更可能的情况是这些团队想使用只有较小会议室提供的数字白板。

也许您在某些桌子上有一定数量的人体工学鼠标和键盘可用，而您注意到这些设备总是被预订。与其看着员工为最后一个鼠标争抢，不如在其他工作站更便捷地提供这些鼠标。