文章:为混合式办公设计办公室我们学到了什么

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开放式混合式办公室

混合式办公室的愿景

2022 年初罗技借此机会重新考虑了我们的房地产足迹以优化我们全新的混合式员工队伍。

我们的愿景是为员工和客户创造一个世界级的环境将人们聚集在一起让他们以最佳方式体验我们的解决方案和我们的品牌精神。

我们思考过员工会回到办公室吗是什么让他们退缩具体来说 我们如何利用技术和数据驱动的洞见来打造出色的员工体验

“我们如何让员工的通勤变得物有所值我们首先对空间的观察和编程方式进行全面检查。我们采用以人为本的设计方法思考物理空间如何支持文化、创新、生产力、舒适性和乐趣。”– David Houseman罗技办公空间体验负责人

对于位于加利福尼亚州圣何塞的新办公室我们专注于三个首要目标

1.优先考虑员工体验 使办公室成为鼓舞人心且理想的办公场所。确保员工尽可能高效高效。

2.激发团队合作精神 让员工能够顺畅地进行协作尤其是与遍布全球各地的办公室的员工进行协作。

3.充分利用灵活性 使我们能够根据员工人数和会议室需求的变化进行调整。我们还希望能够灵活地举办现场活动。

我们使用最近重新设计瑞士洛桑和爱尔兰科克办事处的经验和数据来为圣何塞的方法提供参考。我们查看了来自这些地点的实际办公室使用情况的数据和洞见并检查员工的行为以指导我们的决策。

包含隔间和会议室的共享办公桌设置

圣何塞办事处众多灵活的办公桌区域和协作座位安排中的一种。

数据驱动的空间规划

我们能够使用我们的远程设备和空间管理软件 罗技 Sync可视化数据并查看房间和设备的使用趋势。

Sync 利用 CC5500e 和 CC4500e 摄像头中的 AI 取景器功能来检测会议参与者即使会议室系统未进行视频会议也可以进行“人数统计”。它提供有关会议室使用情况的报告包括使用会议室的人数以及使用最多的房间所有这些都显示在 Sync 仪表板中。

 

Sync 仪表板以查看会议室使用情况

 Sync 中的会议室数据示例。

我们假设小型房间或微型空间将主要用于一对一会议但我们注意到它们经常用于视频会议。事实上 每个 会议室几乎都专门用于视频通话。

“我们的科克办事处在很大程度上是我们在圣何塞的计划的试点。我们需要多少个视频设备有多少间中型房间有多少个大型协作空间因此我们非常依赖洞见。我们开始关注新的指标。”–Michael Barry罗技 VC/B2B 加速负责人

我们还了解到大小会议室的比例不合适。我们认为较大的会议室可用于人数众多的会议我们认为可容纳 10-12 人的典型会议室最受欢迎。事实证明在混合办公环境中小型空间的需求量很大。我们做的还不够。因此较大的会议室通常只住一两个人因为较小的会议室都已预订完毕。

电话亭

配备Logi Dock 焦点室套件的隔音电话亭。

以下是我们的实际操作

最终我们决定添加更多微型房间和“视频单元”并为其配备专为这些较小空间量身打造的 CC5500e 微型 摄像头。 

但重要的是 我们内置了灵活性让会议室易于修改因此我们可以在发现新的洞见时更改会议室配置。为此 在流程的早期实现办公空间服务和 IT 部门的协调至关重要。

这两个团队通力合作确保会议室和空间尽可能灵活。例如这需要在施工阶段就房间的布线方式进行预先规划。我们尽可能地选择了模块化会议室而不是硬墙结构以便根据需要重新定位。现在即使是对办公室进行重大变更也可能需要几天时间而不是几周或几个月。

“倾听团队的意见并从设备中获得真实见解我们能够真正构想如何定义我们的房间以及我们应该在其中应用哪些技术。”–Michael Barry罗技 VC/B2B 加速负责人

我们还 根据 使用情况 数据而非 预订 数据做出决策例如 实际 使用的房间以及房间中的 实际 人数。我们使用罗技 TS100 日程显示屏和 CC5500e 摄像头中的 AI 取景器在 Sync 中捕获数据。

微型会议室

微型房间配备 CC5500e Huddle、SC100 AI 白板摄像头、TP100 无线触控屏和 TS100 日程显示屏以便轻松签到。如果没有人签到房间将被释放并可供其他人使用。

除了优化会议室之外我们还率先采用了自己的灵活办公桌产品。其中包括 Logi Dock Flex 和我们全新的 罗技办公桌预订 软件服务。

显示器上显示的 Sync 分析仪表板

Logi Dock Flex 以及 Sync 中办公桌预订数据的示例。

办公桌预订软件中包含社交网络功能使员工可以轻松地将其计划在办公室通知同事以便他们可以协调坐在一起。毫不奇怪 人们更倾向于在有同事在场的情况下来办公室。

Logi Dock Flex 和办公桌预订软件的软硬件组合让员工可以根据位置或与团队成员的距离选择办公桌并通过 USB-C 线缆连接笔记本电脑在到达办公室时轻松签到。这为我们提供了在 Sync 中捕获的实际使用数据。而且与会议室数据一样我们会挖掘这些数据实际签到而非预订数据以寻找为未来办公空间策略提供依据的趋势。

配备休闲办公空间的混合式办公室

展望未来

我们的方法是否有效现在下结论还为时过早。 

我们将继续成为自己的“生活实验室”在不断发展的过程中不断学习并适应不断变化的工作环境。

我们正在以最少的时间和精力快速部署新的办公技术和视频会议。我们会根据需要对会议室进行改造并将成排的办公桌转换为会议空间反之亦然同时了解员工如何使用这些空间。我们正在使用 Sync 的洞见来指导我们的决策。

以下是我们设计混合办公空间和优化员工体验的八个关键要点

  1. 采用敏捷的思维方式进行试验、测试和学习

  2. 利用技术获得数据驱动的洞见

  3. 假设大多数空间将用于视频通话并相应地进行规划

  4. 尽早使办公空间服务与 IT 保持一致

  5. 在可能的情况下增加灵活性使会议室易于修改以便在发现新见解时可以更改会议室配置

  6. 根据使用情况数据而非预订数据做出决策

  7. 使用办公桌预订软件消除摩擦让员工能够轻松地从家到办公室

  8. 拥抱冒险

如果您正在应对混合式设计的复杂性我们很乐意与您联系。请随时与我们联系并考虑加入我们参观罗技圣何塞办事处。我们的旅程仍在进行中我们很乐意交流见解。 

本文中了解有关 Sync 洞见的更多信息。

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