文章：如何打造极致的现场会议体验

正确做法

正确做法：制定明确的业务目标

到达现场的员工应该清楚地知道具体议程以及讨论这些内容的原因。

团队会议的目标应该具体且切实可行。在分组会议、讨论和演示中突出每个目标，以此加大强调力度。

示例：如果您的目标是提升团队协作水平，请避免采用单人演示的方式。相反，应让团队一起演示各个要点。这个话题本身远不如真正的协作演练重要。

正确做法：为重要的准备工作留足时间

许多新员工可能从未参观过公司大楼内部，尤其是在疫情期间入职的员工。全体人员到场后，您可以借此开展一些重要而有趣的准备活动。例如：

• 拍摄专业个人头像。 此活动是为新老员工提供额外福利的好方法。

• 办公室导览。 适当的导览可让异地办公的团队成员感到自己被接纳。办公室是“大本营”，因此每个员工置身于总部时应感到舒适自在。

• 介绍高管。 远程办公人员可能很少与高管身处同一个会议室。如果现场有知名度较高的领导，向团队介绍他们。 
  

• 庆祝成功。 远程办公时很难充分表扬员工。借此机会当面表彰团队的辛勤工作，为他们欢呼喝彩并颁发奖项。

提示：以上所有内容均适用于开场活动。

正确做法：鼓励远程参与

在“移动经济”时代，人们应该可以随时随地参加现场会议。 

我们明白，您想要举办一场让所有人都能面对面共聚的现场会议。遗憾的是，这可能并不适合所有人。如果您已经购买了视频协作工具，可利用它们来确保每个人在会议桌前都享有平等的席位。 

为混合式会议配置空间的方法如下：

• 使用多个屏幕
  使用一个屏幕持续展示线上参会者，使用另一个屏幕展示图表、视频和 PowerPoint 演示文稿等会议相关内容。

• 针对视频安排会议桌
  合理摆放办公桌和摄像头，确保可轻松拍摄所有参会者入镜。如果线上参会者需要同时看到发言者和参会者，可使用额外的摄像头。

• 提供更清晰的视图
  会议室前方的摄像头非常适合分组讨论，安装在移动推车上的视频会议一体机则更适合开放空间。考虑远程参会者能否清晰看到和听到会议室中进行的活动，确保为每个人提供沉浸式会议体验。

• 捕获语音
  在会议室周围合理放置额外的麦克风，确保线上参会者可以跟上对话，同时屏蔽环境噪音和背景说话声。

• 做好应对技术问题的准备
  提前与 IT 团队合作，避免常见的技术问题，例如 Wi-Fi 连接和视频系统部署等。

注意事项

注意事项：切勿放弃权限

尽量不要放弃“领导”角色，让自己成为“团队的一员”。 在现场会议中，团队需要您的指引，就像他们在业务中需要由您领导一样。

充分发挥领导角色的作用，以管理和指导会议活动，带头参与，并鼓励团队成员积极投入。 

注意事项：切勿开展竞争性团建活动

比强制性娱乐活动更糟糕的事物是什么？以娱乐为名的强制性竞争活动。 

竞争性团建活动不应在公司工作场所中存在。在提升团队凝聚力和增进彼此友谊时，不必让员工相互竞争。

以下团建活动有助于培养团结精神：

• 人道主义活动（建造房屋）

• 一起做饭，并以群组形式享用（可能需要以小组形式进行） 

• 密室逃脱活动，组员需要协作解决各种难题和挑战

应避免的竞争性团建活动：

• 卡丁车比赛 

• 激光射击游戏

• 彩弹射击 

• 奥林匹克风格的运动（拔河/接力赛）

在现场，团队的口号应该是“齐心合力”，而不是“针锋相对”。

高效的现场会议离不开目标明确的规划

“高效的现场会议需要巧妙融合灵感、团队乐趣以及协作和规划，并且需要兼顾所有这些元素” – 罗技 B2B 营销全球负责人 Hayley Nelson 

要筹划成功的现场活动，您需要有目的地进行规划并设定明确的目标。 

Cassie LaMere 是 Cassie LaMere Events 的创始人，该机构曾为财富 500 强公司提供团队会议策划服务。Cassie 认为，精心策划的现场活动是强化品牌标准和理念的绝佳机会。

“团队可能会在社交媒体上分享其体验，您可将此视为接触当前和未来客户以及潜在新员工的大好机会，”她说。“此外，无论团队成员是通过线下还是线上的方式参与活动，目标明确的现场活动有助于他们建立更有意义的关系。”

您可以借此机会让团队成员共聚一堂，甚至重返办公室。无论您是否已重新构思办公空间，现在都是欢迎团队重返办公室的大好时机。这样，您可以与新员工建立关系，表彰团队出色的表现，引领他们不断前进。