文章:如何打造极致的现场会议体验

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在休闲宜人的开放式环境中举行现场会议

正在筹划场外会议?请三思。

原因如下:过去,办公室是员工日常聚集办公的场所。相比之下,场外会议让员工有机会摆脱日常工作的束缚,留出专门的时间开展战略规划,并在日常工作环境之外与团队成员建立密切联系。

现在,情况已经发生很大变化。根据 Gallup 的调研,如今,53% 的员工预计将无限期地持续采用混合办公模式,而 23% 的员工预计将完全远程办公。对于这些员工而言,面对面会议并不常见,人们每天都在视频中相会。

有鉴于此,您可能会考虑在看似最不合乎逻辑的地方召开下一次“场外”团队会议:办公室。

 

在移动办公时代,办公室是全新的“场外”空间。

面对面的团队会议比以往任何时候都更重要。自 2020 年以来,员工之间普遍很少碰面,甚至彼此素未谋面。无论会议地点是现场还是场外,团队会议都是提升团队凝聚力的有效方法,既可让成员共聚一堂,又可增进了解和加深情谊。

那么,为什么要在办公室而不是豪华酒店举行会议?首先,这可以让每名团队成员重返公司办公场所。在疫情爆发和混合式办公流行之前,场外会议让员工有更多机会与部门外的同事开展互动。团队成员重返办公室后,将有机会认识新面孔,并与那些没有机会在线上一起开会的同事沟通交流。 

在现场召开的会议可为新员工提供了解总部的机会。同时,您也可以按自己的时间安排和方式,面对面处理内部事务和敏感话题,有机结合工作与娱乐,并提升团队凝聚力。 

那么,您应该如何高效组织团队会议,实现上述目标?以下的正确做法和注意事项可助您在混合式办公环境中打造极致的现场会议体验。

正确做法

正确做法:制定明确的业务目标

到达现场的员工应该清楚地知道具体议程以及讨论这些内容的原因。

团队会议的目标应该具体且切实可行。在分组会议、讨论和演示中突出每个目标,以此加大强调力度。

示例:如果您的目标是提升团队协作水平,请避免采用单人演示的方式。相反,应让团队一起演示各个要点。这个话题本身远不如真正的协作演练重要。

正确做法:注重维系员工情感

《纽约时报》畅销书《永不独自用餐》和《谁支持你?》的作者基思·费拉齐 (Keith Ferrazzi) 认为,在聚会中,人们应该专注于携手共庆,建立关系,并讨论视频会议中通常不会谈及的话题,即更深入、更复杂或更感性的话题。Ferrazzi 说,这是面对面会议的正确用途

您可以利用这些机会专注于讨论对每个人都很重要的话题,无论其角色、经验或资历如何。例如,尊重界限、加强沟通,或更有机地整合工作与生活等主题。 

会议应该令人感到兴奋和备受鼓舞。如果您不确定团队更看重哪些话题,不妨问问他们

正确做法:为重要的准备工作留足时间

许多新员工可能从未参观过公司大楼内部,尤其是在疫情期间入职的员工。全体人员到场后,您可以借此开展一些重要而有趣的准备活动。例如:

  • 拍摄专业个人头像。 此活动是为新老员工提供额外福利的好方法。
  • 办公室导览。 适当的导览可让异地办公的团队成员感到自己被接纳。办公室是“大本营”,因此每个员工置身于总部时应感到舒适自在。
  • 介绍高管。 远程办公人员可能很少与高管身处同一个会议室。如果现场有知名度较高的领导,向团队介绍他们。 
  • 庆祝成功。 远程办公时很难充分表扬员工。借此机会当面表彰团队的辛勤工作,为他们欢呼喝彩并颁发奖项。

提示:以上所有内容均适用于开场活动。

正确做法:平衡工作与娱乐

若只谈工作,缺乏娱乐,会议会枯燥乏味、适得其反。 

您需要远离办公室的束缚,为团队提供能够真正共聚的时间和空间。我们谈论的不是团建活动或“强制性娱乐活动”(这只是团建的另一种说法)。强制性娱乐活动并不能娱乐众人。

欢乐时光、午餐,甚至是团体瑜伽课程都是合适的选项。为员工提供社交机会。

洞见:工作空间的隔离会降低办公效率,三分之一的远程员工表示,他们感到无法与外界保持联系。为团队提供“娱乐”的机会,帮助他们建立关系。

正确做法:鼓励远程参与

“移动经济”时代,人们应该可以随时随地参加现场会议。 

我们明白,您想要举办一场让所有人都能面对面共聚的现场会议。遗憾的是,这可能并不适合所有人。如果您已经购买了视频协作工具,可利用它们来确保每个人在会议桌前都享有平等的席位。 

为混合式会议配置空间的方法如下:

  • 使用多个屏幕
    使用一个屏幕持续展示线上参会者,使用另一个屏幕展示图表、视频和 PowerPoint 演示文稿等会议相关内容。
  • 针对视频安排会议桌
    合理摆放办公桌和摄像头,确保可轻松拍摄所有参会者入镜。如果线上参会者需要同时看到发言者和参会者,可使用额外的摄像头
  • 提供更清晰的视图
    会议室前方的摄像头非常适合分组讨论,安装在移动推车上的视频会议一体机则更适合开放空间。考虑远程参会者能否清晰看到和听到会议室中进行的活动,确保为每个人提供沉浸式会议体验。
  • 捕获语音
    在会议室周围合理放置额外的麦克风,确保线上参会者可以跟上对话,同时屏蔽环境噪音和背景说话声。
  • 做好应对技术问题的准备
    提前与 IT 团队合作,避免常见的技术问题,例如 Wi-Fi 连接和视频系统部署等。

正确做法:寻求反馈

现场会议结束后及时聆听诚实的反馈。告知团队,他们回复会得到匿名化处理,这对规划未来会议而言至关重要。 

考虑在活动结尾加入讨论环节。这可有效发挥团队创意,自由地进行头脑风暴,并构思宏大的目标。

提示 - 切勿在未提前通知的情况下进行反馈环节。提前告知团队,会议将包含公开对话环节,会就会议的精彩之处以及需要改进的地方进行讨论。确保将讨论添加到议程中,以便内敛的思考者有时间做好准备。

注意事项

注意事项:切勿放弃权限

尽量不要放弃“领导”角色,让自己成为“团队的一员”。 在现场会议中,团队需要您的指引,就像他们在业务中需要由您领导一样。

充分发挥领导角色的作用,以管理和指导会议活动,带头参与,并鼓励团队成员积极投入。 

注意事项:切勿邀请所有人

邀请所有人会让会议过于庞杂,还会削弱有意义的对话,分散注意力,并导致无法作出决策。 

活动策划和调研公司 Leviti, Inc. 的联合创始人兼首席执行官 Neda Mansoorian 认为,少即是多。 

“我们对经常举行的小型聚会的效力进行了广泛的研究,并将其称之为‘微事件’,”Neda 说。“通过一到三个小时的小型白天外出活动,人们更容易学习新鲜事物并增进彼此了解。正是这些外出活动让人们可以建立微妙而有意义的关系。” 

邀请线上或线下参会者时需要保持谨慎态度。参会者应直接受益于现场会议活动,或为活动做出贡献。 

若员工对现场会议内容兴趣不大,可考虑将其从邀请列表中删除,并稍后与他们分享视频录像。

注意事项:切勿开展竞争性团建活动

比强制性娱乐活动更糟糕的事物是什么?以娱乐为名的强制性竞争活动。 

竞争性团建活动不应在公司工作场所中存在。在提升团队凝聚力和增进彼此友谊时,不必让员工相互竞争。

以下团建活动有助于培养团结精神:

  • 人道主义活动(建造房屋)

  • 一起做饭,并以群组形式享用(可能需要以小组形式进行) 

  • 密室逃脱活动,组员需要协作解决各种难题和挑战

应避免的竞争性团建活动:

  • 卡丁车比赛 

  • 激光射击游戏

  • 彩弹射击 

  • 奥林匹克风格的运动(拔河/接力赛)

在现场,团队的口号应该是“齐心合力”,而不是“针锋相对”。

注意事项:切勿让员工当场陷入窘境

演讲者和主持人应提前了解相关情况。让员工当场陷入为难境地,会令他们感到不满和尴尬,从而降低士气并抑制参与度。

现场会议活动须迎合多种性格类型。请注意,内向的员工可能需要额外的准备时间,才能有足够的信心在团队中发言或提出想法。

积极回应自然参与的人员,以此鼓励大家踊跃参与。为团队提供一个可以自由提出意见和想法的安全空间,从而为内敛的参会者营造畅所欲言的环境。

提示:如果您希望安排员工在最后一刻发言,请告知他们。如果他们不习惯即兴发言,建议他们制作一个视频演示文稿,并将其分发给团队成员。

高效的现场会议离不开目标明确的规划

高效的现场会议需要巧妙融合灵感、团队乐趣以及协作和规划,并且需要兼顾所有这些元素” – 罗技 B2B 营销全球负责人 Hayley Nelson 

要筹划成功的现场活动,您需要有目的地进行规划并设定明确的目标。 

Cassie LaMere 是 Cassie LaMere Events 的创始人,该机构曾为财富 500 强公司提供团队会议策划服务。Cassie 认为,精心策划的现场活动是强化品牌标准和理念的绝佳机会。

“团队可能会在社交媒体上分享其体验,您可将此视为接触当前和未来客户以及潜在新员工的大好机会,”她说。“此外,无论团队成员是通过线下还是线上的方式参与活动,目标明确的现场活动有助于他们建立更有意义的关系。”

您可以借此机会让团队成员共聚一堂,甚至重返办公室。无论您是否已重新构思办公空间,现在都是欢迎团队重返办公室的大好时机。这样,您可以与新员工建立关系,表彰团队出色的表现,引领他们不断前进。 

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