IT 部门应如何发展以支持混合办公模式

支持混合办公模式

每天，在混合办公空间中，有些员工在办公室办公，而有些则远程办公。由于员工不断在公司办公室和家庭办公室之间切换，因此这种混合模式也在变化。

为了有效提高效率，混合办公环境中的员工都需要随时随地保持与系统、应用程序和其他员工的互联。现在，协作至关重要，而且基本以虚拟形式进行。

在这种环境下，视频会议已成为开会的默认方式。实际上，到 2024 年，只有 25% 的商务会议是现场举行的会议。Gartner 表示，“全球终端用户在基于云的网络会议解决方案上的支出到 2020 年将增长近 25%”，2020 年 6 月 2 日。https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2020-06-02-gartner-says-worldwide-end-user-spending-on-cloud-based-web-conferencing-solutions-will-grow-nearly-25-percent-in-2020。视频的采用率在各个组织中必将继续增长。随着员工越来越适应，公司也会意识到用视频会议替代现场会议可有效节省成本。

随着视频的采用率在不断增长，人们将发现在线办公时利用视频功能的新方法。例如，协作的一个重要部分是使用白板进行头脑风暴。传统上，此活动必须面对面进行。如今，员工发现，只要配备合适的设备，在视频会议中也可高效地使用白板进行协作。

随时随地开展视频会议

由于混合办公空间中的会议几乎都包含一些远程与会者，因此视频会议必须始终保持正常运行。会议室失去视频，这不仅仅是不方便而已。这是在拖后腿。

了解此后的趋势，IT 负责人就可以采取措施，确保其做好充足的准备。必须优先考虑视频会议室解决方案。每个房间，无论多么小，都应该支持视频功能。甚至私人的一对一会议也将越来越多地通过视频来处理。 

鉴于当前数目庞大的视频会议，IT 部门将需要自动化功能，并集中管理会议室及其包含的所有设备。幸运的是，罗技 Sync 等工具使 IT 部门可以随时随地轻松管理视频会议设备。

重新调整预算以解决远程办公问题

除获取更多的视频会议室解决方案外，IT 还应准备提升其他领域的预算。例如，更多的员工在远程办公时会需要专用的网络摄像头和耳机（含麦克风）。 

在疫情封锁看似短暂时，人们只是充分利用已有的设备。但当公司采用混合办公模式，并且员工意识到他们可能会长期进行远程办公时，他们将需要专为业务协作和沟通打造的设备。 

IT 部门可能还需要为笔记本电脑和其他设备的更新周期制定预算。视频对电脑处理能力的需求不断增加，老式笔记本电脑在视频会议期间可能无法充分发挥作用。

投资于员工效率

在进行预算讨论时，以您对 IT 安全性的思考方式来考量这些额外的需求和预算要求，可能会有一定的帮助。应投资于反恶意软件和端点保护等技术，因与安全漏洞所带来的后果相比，进行前期投资的成本最低。

与此类似，如果能避免员工因为无法有效沟通而影响效率的情况发生，那么很明显这项投资的回报是合理的。就像员工需要台式工具（例如笔记本电脑、显示器和鼠标）一样，在混合办公空间中，他们也需要个人协作工具（例如企业级耳机（含麦克风）和网络摄像头）。

随着部分员工开始返回办公室，而另一些人则继续进行远程办公，这正是 IT 负责人着手为流动的办公环境做准备的时刻，而在此类办公环境中，视频会议的需求只会增加。现在进行投资，将获得长期的回报。