弥合 TCO 差距：IT 与设施部门如何终于能够用同一种语言沟通
各组织普遍认同视频会议为员工带来的价值。例如，87% 的工作场所管理者认同强大的工作场所体验可以促进协作和生产力的提升。然而，尽管益处显而易见，但在关键利益相关者（例如 IT 和设施团队）如何评估其在视频会议和其他工作场所技术解决方案上的投资方面，仍然存在脱节。
虽然 IT 和设施部门从根本上都在解决相同的人员成果（富有成效的员工体验），并通过一个关键的总体指标（TCO）来评估其成功与否，但他们对成功的定义在财务和运营角度上存在显著差异。
这个问题很大程度上源于双方对 TCO 的定义方式。IT 团队关注的是总拥有成本 (Total Cost of Ownership)，而设施团队关注的是总占用成本 (Total Cost of Occupancy)。这两者分别意味着什么？双方团队又该如何在采购流程的早期阶段找到进一步的共同点？让我们来了解。
什么是总拥有成本？
根据 TechTarget 的定义，总拥有成本 (TCO) 是“对与采购、部署、管理、使用和淘汰 IT 资产（例如某款产品或某台设备）相关的各项支出的估算。”
构成总拥有成本的支出包括：
直接成本，例如购买价格、安装和维护费用。
间接成本，例如培训、停机时间和性能效率低下。
无形成本，例如员工生产力损失和合规风险。
IT 团队不仅关注前期购买和安装费用，还会考量技术的全生命周期成本：兼容性、可靠性、安全性和支持。对他们而言，拥有成本涵盖了从固件升级到设备管理和故障排除等各个方面。他们的首要任务是什么？流畅的用户体验、很低的干扰以及轻松的扩展性。
什么是占用总成本？
占用总成本 是对拥有或租赁房产相关费用的估算，从基本租金到水电费、维护费和保险费等经常性支出均包含在内。
设施负责人将投资视为整体布局的一部分，他们会考虑空间的使用效率、配备空间的成本，以及随着业务需求的发展，调整空间的难易程度。
视频会议为这一等式增加了新的考量因素。在打造理想的会议体验时，照明、声学和家具都举足轻重。这不仅仅是连接屏幕，而是重新思考每一平方英尺的空间如何激发连接与协作。
IT 部门和设施部门之间主要的摩擦点在哪里？
归根结底，IT 部门和设施部门在购买视频会议设备时有着共同的目标。
他们希望团队能够顺畅协作，并从每次会议中获得可观的价值。
他们希望为员工提供一致的体验，无论员工是在办公室还是在家中。
他们希望这种体验能够转化为显著提升的员工满意度和留任率。
问题在于，虽然两个团队在员工体验方面有着许多相同的目标，但战略和规划却是在各自为政。
根据 罗技 的《工作场所等式》报告，设施团队和 IT 团队都认为自己是工作场所体验的主要负责人，但大多数团队在项目开始时并未协同工作。事实上，只有 24% 的 IT 团队在会议室规划开始前受到咨询。因此，决策过程通常是脱节的：
指标：IT部门将TCO衡量为每个用户/设备的成本，而设施部门则将其衡量为每平方英尺的成本。
资本配置：IT部门将技术升级视为快速运营投资，而设施部门则将办公空间视为具有严格租赁条款的多年期折旧资产。
用户体验：如果会议室预订或视频会议技术出现故障，先进的办公室也毫无用处。相反，在利用率不足的地点，流畅的技术也是一种浪费。
如果IT和设施团队想要在视频会议体验上进行理想的投资，他们需要建立紧密的合作伙伴关系。那么，让我们来分析一下这看起来是什么样的。
IT和设施部门如何在工作场所体验方面协调一致
只要设施部门和IT部门在上述评估点上存在分歧，他们就无法提供理想的视频会议体验。他们可以通过寻找共同点来开始弥合这一差距。
虽然这不会在一夜之间发生，但您可以采取一些重要步骤来加速这一过程。这些步骤的共同主题是致力于核心团队之间深层次的协作。
组建工作场所体验团队
当每个人都认为自己负责工作场所体验时，实际上没有人真正负责。为了改变这种动态，您可以建立一个独立的工作场所体验团队。通过这样做，您开始将工作场所体验视为一项核心业务战略，根据《工作场所等式》报告，目前只有27%的组织这样做。
为什么这如此重要？因为当某件事重要到成为核心业务战略时，它就会得到应有的关注和思考。职责得以确定，流程得以建立，指标得以定义。这为做出每个人都能支持的工作场所体验决策奠定了基础设施。
标准化工作场所体验成功指标
当团队为实现共同目标而共同努力时，每一个决策都会变得有的放矢。因此，一旦组建了工作场所体验团队，就需要建立每个人都能达成一致的指标。
下表细分了 IT 团队和设施团队的个人关注点如何演变为集体关注点：
|
共享指标
|
IT 重点
|
设施重点
|
综合效益
|
|---|---|---|---|
|
利用率
|
会议室技术使用、外围设备使用 | 空间分配、占用率和利用率、办公面积 | 基于实际技术和空间使用情况的动态空间规模调整 |
|
能源效率
|
数据中心/ Cloud 效率、设备生命周期能源、计算 | 暖通空调效率、照明效率、建筑系统 | 集成建筑管理（由传感器数据驱动的智能关闭） |
|
员工效率
|
设备正常运行时间、硬件支持、连接性 | 工作场所设计、办公设施、地点/通勤 | 从家庭登录到桌面设置再到大型会议的顺畅流程 |
共同拥有数字和物理堆栈
通常情况下，关于会议室和空间技术的决策往往做得太晚。因此，人们往往缺乏对技术如何影响空间以及如何妥善支持使用空间的人员的思考。
如果您将会议室和灵活空间视为共同责任，从一开始就将会议室设计和视频会议设备结合起来考虑，您自然会做出明智且注重价值的决策。
为什么 TCO 一致性是一种竞争优势
IT 部门与设施部门的协同不仅仅是一项行政工作，而是一种能够影响组织效率、人才保留和成本控制的竞争优势。组织越早认识到这一点，就能越早获得收益。
您的组织在工作场所体验方面达成了一致吗？阅读 《工作场所等式》The Workplace Equation 2026 报告，了解您在工作场所体验成熟度方面所处的位置。
常见问题解答
总拥有成本 (TCO) 与总占用成本之间有什么区别？
总拥有成本估算购买、部署、管理、使用和淘汰 IT 资产的费用（直接成本如购买和安装，间接成本如培训和停机时间，以及无形成本如生产力损失）。总占用成本估算拥有或租赁房产的费用，从基本租金到水电费、维护费和保险费等经常性成本。IT 团队通常使用前者；设施团队使用后者。
为什么 IT 团队和设施团队对 TCO 的定义不同？
因为它们正通过不同的视角解决同一个结果（优质的员工体验）：IT部门衡量每位用户/设备的成本，并将技术视为一种快速发展的运营投资；而设施部门衡量每平方英尺的成本，并将办公空间视为一种具有固定租赁条款的多年期折旧资产。
在规划会议室之前，通常会多频繁咨询 IT 团队？
根据罗技的《工作场所等式》报告，尽管IT和设施部门都认为自己是工作场所体验的主要权威，但只有24%的IT团队在会议室规划开始前受到咨询。
哪些费用构成了总拥有成本？
有三类不同的费用构成了总拥有成本：直接成本（购买价格、安装、维护）、间接成本（培训、停机时间、性能效率低下）以及无形成本（员工生产力损失、合规风险）。
IT和设施团队如何才能在工作场所技术决策上协调一致？
创建一个独立的工作场所体验团队，在两个团队之间标准化共享的成功指标，并共同拥有数字和物理堆栈，以便从一开始就将会议室设计和视频会议设备统一规划。
有多少比例的组织将工作场所体验视为核心业务战略？
根据《工作场所等式》报告，仅有27%。这是建立独立的工作场所体验团队的一个关键原因。
为什么 TCO（总拥有成本）的一致性对于视频会议体验尤为重要？
如果会议室预订或视频会议技术出现故障，先进的办公室也会受到影响；而如果空间利用率不足，流畅衔接的技术也会被浪费。保持一致性有助于让投资决策同时考虑到技术及其运行的物理环境。
让IT和设施部门在 TCO 上达成一致值得付出努力吗？
是的。这不仅是一项行政工作，而是一种影响组织效率、人才留存和成本控制的竞争优势。
