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4 Wege zu zielführenden Meetings durch IT

SETZEN SIE DAS VOLLE POTENZIAL FÜR IHRE MEETINGS FREI

Meetings gibt es in jedem Job. Sogar sehr viele Meetings. Mitarbeiter in Unternehmen verbringen jedes Jahr durchschnittlich 40 % ihrer Zeit in Meetings. 50 % der für diese Meetings aufgewendeten Zeit ist unproduktiv.

Solche Zeitverluste können Unternehmen sich nicht leisten. Sie haben vielleicht keine Kontrolle darüber, wie viele Meetings in Ihrem Unternehmen stattfinden, aber Sie können definitiv dafür sorgen, dass diese Meetings so produktiv und effizient sind wie nur möglich.

Als Führungskraft im IT-Bereich haben Sie Einfluss auf die Qualität von Meetings in Ihrem Unternehmen. In Teams und Abteilungen gibt es laufend Veränderungen, die Technologie ist jedoch derjenige Aspekt, der für alle Meetings unverändert bleibt.  Viele Aspekte von Meetings können durch geeignete Technologie verbessert werden, um Ablenkungen zu vermeiden und für maximale Produktivität zu sorgen.

Indem Sie alle Räumlichkeiten mit der richtigen Technologie ausstatten, tragen Sie dazu bei, dass Meetings die Zusammenarbeit und Produktivität fördern. 

Das Ergebnis: Meetings, denen jeder Teilnehmer aufmerksam und engagiert folgt. Wenn Sie die Bedürfnisse Ihrer Endbenutzer im Blick haben und über dementsprechend ausgelegte Räumlichkeiten verfügen, erleichtern Sie Meetings, bei denen alle auf die Sache fokussiert bleiben.

Grafische Darstellung von Logitech Videokonferenzprodukten

Was verstehen wir unter fokussierten Meetings?

Fokus im Sinne von „Mindfulness“ ist eine ständig wachsende Bewegung. Immer mehr Menschen konzentrieren sich darauf, jetzt und hier zielgerichtet und effizient präsent zu sein, ob sie zu Hause oder im Büro arbeiten.

Wenn wir in Meetings auf diese Weise fokussiert arbeiten, erzielen wir perfekte Produktivität. Das Meeting läuft wie vorgesehen ab, die Technologie funktioniert erwartungsgemäß und niemand schaut auf sein Handy. Einige wenige kleine Veränderungen in Ihren Räumlichkeiten genügen, um für Konzentration im Meeting zu sorgen. 

 

Warum ist IT so wichtig für Meetings mit Fokus?


1. Auf Mindfulness ausgerichtete Technologie macht mehr aus Ihrem Raum

Die Wahl von Technologie, die für den Raum geeignet ist, ist entscheidend: Wenn die richtige Technologie im richtigen Raum eingesetzt wird, passiert Großes. 

Technologie kann jeden Meeting-Raum verbessern und zu einem reibungsloseren Ablauf von Meetings beitragen: Wenn der Raum für Brainstorming vorgesehen ist, ist vielleicht ein digitales Whiteboard hilfreich. Für kleine Besprechungsräume suchen Sie nach einer Kamera, die alle Personen am Tisch erfasst. In großen Sitzungsräumen fügen Sie zusätzliche Mikrofone hinzu, damit die Teilnehmer von jedem Platz aus deutlich zu hören sind.

Mit der richtigen Technologie holen Sie das Beste aus dem gesamten Raum heraus. Schauen Sie sich Ihre Meeting-Räume noch einmal aus einer neuen Perspektive an, beobachten Sie, wie die Mitarbeiter sie nutzen, und nehmen Sie die richtigen Veränderungen vor, um ihr Potenzial zu erschließen.

2. In Meetings mit Mindfulness gibt es keine Ablenkung

Als Führungskraft im IT-Bereich wissen Sie: Wenn Sie Ihre Arbeit gut erledigen, bemerken andere das kaum – Sie haben dafür gesorgt, dass alles bestens funktioniert und niemand braucht Ihre Hilfe! 

Dasselbe gilt für gute Technologie. 

Auf Mindfulness ausgerichtete Technologie erlaubt es den Teilnehmern, sich auf das Meeting zu konzentrieren, anstatt sich darüber den Kopf zu zerbrechen, wen die Kamera im Bild hat oder wie sie ihren Bildschirm freigeben können.

Technologie muss intuitiv und leicht verwendbar sein. Für die Teilnehmer bedeutet dies, dass die Technologie im Raum leicht zu bedienen sein muss und sich etwaige Anpassungen auf ein Minimum beschränken müssen. Die IT-Abteilung benötigt die Möglichkeit, die Technologie per Fernzugriff zu verwalten und zu aktualisieren, sodass weniger direkte Eingriffe nötig sind.

 

3. Eine einheitliche Anwendererfahrung sorgt für mehr Erfolg

Das Einfachste ist das Beste. 

Studien haben gezeigt, dass ein einheitliches Nutzungserlebnis in verschiedenen Meeting-Räumen Meetings um 22,7 % erfolgreicher macht. Die Wahl von Technologie, die den Anwendern in allen Räumen ein einheitliches Erlebnis bietet, maximiert außerdem die Akzeptanz unter den Benutzern, da diese sich nur einmal in das System einarbeiten müssen.

Und es zahlt sich immer aus, Technologie zu wählen, die für die in Ihrem Unternehmen bereits verwendete Software optimiert ist. 

 

4. Videoanrufe sind ansprechender

Wenn es um Mindfulness in Meetings geht, ist der menschliche Kontakt entscheidend. 

Wenn die Teilnehmer eines Meetings eine Beziehung zu ihren Gesprächspartnern in einem Videoanruf herstellen können (im Vergleich zu einer Telefonkonferenz), konzentrieren sie sich mit größerer Wahrscheinlichkeit auf das Meeting und bleiben für dessen gesamten Verlauf aufmerksam, denn sie können sehen und gesehen werden. 

Indem Sie jeden Raum mit Video ausstatten, können Sie schlechten Gewohnheiten wie Handy- oder Notebook-Nutzung, die in Telefonkonferenzen zu beobachten sind, ein Ende setzen und für eine aktivere und bewusstere Teilnahme am Meeting sorgen.

 

Sinnvollere Meetings

Mit sorgfältigem Design und Rücksicht auf die Meeting-Teilnehmer können Sie durch eine kleine Veränderung die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen Meetings durchführt, erheblich verändern. Intuitive, für den Raum geeignete Technologie sorgt für einen effizienteren Ablauf von Meetings und für maximale Produktivität.

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