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Videokonferenzen, Konferenzräume und IT-Consumerization

Mitarbeitern sind die Vorteile von Consumerization bekannt. Wie sieht es aber mit der IT-Abteilung aus?

Grafische Darstellung einer Videokonferenz mit der Lösung Logitech Tap

Consumerization ist eine Herausforderung, mit der IT-Organisationen schon seit vielen Jahren konfrontiert sind und die sich infolge der globalen Pandemie wahrscheinlich noch verstärken wird. Die Mitarbeiter erwarten, dass die Technologie, die sie bei der Arbeit verwenden, ähnlich einfach, intuitiv und gut konzipiert ist wie die Technologie, die sie zu Hause nutzen. Das war aber nicht immer der Fall.

Vor der Jahrhundertwende hatten die Mitarbeiter wenig Mitspracherecht, wenn es um die Beschaffung oder das Design von Technologien ging. Einfach ausgedrückt war die Benutzererfahrung kein bedeutender Impulsgeber am Markt.1

Was hat sich also geändert? Welche Bedeutung hat Consumerization für IT-Entscheidungsträger in der Zukunft? Und noch wichtiger: Inwiefern wird sich Consumerization auf die Videokonferenz- und Konferenzraumtechnologie auswirken?

 

IT-Consumerization ist kein neues Phänomen und wird auch nicht so bald verschwinden

Obwohl das Konzept in den letzten Jahren intensiv diskutiert wurde, begann der Consumerization-Trend bereits Ende der 1970er- und Anfang der 1980er-Jahre mit der Entwicklung der ersten Personal Computer. Zu einem echten Thema wurde Consumerization jedoch erst ungefähr 2005. Damals wurde Consumerization von Gartner als einer der bedeutendsten IT-Trends für die nächsten 10 Jahre beschrieben.2

Analysten stellten fest, dass Verbraucher Unternehmen als Hauptkäufer von Technologie3 Mitte der 2000er-Jahre überholt hatten. Während sich der Anteil von Unternehmen hin zu Verbrauchern verlagerte, begannen Hardware- und Softwareanbieter damit, sich an die Bedürfnisse der Verbraucher anzupassen. Dieser aufkeimende Markt barg immense Chancen.

Was erwarten Verbraucher? Einfachheit und Eleganz. Sie erwarten von Technologie, dass sie unkompliziert, benutzerfreundlich und ästhetisch ist.

Diese Aspekte standen für Unternehmen und Regierungen nie im Vordergrund. Es kann deshalb häufig der Eindruck entstehen, dass die Bedürfnisse der Endbenutzer im Widerspruch zu den Prioritäten der IT-Entscheidungsträger und Käufer stehen.

Und hier ist das Problem. Mitarbeiter, die natürlich auch Verbraucher sind, haben nun Auswahlmöglichkeiten. Technologie, die für Verbraucher entwickelt wurde, kann oftmals problemlos an das Arbeitsumfeld angepasst werden. Man denke an Dropbox, das iPhone, Apps für Mobilgeräte und Video. 

Da die Mitarbeiter nun verschiedene Auswahlmöglichkeiten haben, können sie, falls sie mit den von der IT-Abteilung bereitgestellten Produkten und Dienstleistungen nicht zufrieden sind, einfach eigene Lösungen finden. Als Folge davon wird die IT-Abteilung zum Handeln gezwungen. IT-Käufer können entweder die Vorlieben von Endbenutzern ignorieren und tatenlos zusehen, wie Mitarbeiter nach anderen Lösungen suchen, oder sie können Kaufentscheidungen treffen, bei denen die Benutzererfahrung im Vordergrund steht.

Einige IT-Teams reagieren bereits auf diesen Trend, indem sie Mitarbeitern die Auswahl auf einem Liste mit genehmigten Technologieprodukten ermöglichen. Laut Gartner kann bzw. muss das Phänomen Consumerization angegangen werden. Aber aufhalten lässt es sich nicht.4

 

So optimiert Consumerization die Konferenzraumerfahrung

Consumerization kann von IT-Abteilungen als problematisch eingestuft werden. Das muss aber nicht so sein. Videokonferenz- und Konferenzraumtechnologien sind Beispiele dafür, wie Verbrauchervorlieben und IT-Anforderungen so aufeinander abgestimmt werden können, dass für alle beteiligten ein Vorteil entsteht. Eine Fallstudie geht auf die Vorteile von Consumerization für Videokonferenzen ein.

Videokonferenztechnologie wird schon seit Jahrzehnten eingesetzt. Bis vor kurzem war diese jedoch sehr kostspielig und ungenügend ausgelastet, und die Zahl der Einsätze in Konferenzräumen bewegte sich zwischen 1 % und 2 %. 

In den letzten Jahren wurde dieses Modell fast unbemerkt durch einfache, intuitive Videokonferenz-Softwareanwendungen wie Zoom, Google Meet und Microsoft Teams sowie durch hochwertige, erschwingliche Konferenzkameras und Raumlösungen abgelöst

 

Für Endbenutzer zählt die Erfahrung

Die Technologie ist nicht nur viel benutzerfreundlicher und erschwinglicher geworden, sondern auch die Erwartungen der Benutzer haben sich weiterentwickelt:

  • Videokonferenzen müssen einfach sein.

  • Mitarbeiter müssen in der Lage sein, problemlos von jedem Ort aus anzurufen.

  • Software und Hardware müssen gleichbleibend gut funktionieren.

  • Das Aussehen muss der Leistung entsprechen.

  • Und vielleicht am wichtigsten: Mitarbeiter müssen gut zu sehen sein und natürlich klingen.

Mitarbeiter bevorzugen tendenziell Videokonferenzlösungen, die eine erstklassige Benutzererfahrung garantieren und benutzerfreundlich sowie ansprechend sind.

Dieser Aspekt ist heutzutage von noch größerer Bedeutung. Da Mitarbeiter vermehrt an unterschiedlichen Standorten arbeiten, genießt Video zunehmende Akzeptanz; durch die Pandemie hat sich dieser Prozess sogar noch beschleunigt. Man kann zurecht sagen, dass Videokonferenzen heute ein entscheidendes Mittel für die Zusammenarbeit von Mitarbeitern sind, die räumlich voneinander entfernt arbeiten.

Und Videokonferenzen werden auch weiterhin von entscheidender Bedeutung sein, da Unternehmen hybride Modelle einführen, bei denen einige Mitarbeiter zeitweise im Büro sind, während andere weiterhin von zu Hause aus arbeiten und die Teams somit weiterhin fragmentiert bleiben.

In dieser Umgebung müssen sich die Mitarbeiter zwischen den Besprechungen in den Konferenzräumen im Büro und den Besprechungen, an denen sie aus der Entfernung teilnehmen, problemlos bewegen und persönliche Hilfsmittel zur Zusammenarbeit wie Headset und Webcam verwenden. Eine einheitliche Konferenzerfahrung ist entscheidend.

 

Von Consumerization lernen (und davon profitieren)

Für IT-Entscheidungsträger, die ihre Videokonferenz- und Besprechungsraumlösungen erweitern wollen, ist das Verständnis der Einstellung von Verbrauchern entscheidend. Entscheidungsträger sollten Anbietern den Vorzug geben, die sich darauf konzentrieren, einfache, und ansprechende Lösungen zu liefern, die eine erstklassige Benutzererfahrung ermöglichen. 

Von diesem Ansatz profitieren nicht nur die Mitarbeiter. Die Bereitstellung einer einheitlichen Konferenzerfahrung für alle Benutzer in jeder Situation führt auch zu weniger Anrufen beim Helpdesk und weniger Tickets zur Behebung von Problemen. Videokonferenz- und Besprechungsraumtechnologie, die diese Anforderungen erfüllt, kann der IT-Abteilung Unannehmlichkeiten ersparen und es den Mitarbeitern gleichzeitig ermöglichen, Produktivität, Engagement und Effizienz aufrechtzuerhalten.

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  1. „A new mindset: Consumerization and enterprise software”, TechRepublic.
  2. „Gartner Says Consumerization Will Be Most Significant Trend Affecting IT During Next 10 Years” (Laut Gartner wird Consumerization in den nächsten 10 Jahren zum wichtigsten Trend für IT-Abteilungen werden.), Business Wire (20. Oktober 2005).
  3. Op cit, TechRepublic.
  4. „Information Technology Glossary: Consumerization“, Gartner.

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