Schaffung eines intelligenteren Arbeitsplatzes: Wie flexible Büroräume Mitarbeitern und Unternehmen zugutekommen
Den sich wandelnden Anforderungen an Arbeitswelt und Belegschaft mit innovativer, anpassungsfähiger Technologie begegnen
Wenn Sie Führungskräfte fragen, welche Technologie ihr Unternehmen in den nächsten fünf Jahren voranbringen wird, werden die meisten auf Künstliche Intelligenz hinweisen. Eine kluge Wahl. Richtig gemacht, kann dies die Effizienz steigern, den Verwaltungsaufwand reduzieren und die Mitarbeiter in die Lage versetzen, sich auf das zu konzentrieren, was sie am besten können. Aber es gibt noch eine weitere Investition, die den Arbeitsplatz genauso grundlegend verändern kann – die Investition in den Arbeitsplatz selbst.
Ein moderner, anpassungsfähiger und durchdachter Arbeitsplatz fördert nicht nur die Produktivität, sondern fördert auch die Kreativität und zieht die Menschen ins Büro. Durch intelligente, flexible Arbeitsplatztechnologie können Unternehmen gesündere Arbeitsumgebungen und eine bessere Mitarbeitererfahrung bieten und gleichzeitig den Wert von Büroräumen maximieren.
Aber wie?
Dieser Artikel untersucht die Art und Weise, wie sich Arbeitsplätze und Mitarbeiter verändern, sowie die innovativen Technologien, die Unternehmen bei der Anpassung unterstützen. Von der Überwindung der Herausforderungen des flexiblen Arbeitens bis hin zur Erschließung der Chancen, die intelligentere Arbeitsplätze bieten, werden wir uns mit Lösungen befassen, die Ihren Arbeitsplatz verbessern und Ihr Unternehmen zum Erfolg führen können.
Eine neue Realität für Büroräume
Heutzutage genügt es nicht, jedem Mitarbeiter einen Schreibtisch und einen Computer zur Verfügung zu stellen. Die Art und Weise, wie wir in einem Geschäftsumfeld Aufgaben erledigen, die Anwesenheit im Büro angehen und miteinander interagieren, hat sich für immer verändert.
Eine in 11 Ländern durchgeführte Umfrage ergab, dass 44 % der Menschen hybride Arbeitsumgebungen bevorzugen, 39 % Vollzeit im Büro arbeiten möchten und 17 % vollständig Remote-Arbeit bevorzugen. Die Menschen entscheiden sich heute für einen Arbeitsplatz aufgrund der Flexibilität, die sie ihnen bieten. Manche sehnen sich nach Tagen im Büro von 9 bis 5, während viele ein niedrigeres Gehalt akzeptieren würden, wenn sie weiterhin von zu Hause aus arbeiten könnten.
Diese Vielfalt an Vorlieben kann die Arbeitsplatzgestaltung zu einer Herausforderung machen. Der Akt, Menschen persönlich zusammenzubringen, ist jedoch nach wie vor wichtig. Das Büro muss ein attraktiver, nützlicher Ort sein, von dem aus Mitarbeiter arbeiten möchten. Sie sollten in der Lage sein, Aufgaben ohne Einschränkungen zu erledigen und von der Zeit zu profitieren, die sie mit Kollegen verbringen. Die CCS Employee Workplace Technology Survey ergab, dass über die Hälfte der Mitarbeiter soziale Interaktion und ein Gemeinschaftsgefühl als die wichtigsten Vorteile von Unternehmensbüros angibt. 33 % waren derweil besorgt, dass ein hybrider Ansatz ihre Fähigkeit einschränkt, Arbeitsbeziehungen aufzubauen. Remote-Mitarbeiter können sich oft isoliert fühlen: 43 % geben an, von ihrem Unternehmen abgekoppelt zu sein, sodass sie mit größerer Wahrscheinlichkeit anderswo nach Möglichkeiten suchen.
Büroräume müssen modernen Anforderungen genügen können, unabhängig davon, ob Mitarbeiter gelegentlich oder täglich anwesend sind. So gaben über 50 % der von Appspace befragten Mitarbeiter an, dass sich der Gang ins Büro „wie Zeitverschwendung anfühlt“. Viele gaben an, dass ihr Büro die Produktivität nicht fördere und dass zu wenige Kollegen für eine effektive Zusammenarbeit da seien.
Kurz gesagt, ein einheitlicher Ansatz für die Arbeitsplatzgestaltung ist nicht mehr möglich. Unternehmen müssen Flexibilität und Mitarbeitererfahrung priorisieren, um bereits heute erhebliche Vorteile zu erschließen und sich an die sich ständig weiterentwickelnden Arbeitsplatzanforderungen anpassen zu können.
Arbeitsplätze für modernes Arbeiten
Wir bei Logitech gehen auf die sich entwickelnden Arbeitsplatzanforderungen ein, indem wir datengestützte Erkenntnisse nutzen, um unsere Büroräume neu zu gestalten. Die Neugestaltung unseres Büros in San Jose konzentrierte sich auf die Schaffung von Räumen, die die Produktivität fördern und die menschlichen Beziehungen fördern, während der Wandel hin zu kleineren, videofähigen Konferenzräumen und flexiblen Schreibtischanordnungen vollzogen wurde. Wir haben unseren humanzentrierten Ansatz auf die Erfahrungen in unseren anderen globalen Niederlassungen gestützt, um logistische Herausforderungen zu bewältigen sowie Engagement und Innovation zu verbessern.
Das Logitech San Jose Büro bietet eine Reihe von Arbeitsplätzen, einschließlich flexibler Schreibtischbereiche.
Auch die Neiman Marcus Group (NMG) setzt auf Flexibilität und menschliches Design mit Logitech Technologie. Der einzigartige Ansatz sah vor, dass die traditionelle Unternehmenszentrale durch ein Netzwerk von Hubs für die Zusammenarbeit ersetzt wurde. Durch die Priorisierung von Chancengleichheit und Erreichbarkeit stellt NMG sicher, dass jeder Mitarbeiter unabhängig vom Standort Zugang zu einer optimalen Arbeitserfahrung hat. Das Vorzeigezentrum Dallas-Fort Worth definiert das herkömmliche Bürodesign neu und widmet 70 % seiner Fläche der Zusammenarbeit und 30 % einzelnen Arbeitsplätzen. Diese „Magnet, nicht Mandat“-Philosophie zieht Mitarbeiter nach Belieben ins Büro und schafft ein Umfeld, das Produktivität, Verbundenheit und Flexibilität fördert.
Veränderte Anforderungen wirken sich jedoch nicht nur auf Unternehmen aus, die Remote- und flexibles Arbeiten anbieten. Selbst diejenigen, die eine 100%ige Anwesenheit vor Ort erfordern, müssen ihren Arbeitsplatz anpassen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter während ihres Arbeitstages unterstützt werden. Für große Unternehmen kann der Umfang und die Komplexität dieser Aufgabe die Umstellung besonders schwierig machen.
Nehmen wir zum Beispiel Amazon. Ein Bericht von Business Insider über die Rückkehr ins Büro unterstreicht die Schwierigkeiten bei der Wiederherstellung des Vollzeitbetriebs im Büro nach Jahren der hybriden und Remote-Arbeit. In solchen Situationen sind herkömmliche Arbeitsbereiche möglicherweise nicht in der Lage, die Nachfrage zu decken, und Probleme wie unzureichende Schreibtische, Konferenzräume und überlastete Ressourcen machen die Rückkehr ins Büro schwierig. Es zeigt, wie selbst die größten Unternehmen die Erwartungen und Vorlieben der Mitarbeiter sorgfältig mit der betrieblichen Effizienz in Einklang bringen müssen.
Was sind die nächsten Schritte?
Wie Unternehmen die Herausforderungen am Arbeitsplatz meistern können
Um langfristigen Erfolg zu gewährleisten, müssen Unternehmen Büroräume überdenken, um die aktuellen Anforderungen des Unternehmens und seiner Mitarbeiter zu erfüllen.
Ganz gleich, ob sie flexibel arbeiten oder jeden Tag im Büro sind: Mitarbeiter möchten, dass die Räume, in denen sie arbeiten, für sie arbeiten. Eine Studie von Steelcase ergab, dass 95 % der Mitarbeiter ruhige, private Räume brauchten, aber nur 40 % sagten, dass ihr Arbeitsplatz sie bereitstellte. Tatsache ist, dass die meisten Mitarbeiter eine Reihe von Umgebungen benötigen, darunter Ruhezonen für tiefe Konzentration, verfügbare Schreibtische für Produktivität, Huddle-Bereiche für schnelle Diskussionen und größere, gut ausgestattete Räume für kollaborative Meetings.
Im dynamischen Arbeitsumfeld von heute sind Effizienz und Komfort unerlässlich. Unternehmen müssen vielfältige, flexible Arbeitsbereiche bieten, die unterschiedliche Arbeitsstile berücksichtigen und die täglichen Aufgaben so einfach wie möglich gestalten, wobei Technologie eine entscheidende Rolle bei deren Verbesserung spielt.
Schlüsselfunktionen intelligenterer Arbeitsplätze
Nahtlose Raum- und Schreibtischbuchungssysteme sorgen dafür, dass Mitarbeiter problemlos die benötigten Räume finden und reservieren können.
Technologie für die Zusammenarbeit, die schnell zwischen Räumen gewechselt werden kann, um unterschiedliche Meeting-Anforderungen zu erfüllen.
Intelligente Belegungssensoren helfen, gemeinsam genutzte Räume effektiv zu verwalten und automatisch ungenutzte Räume freizugeben, um die Verfügbarkeit zu maximieren und verschwendete Ressourcen zu minimieren.
Integrierte Planungssysteme, um Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten, sodass sie sich besser mit Kollegen abstimmen und ihre Zeit im Büro optimal nutzen können.
Letztlich sollte ein flexibler Arbeitsplatz genau das sein. Die Idee ist nicht einfach zu implementieren und zu vergessen, sondern zu lernen und sich anzupassen. Unternehmen tragen die Verantwortung, den Überblick über Trends zu behalten und Räume entsprechend anzupassen, um optimale Ergebnisse zu gewährleisten.
Ansätze zur Überwachung und Optimierung des Arbeitsplatzes
Erfassung von Erkenntnissen zur Raumnutzung und Gerätenutzung, um Probleme oder Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
Anpassung der Räumlichkeiten an sich ändernde Anforderungen, wie beispielsweise schwankende Besucherzahlen.
Überwachung von Faktoren wie Luftqualität und Raumklima oder Energieeffizienz, um gesündere und nachhaltigere Arbeitsumgebungen zu fördern.
IT-Teams erhalten Tools zur Verwaltung und Überwachung von Geräten an mehreren Standorten, um die Verfügbarkeit und Effizienz der Räumlichkeiten sicherzustellen.
Schauen wir uns nun an, was das in der Praxis bedeutet…
Den Arbeitsplatz mit flexiblen Arbeitsbereichen und flexiblen Schreibtischen neu gestalten
Flexible Arbeitsbereiche und flexible Arbeitsplätze haben sich als wirksame Lösungen erwiesen, um den sich wandelnden Anforderungen am Arbeitsplatz gerecht zu werden.
Flex-Schreibtische ähneln dem „Hot-Desking“-Konzept und nutzen gemeinsam genutzte Schreibtische, um die Bürofläche effektiv zu optimieren, insbesondere in flexiblen Arbeitsumgebungen. Da die Mitarbeiter an Flex-Arbeitsplätzen schnell einen Arbeitsplatz finden können, anstatt an einem festen Schreibtisch zu arbeiten, lassen sich damit schwankende Anwesenheitszahlen auffangen und gleichzeitig der Nutzen der Bürotechnik optimal ausschöpfen.
Flexible Arbeitsbereiche beschränken sich jedoch nicht nur auf Schreibtische. Es handelt sich um offen gestaltete Räume für die Zusammenarbeit in Gruppen, die mit modularen und verschiebbaren Möbeln und Geräten ausgestattet sind. Die vielseitigen, flexiblen Räume bieten Platz für Teams jeder Größe – von drei bis vier Personen bis hin zu mehr als 20. Um den Buchungsprozess zu optimieren und Terminkonflikte zu minimieren, können flexible Arbeitsbereiche mit einem Buchungssystem ausgestattet werden, über das Mitarbeiter die Verfügbarkeit von Räumen einsehen und diese sofort oder im Voraus buchen können – unabhängig davon, ob es sich um videofähige Räume oder um Räume handelt, die für persönliche Treffen ohne zusätzliche Technik vorgesehen sind. Feste Räume lassen sich jedoch nicht immer so flexibel gestalten, dass sie den Anforderungen moderner Arbeitswelten gerecht werden. Anpassungsfähigkeit ist entscheidend, weshalb die Möglichkeit, bei Bedarf flexibel Arbeitsbereiche einzurichten, eine unverzichtbare Investition darstellt. Dies erfordert flexible, mobile Komplettlösungen, die sich mühelos an das Wachstum von Unternehmen oder an Änderungen der Raumaufteilung anpassen lassen und sich nahtlos in offene Räume sowie kleine bis mittelgroße Räume integrieren. Geräte wie das Rally Board 65 eignen sich ideal für die Zusammenarbeit per Videokonferenz und als Whiteboard, sind aber dennoch kompakt genug für Brainstorming-Sitzungen, Mitarbeiterversammlungen oder Schulungsräume. Um ihre Flexibilität noch weiter zu erhöhen, lassen sich solche All-in-One-Geräte auf einem Tisch, an der Wand oder auf einem Rollwagen befestigen und von einem Ort zum anderen transportieren. Das bedeutet, dass die Technologie für die Zusammenarbeit in einem Besprechungsraum schnell umgerüstet werden kann, um eine größere Hybrid-Besprechung in einem mittelgroßen offenen Raum durchzuführen.
Das Rally Board 65 lässt sich auf einem Wagen problemlos von einem Raum zum anderen transportieren.
Durch den Einsatz solcher Tools können Unternehmen flexible, funktionale Arbeitsumgebungen schaffen, die Mitarbeiter wieder ins Büro locken und ihnen die Möglichkeit geben, so zu arbeiten, wie es ihnen am besten passt.
Einfache Buchung von Räumen und Schreibtischen
Eine effiziente Raum- und Schreibtischbuchung ist das Herzstück eines reibungslosen Flex-Space-Erlebnisses. Bei flexiblen Schreibtischen muss man in der Regel nur im Voraus (oder spontan) reservieren und den Laptop anschließen, um loslegen zu können. Räume und Freiflächen können auf dieselbe Weise gebucht werden und bieten entweder eine einfache Laptop-Verbindung oder ein spezielles Gerät, über das man an Besprechungen teilnehmen kann. Buchungssysteme wie „Logitech Schreibtischbuchung“ und „Room Booking“, die im Rahmen der Servicepläne „Logitech Essential“ oder „Logitech Select“ verfügbar sind, sorgen für eine optimierte Nutzung der Arbeitsplätze und vereinfachen den Buchungsprozess. Logitech Sync vereint all diese Funktionen und bietet der IT-Abteilung zudem Einblicke in die Nutzung sowie Fernüberwachung und -verwaltung. Interaktive Tools können den Mitarbeitern zudem dabei helfen, sich vor Ort besser zu treffen und zusammenzuarbeiten. Lösungen wie Logitech View ermöglichen die Orientierung im Büro und die Raumreservierung, indem sie über ein Touchdisplay einen Echtzeit-Überblick über die Raumaufteilung bieten. Dies bietet eine intuitive Möglichkeit, Schreibtische, Räume und sogar Kollegen mithilfe von zoombaren Touch-Bedienelementen zu finden.
Logitech View und andere Logitech-Lösungen im Einsatz an einem flexiblen Arbeitsplatz in einem Großraumbüro.
Mühelose Automatisierung
Dank intelligenter, integrierter und flexibler Lösungen sind Arbeitsplätze nicht nur übersichtlicher und angenehmer, sondern ermöglichen auch die Abschaffung manueller Arbeitsabläufe. Einzelne Sensoren oder in Geräten integrierte Sensoren können die Automatisierung am Arbeitsplatz unterstützen, durch die gängige Vorgänge automatisch ausgeführt werden. Solche einzigartigen Zeitsparer können alltägliche Aufgaben wie das Reservieren und Freigeben von Plätzen reibungslos gestalten. Wenn beispielsweise die Funktionen „Auto Book“ und „Auto Release“ über eine Essential- oder Select-Lizenz aktiviert sind, ist der Vorgang so einfach wie das Betreten oder Verlassen eines Raums. Sobald Personen in einem Raum erkannt werden, wird automatisch eine Reservierung erstellt. Wenn diese Personen gehen, wird die Reservierung storniert. Das funktioniert unabhängig davon, ob der Raum für eine Videokonferenz oder eine Präsenzveranstaltung genutzt wird.
Während nahtlose Buchungsprozesse und Automatisierung die täglichen Abläufe verbessern, spielen Sensoren und intelligente Geräte am modernen Arbeitsplatz eine zusätzliche, aber ebenso wichtige Rolle…
Einfacher Zugriff auf Informationen zu Büroflächen
Die Optimierung von Büroräumen erfordert umsetzbare Erkenntnisse, um Entscheidungen hinsichtlich der Arbeitsumgebung zu treffen. Mithilfe präziser Echtzeitdaten können Unternehmen Probleme erkennen und fundiertere Maßnahmen zur Raumoptimierung ergreifen. Intelligente Arbeitsplatztechnologie, darunter Lösungen mit integrierten Sensoren wie das Rally Board 65, unterstützt dies, indem sie eine Vielzahl von Informationen erfasst – von der Belegung bis hin zu Umgebungsfaktoren. Wenn man versteht, welche Räume genutzt (oder überbeansprucht) werden und welche nicht, lässt sich Probleme leichter lokalisieren und ein klares Bild davon gewinnen, welche Anpassungen die Effizienz und das Mitarbeitererlebnis verbessern können. Gleichzeitig versetzen Messungen von Raumklima, Luftqualität und Energieverbrauch Unternehmen besser in die Lage, Probleme zu erkennen und das Wohlbefinden sowie die Nachhaltigkeit zu verbessern. Für umfassendere und detailliertere Daten können spezielle Präsenz- und Umgebungssensoren wie Logitech Spot in Lounges, Besprechungsnischen und Telefonzellen sowie in herkömmlichen Besprechungsräumen angebracht werden. Dadurch werden präzise Daten zur Raumnutzung und zur Raumumgebung bereitgestellt, die die langfristige Verwaltung von Räumlichkeiten unterstützen – auch dort, wo bislang keine entsprechende Technologie vorhanden ist. Der Zugang zu detaillierteren Umweltmessdaten, darunter CO₂-Werte und Feinstaubkonzentrationen in der Luft, trägt dazu bei, ein angenehmes, produktives und gesundes Arbeitsumfeld zu schaffen. Durch die Kombination von Benutzerfreundlichkeit und umsetzbaren Erkenntnissen verbessern diese Tools das Arbeitserlebnis im Büro und sorgen dafür, dass Unternehmen gut gerüstet sind, um sich anzupassen, und dass Mitarbeiter in flexiblen Arbeitsumgebungen ihr Potenzial voll entfalten können.
Logitech Spot-Präsenz- und Umgebungssensor, der in Besprechungsnischen angebracht ist.
Entdecken Sie noch heute die Vorteile des modernen Arbeitsplatzes
Mit einem umfassenden Portfolio an Lösungen, Software und Dienstleistungen aus einer Hand erleichtert Logitech die Einführung von Technologien am Arbeitsplatz, die für Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen einen echten Unterschied machen. Wir wissen, dass es für die Schaffung eines wirklich flexiblen und effizienten Arbeitsplatzes mehr braucht als nur Großraumbüros und flexible Arbeitsplätze; es erfordert intelligente, intuitive Tools, die die Mitarbeiter unterstützen und die Büroressourcen optimieren. Ein intelligenterer Arbeitsplatz steigert die Produktivität und fördert die Zusammenarbeit, sodass der Aufenthalt im Büro zur Freude wird.
Durch innovative Ansätze, die Nutzung von Daten und den Einsatz der richtigen Tools kann Ihr Unternehmen flexible, optimierte Räume wie diese schaffen. Ein Arbeitsplatz, der nicht nur den Wert Ihrer Investitionen maximiert und sich an veränderte Anforderungen anpasst, sondern auch Ihre Mitarbeiter in die Lage versetzt, ihr Potenzial voll auszuschöpfen – denn wenn Ihre Mitarbeiter ihr Bestes geben, tut dies auch Ihr Unternehmen.
Lesen Sie unser E-Book „Zusammenarbeit verbessern, Verbindungen fördern“, um weitere Anregungen für die Gestaltung von Arbeitsräumen zu erhalten, die Verbindungen, Zusammenarbeit und Kreativität fördern.
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