Cómo las soluciones de colaboración de Logitech optimizan el trabajo híbrido

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Tres maneras de aumentar la productividad del trabajo híbrido

Un análisis en profundidad de cómo optimizamos nuestra sede central con nuestras propias soluciones.

Vista ampliada del vestíbulo de la sede central de Logitech SVC.

La opinión predominante entre los líderes empresariales es que los empleados deben trabajar al menos una parte del tiempo desde una oficina. La frecuencia es objeto de debate, pero según McKinsey, el 82% de los empleados pasaban dos o más días a la semana en la oficina en 2024 (frente al 56% en 2023). Con el aumento del uso de las oficinas, las organizaciones no solo deben garantizar que sus instalaciones se adapten a los empleados, sino también ofrecer una experiencia de trabajo híbrida que mejore la colaboración, la innovación y la diversión.

En Logitech, tuvimos en cuenta esta necesidad en 2022, cuando abrimos nuestra nueva oficina en San José, California, para nuestra nueva plantilla híbrida. Aunque nuestra política de regreso a la oficina era opcional, los motivos que nos llevaron a tomar estas decisiones eran muy similares a los que afrontan las empresas hoy en día. Nos hicimos preguntas como...

«¿Cómo podemos hacer que la experiencia en la oficina merezca la pena el desplazamiento?»
«¿Cómo podemos hacer que la colaboración sea más fácil y natural?»
«¿Cómo podemos hacer que la oficina sea más flexible y funcional?»
«¿Cómo podemos crear espacios que resulten familiares y satisfagan las expectativas que los empleados han cultivado mientras trabajaban a distancia?».

«¿Cómo podemos hacer que las interacciones por vídeo sean tan accesibles y productivas como se espera de ellas?»

Nuestro objetivo final era crear una experiencia de primer nivel para los empleados, que les permitiera aprovechar al máximo su tiempo con interacciones más personales y productivas que, a su vez, establecieran una cultura de colaboración e innovación. Para lograr este objetivo, hemos situado nuestras propias soluciones en el centro del diseño de nuestras oficinas, lo que permite a los empleados integrar perfectamente nuestros dispositivos en vuestras rutinas diarias y a nuestro equipo de instalaciones realizar un seguimiento de los espacios de trabajo y adaptarse a ellos.

Desde que abrimos la oficina, hemos aprendido bastante sobre los empleados y el uso que hacemos de la oficina. Con esos datos, seguimos buscando nuevas formas de adaptar y mejorar nuestro espacio de oficina. Ahora es tu turno de hacer lo mismo. Déjanos mostrarte cómo.

Convierte la automatización de las reservas en optimización de habitaciones

Las reuniones improvisadas son una parte natural de la jornada laboral y un indicador saludable de colaboración. Sin embargo, encontrar un espacio de colaboración suele resultar difícil, ya que los empleados deambulan por la oficina en busca de una sala de reuniones disponible. De hecho, según un informe de Steelcase, el 40% de los empleados dedican una media de 30 minutos al día a buscar una sala de reuniones disponible o un espacio para colaborar.

Por supuesto, puedes consultar el horario de la sala para ver si está disponible, pero solo te mostrará lo que se ha programado correctamente. Cualquier otra actividad o falta de ella (otras reuniones improvisadas, reuniones canceladas, finalización anticipada de reuniones, etc.) solo es visible a simple vista.

Hemos resuelto este problema introduciendo las funciones Auto Book y Auto Release en nuestro servicio Logitech Room Booking. Ahora, cualquier sala equipada con una Rally Bar o una Rally Board 65 puede detectar si hay alguien en la sala (o si está vacía) y actualizar automáticamente el estado de la sala en los calendarios del lugar de trabajo vinculados, para que luego se refleje en la pantalla de programación del Tap Scheduler y en Logitech Sync para ver las tendencias de ocupación.

Una mujer mira el Logitech Tap Scheduler mientras pasa por delante de una sala de reuniones ocupada.

Gracias a la actualización rápida y precisa de los datos de ocupación, los empleados no tienen ningún problema para encontrar espacios de reunión disponibles. Esto no solo fomenta la colaboración, sino que también proporciona a nuestra organización información valiosa sobre cómo se utilizan las salas a diario. Esto nos permite realizar ajustes oportunos en las salas (por ejemplo, la distribución de los asientos o las necesidades de equipamiento para videoconferencias) con el fin de optimizar su valor para los empleados.

Espacios abiertos, mentes abiertas

El concepto de espacios de trabajo abiertos existe desde hace mucho tiempo. Creado con la intención de fomentar una mejor comunicación y colaboración entre los empleados, es una opción de diseño muy popular para las oficinas modernas. También tiene detractores que se apresuran a señalar su falta de privacidad y el aumento del nivel de ruido. Si bien todas estas preocupaciones son válidas, hemos creado una solución para abordarlas y sacar más partido a nuestros espacios abiertos.

Entra en Rally Board 65. Literalmente. Este dispositivo de videoconferencia flexible y fácil de instalar te ofrece una pantalla táctil portátil de 65 pulgadas que puedes llevar a cualquier espacio abierto, ayuntamiento u otro lugar de reunión para disfrutar de una colaboración por vídeo atractiva. Rally Board 65 cuenta con inteligencia integrada basada en IA que no solo ayuda a eliminar los ruidos no deseados y aportar claridad a las voces de los participantes, sino que también enmarca y centra mejor la conversación en las personas que participan en la reunión.

Logitech Rally Board 65 en un espacio de trabajo abierto.

Al añadir dispositivos de videoconferencia Rally Board 65 a varios espacios abiertos, ahora es mucho más fácil para los equipos reunirse cuando y donde quieran. Y no importa adónde lleves tu Rally Board 65, ya que puedes orientar fácilmente el ángulo de la cámara con un rápido giro de la pantalla para que quede a la altura de los ojos y la vista de los participantes en la reunión. Esto te ofrece la flexibilidad de reunirte en cualquier lugar, ya sea sentado en una mesa alta o estándar, o de pie para una reunión rápida.

Adiós a los cubículos, hola a los escritorios flexibles

Las empresas se apresuran a señalar que una mejor colaboración es uno de los motivos principales para volver a la oficina. Pero si los empleados vuelven a la oficina para sentarse en cubículos cerrados, ¿cómo contribuyes a ese objetivo?

Para nuestra oficina de San José, queríamos asegurarnos de que los empleados no tuvieran que añadir un trayecto diario al trabajo solo para seguir trabajando de forma aislada. Nuestra solución fue crear espacios de trabajo compartidos que consisten en bancos de escritorios flexibles en los que cualquiera puede trabajar un día determinado. Aunque resulta cómodo volver siempre al mismo escritorio cada vez que se acude a la oficina, hemos descubierto que dar a los empleados la posibilidad de elegir tiene un valor inmenso, tanto en términos de colaboración como de satisfacción social.

Potenciar esta sensación de flexibilidad ha sido muy fácil gracias a Logi Dock Flex y nuestro servicio Desk Booking (accesible a través de Logi Tune y gestionado mediante Logitech Sync). Gracias a esta combinación de hardware y software, los empleados pueden ver fácilmente la disponibilidad de los escritorios y seleccionar su espacio de trabajo ideal (junto a sus compañeros de equipo o filtrado por ubicación, equipamiento y tipo de espacio de trabajo). Incluso pueden notificar a otras personas su ubicación para coordinar los preparativos y simplificar las sesiones de colaboración.

Logi Tune y Logi Dock Flex.

Pero los escritorios no son lo único que hemos hecho fácil de encontrar y reservar. Al añadir mapas interactivos de orientación a las pantallas táctiles de la oficina a través de Logitech View, resulta mucho más fácil localizar a las personas o las salas que buscás, lo que elimina el valioso tiempo que normalmente se pierde deambulando por los amplios espacios de la oficina. Cuando la eficiencia es fundamental, esos minutos ahorrados pueden marcar una diferencia notable con el tiempo.

Aunque esta solución de reserva de escritorios supone una gran ventaja para los empleados, también te proporciona datos valiosos sobre la ocupación a través de Logitech Sync, que pueden ayudarte a mejorar y optimizar tu espacio. Por ejemplo, puedes ver patrones semanales para determinar cuándo los empleados están en la oficina con más frecuencia. Puedes ver si están reservando sus plazas o si simplemente están entrando. Puedes profundizar aún más para ver si determinados equipos están en la oficina en días concretos y si frecuentan los mismos espacios.

Con todos estos datos, puedes ser más proactivo a la hora de adaptar el espacio de tu oficina. Puedes atender a las personas que realmente están en la oficina en lugar de intentar resolver los problemas de todo el mundo. Esto genera nuevas eficiencias en el lugar de trabajo y fomenta una mejor experiencia general para los empleados.

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Cuando nos propusimos diseñar nuestra oficina de San José en 2022, teníamos tres objetivos principales en mente:

Prioriza la experiencia de los empleados
Inspira el trabajo en equipo
Acepta la flexibilidad

Todas las decisiones de diseño que tomamos giraron en torno a estos objetivos, y todos los cambios o mejoras que hemos realizado desde entonces han seguido la misma línea. Puede que no hayamos acertado en todas las decisiones, pero lo que nos ha impulsado a seguir adelante ha sido nuestra prioridad por las personas y nuestra capacidad para basarnos en los datos y adaptarnos e innovar con el fin de satisfacer mejor las necesidades de nuestros empleados.

Así que, al emprender tu propio viaje de vuelta a la oficina, recuerda que la colaboración y la productividad no son tanto el resultado de la presencia de las personas en la oficina como de la forma en que las capacitas cuando están allí. Porque seamos sinceros: no todo el mundo estará encantado de pasar más tiempo en la oficina. Pero eso no significa que no puedas hacer que merezca la pena.

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