Cómo las soluciones de colaboración de Logitech optimizan el trabajo híbrido.

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Una vista alejada del vestíbulo de la sede de Logitech SVC.

El sentimiento predominante entre los líderes empresariales es que los empleados deberían trabajar al menos una parte del tiempo desde una oficina. Con qué frecuencia es un tema de debate, pero, según McKinsey, el 82% de los empleados pasaron dos o más días a la semana en la oficina en 2024 (un aumento del 56% en 2023). Con el uso de la oficina en aumento, las organizaciones no solo necesitan asegurarse de que sus instalaciones acomoden a los empleados, sino que también ofrezcan una experiencia de trabajo híbrido que mejore la colaboración, la innovación y la diversión.

En Logitech, consideramos esta necesidad en 2022 cuando abrimos nuestra nueva oficina en San José, California, para nuestra nueva fuerza laboral híbrida. Aunque nuestra política de regreso a la oficina era opcional, la razón detrás de nuestras decisiones de diseño era muy similar a la que enfrentan las empresas hoy en día. Nos hicimos preguntas como…

  • “¿Cómo podemos hacer que la experiencia en la oficina valga la pena el desplazamiento?”

  • “¿Cómo podemos hacer que la colaboración sea más fácil y natural?”

  • “¿Cómo podemos hacer que la oficina sea más flexible y funcional?”

  • “¿Cómo podemos crear espacios que se sientan familiares y cumplan con las expectativas que los empleados cultivaron mientras trabajaban de forma remota?”

  • “¿Cómo podemos hacer que las interacciones por video sean tan accesibles y productivas como se han acostumbrado a depender de ellas?”

Nuestro objetivo final era crear una experiencia de clase mundial para los empleados, una que aproveche al máximo el tiempo de todos con interacciones más personales y productivas que, a su vez, establezcan una cultura de colaboración e innovación. Para lograr este objetivo, colocamos nuestras propias soluciones en el centro del diseño de nuestra oficina, empoderando a los empleados para integrar sin problemas nuestros dispositivos en sus rutinas diarias mientras permitimos que nuestro equipo de instalaciones rastree y se adapte a los espacios de trabajo.

Desde que abrimos la oficina, hemos aprendido bastante sobre los empleados y la utilización de nuestra oficina. Con esos datos, seguimos encontrando nuevas formas de adaptar y mejorar nuestro espacio de oficina. Ahora, es tu turno de hacer lo mismo. Déjanos mostrarte cómo.

Convierte la Automatización de Reservas en Optimización de Salas

Las reuniones improvisadas son una parte natural de la jornada laboral y un indicador saludable de colaboración. Sin embargo, encontrar un espacio de colaboración a menudo resulta difícil, con empleados vagando por la oficina para localizar una sala de reuniones disponible. De hecho, el 40% de los empleados dedica una media de 30 minutos al día a buscar una sala de reuniones o un espacio disponible para colaborar, según un informe de Steelcase.

Claro, puedes consultar el horario de la sala para ver la disponibilidad, pero eso solo te mostrará lo que estaba programado correctamente. Cualquier otra actividad o la falta de esta (otras reuniones improvisadas, reuniones canceladas, finales anticipados de reuniones, etc.) solo es visible a simple vista.

Resolvímos este problema introduciendo las capacidades de Auto Reserva y Auto Liberación en nuestro servicio de Reserva de Salas Logitech. Ahora, cualquier sala equipada con un Rally Bar o Rally Board 65 puede detectar la ocupación de la sala (o la falta de esta) y actualizar automáticamente el estado de la sala en los calendarios laborales vinculados, para luego reflejarse en la pantalla de programación del Tap Scheduler y en Logitech Sync para las tendencias de ocupación.

Una mujer ve el Logitech Tap Scheduler mientras pasa junto a una sala de reuniones ocupada.

Una mujer ve el Logitech Tap Scheduler mientras pasa junto a una sala de reuniones ocupada.

Con los datos de ocupación actualizados rápida y precisamente, los empleados no tienen problemas para encontrar espacio de reunión disponible. Esto no solo fomenta la colaboración, sino que también proporciona a nuestra organización información valiosa sobre cómo se utilizan las salas a diario. Esto nos permite hacer ajustes oportunos a las salas (por ejemplo, necesidades de asientos, equipos de videoconferencia) para optimizar su valor para los empleados.

Espacios Abiertos, Mentes Abiertas

El concepto de espacios de trabajo abiertos ha existido desde hace mucho tiempo. Creado con la intención de fomentar una mejor comunicación y colaboración entre los empleados, es una opción de diseño popular para oficinas modernas. También tiene sus detractores que están ansiosos por señalar su falta de privacidad y el aumento del nivel de ruido. Si bien todas son preocupaciones válidas, hemos creado una solución para abordarlas y aprovechar más nuestros espacios abiertos.

Adelante, Rally Board 65 Literalmente. Este dispositivo de videoconferencia flexible y fácil de instalar te da una pantalla táctil portátil de 65 pulgadas que puedes llevar a cualquier espacio abierto, ayuntamiento u otro lugar de reunión para una colaboración en video atractiva. El Rally Board 65 cuenta con inteligencia incorporada impulsada por IA que no solo ayuda a eliminar ruidos no deseados y a dar claridad a las voces de los participantes, sino que también enmarca y enfoca mejor la conversación en las personas de la reunión.

Logitech Rally Board 65 en un espacio de trabajo abierto.

Logitech Rally Board 65 en un espacio de trabajo abierto.

Al añadir dispositivos de videoconferencia Rally Board 65 a varios espacios abiertos, ha sido mucho más fácil para los equipos reunirse cuando y donde quieran. Y no importa a dónde lleves tu Rally Board 65, ya que puedes orientar fácilmente el ángulo de la cámara con un rápido giro de la pantalla para que coincida con la altura y la vista de los participantes de la reunión. Esto te da la flexibilidad de reunirte en cualquier lugar, ya sea sentado en una mesa alta o estándar, o de pie para una rápida reunión.

Adiós cubículos, hola escritorios flexibles

Las empresas son rápidas en señalar que una mejor colaboración es una fuerza impulsora detrás del regreso a la oficina. Pero si los empleados están volviendo a la oficina para sentarse en cubículos cerrados, ¿cómo estás contribuyendo a ese objetivo?

Para nuestra oficina de San José, queríamos asegurarnos de que los empleados no añadieran un desplazamiento solo para seguir trabajando en aislamiento. Nuestra solución a esto fue crear espacios de trabajo compartidos que consisten en bancos de escritorios flexibles desde los que cualquiera puede trabajar en un día determinado. Aunque hay comodidad en volver al mismo escritorio cada vez que estás en la oficina, encontramos un inmenso valor en dar a los empleados el poder de elección, tanto en términos de colaboración como de satisfacción social.

Empoderar este sentido de flexibilidad fue fácil con nuestro servicio de reserva de escritorios (accesible a través de Logi Tune y gestionado a través de Logitech Sync). A través de esta combinación de hardware/software, los empleados pueden ver fácilmente la disponibilidad de escritorios y seleccionar su espacio de trabajo ideal (junto a compañeros o filtrado por ubicación, equipo y tipo de espacio de trabajo). Incluso pueden notificar a otros sobre su ubicación para coordinar arreglos y simplificar las sesiones de colaboración.

Logi Tune y Logi Dock Flex.

El software Logi Tune te ayuda a localizar y reservar un escritorio libre.

Pero los escritorios no son lo único que hemos hecho fácil de encontrar y reservar. Al añadir mapas interactivos de orientación a las pantallas táctiles de la oficina a través de Logitech View, es mucho más fácil localizar a las personas o salas que buscas, eliminando el tiempo valioso que normalmente se pasa vagando por las vastas extensiones de tu espacio de oficina. Cuando la eficiencia es crucial, esos minutos ahorrados pueden marcar una diferencia notable con el tiempo.

Mientras que esta solución de reserva de escritorios es de gran beneficio para los empleados, también te proporciona datos valiosos de ocupación a través de Logitech Sync que pueden ayudarte a evolucionar y maximizar tu espacio. Por ejemplo, puedes ver patrones semanales para determinar cuándo los empleados están en la oficina con más frecuencia. Puedes ver si están reservando sus lugares o simplemente entrando sin cita. Puedes profundizar aún más para ver si ciertos equipos están en la oficina en ciertos días y si frecuentan los mismos espacios.

Con todos estos datos, puedes ser más proactivo en adaptar tu espacio de oficina. Puedes atender a las personas que realmente están en la oficina en lugar de intentar resolverlo para todos. Esto crea nuevas eficiencias en el lugar de trabajo y fomenta una mejor experiencia general para los empleados.

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Cuando nos propusimos diseñar nuestra oficina de San José en 2022, teníamos tres objetivos principales en mente:

  1. Priorizar la experiencia del empleado

  2. Inspirar el trabajo en equipo

  3. Abrazar la flexibilidad

Cada decisión de diseño que tomamos giró en torno a estos objetivos, y cada cambio o mejora que hemos hecho desde entonces ha seguido la misma línea. Puede que no hayamos acertado con cada decisión, pero lo que nos mantuvo avanzando fueron nuestras prioridades centradas en las personas y nuestra capacidad para confiar en los datos y adaptarnos e innovar para satisfacer mejor las necesidades de nuestros empleados.

Así que, al embarcarte en tu propio viaje de regreso a la oficina, recuerda que la colaboración y la productividad son menos un producto de que las personas estén presentes en la oficina que de cómo las empoderas cuando están allí. Porque seamos honestos; no todos estarán encantados de pasar más tiempo en la oficina. Pero eso no significa que no puedas hacer que valga la pena para ellos.

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