Cómo los espacios de oficina flexibles fomentan la colaboración en el lugar de trabajo

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Vista del espacio de oficinas flexible en la sede central de Logitech SVC.

La gran migración continúa.

Los empleados están regresando a la oficina en masa a instancias de las organizaciones, ávidas de una mayor colaboración y productividad. Pero, aunque esto resuelve un problema acuciante para las organizaciones, plantea una nueva cuestión que deben abordar de frente: ¿cómo se pueden rediseñar los espacios de oficina para fomentar la colaboración, adaptarse a las necesidades cambiantes y maximizar la productividad? La respuesta está en la flexibilidad. Los espacios de oficina flexibles no son solo una moda, sino la base del lugar de trabajo moderno, donde la adaptabilidad impulsa el éxito.

 

El problema de los espacios de oficina tradicionales

Durante mucho tiempo, los espacios de oficina han tenido un diseño increíblemente rígido. O bien dividiste tu espacio en cubículos o bien fuiste en la dirección completamente opuesta con un concepto abierto. No había término medio. Las empresas reconocen ahora que estas configuraciones obsoletas alejan a los trabajadores, perjudican la productividad y merman la satisfacción de los empleados.

Desafortunadamente, realizar los cambios necesarios en una oficina de manera oportuna y rentable siempre ha resultado difícil en los espacios de oficina tradicionales. Esto ha obligado a las empresas a dar prioridad a la flexibilidad en la oficina y convertirla en una parte integral de vuestra estructura.

Cómo aportar flexibilidad a tu espacio de oficina

Todo, desde el número de empleados hasta el uso de las salas de reuniones y los escritorios, está en constante evolución en las organizaciones. Tu espacio de oficina debe adaptarse al mismo ritmo. Con un espacio de oficina flexible, no solo puedes satisfacer las necesidades cambiantes de tu negocio, sino también las de tus empleados. Entonces, ¿cómo puedes dotar de mayor flexibilidad a tu espacio de oficina?

Aprovecha los espacios abiertos

Según WeWork, los diseños de planta abierta y los espacios de descanso están en auge, mientras que las oficinas ejecutivas y las salas de reuniones están en declive. Esto no quiere decir que todo se esté haciendo a la vista de todos, pero sí apunta a una tendencia más amplia entre los empleados a valorar los espacios para reuniones improvisadas o colaboraciones informales.

Aunque los espacios abiertos suelen ser criticados por ser más ruidosos y distraer más, pueden aportar muchos beneficios si se aprovechan correctamente. Parte de su uso correcto consiste en disponer de la tecnología adecuada para facilitar estas conversaciones. En concreto, la Logitech Rally Board 65 ha sido una incorporación muy valiosa para estos espacios.

Rally Board 65, cuando se monta en un carro, te ofrece una solución de videoconferencia versátil y todo en uno que puedes trasladar sin esfuerzo a cualquiera de tus espacios abiertos, tanto si la necesitas para una sesión informal de intercambio de ideas como para celebrar una reunión ampliada del equipo. Cuando las necesidades de los empleados pueden cambiar en cualquier momento, es esencial contar con una herramienta que se adapte a esas necesidades.

Se instala una pizarra Rally Board 65 sobre un carrito en un espacio abierto junto a una mesa alta.

Se instala una pizarra Rally Board 65 sobre un carrito en un espacio abierto junto a una mesa alta.

Ahora bien, entendemos que los espacios abiertos pueden ser propensos al ruido y las distracciones. Pero aunque no podemos evitar que tus compañeros de trabajo pasen por delante de tu feed mientras buscan su quinta taza de café, sí podemos hacer que resulte menos molesto.

Por un lado, Rally Board 65 ofrece funciones de desenfoque de profundidad (nota: incluidas en una futura actualización de software) para que tus vídeos se centren exclusivamente en los asistentes a la reunión y no en los transeúntes. Y desde el punto de vista del audio, la tecnología RightSound 2 con inteligencia artificial ayuda a minimizar el ruido de fondo y a centrarse en la conversación real.

Las paredes no tienen por qué dictar dónde se lleva a cabo la colaboración. Puedes asegurarte de ello añadiendo Rally Board 65 a tus espacios abiertos.

Automatiza el proceso de reserva de escritorios y salas.

La flexibilidad tiene tanto que ver con las personas que trabajan en tu oficina como con el espacio físico de la misma. En otras palabras, la forma en que permites que las personas adapten su comportamiento es tan importante como la forma en que permites que tu oficina se adapte. Una de las formas en que las empresas satisfacen las necesidades de sus empleados es mediante el software de reserva de salas y escritorios.

Según Verified Market Research, alrededor del 60 % de las empresas utilizan soluciones de reserva de escritorios o salas. Además, CBRE informa de que el 64 % de las empresas consideran las soluciones de reserva de escritorios y salas como una de sus principales prioridades tecnológicas. ¿Por qué se ha convertido esto en una prioridad máxima? Porque los empleados quieren trabajar donde puedan rendir al máximo. Y esa ubicación puede cambiar de un día para otro o incluso de una hora a otra.

Mientras que antes las oficinas se organizaban por equipos, este enfoque flexible permite a las personas reunirse más fácilmente por proyecto o tipo de reunión, eligiendo la ubicación con las capacidades que mejor se adapten a sus necesidades. Con Logitech Desk Booking, los empleados tienen la libertad de reservar sus escritorios con antelación (a través de Logi Tune) y saber quién va a trabajar cerca y qué equipos están disponibles en cada ubicación.

Un vistazo a la experiencia de reserva de escritorios en la aplicación Logi Tune.

Un vistazo a la experiencia de reserva de escritorios en la aplicación Logi Tune.

Del mismo modo, Logitech Room Booking ofrece a los empleados una visión clara de qué salas de reuniones están disponibles y cuándo. Las personas y los equipos pueden elegir las salas en función de las necesidades de la reunión y la proximidad a sus escritorios. Por ejemplo, un equipo que pueda tener algunas incorporaciones de última hora a una reunión puede anticiparse a ese cambio reservando una sala más grande. O un equipo con reuniones esporádicas a lo largo del día puede elegir una sala pequeña en la que puedan entrar y salir cuando quieran.

Con la flexibilidad de elección, creas más propósito en la oficina. Los empleados no solo son más productivos, sino que también están más satisfechos con la confianza y la libertad que tú les das.

Escucha los datos

Si bien soluciones como Rally Board 65 y Logitech Desk Booking son factores clave para la flexibilidad, la única forma de incorporar verdaderamente la flexibilidad en los cimientos de tu organización es escuchar los datos que provienen de ellas.

¿Sabes cuándo vendrá la gente a la oficina? ¿Sabes adónde acude la gente cuando llega allí? Cuanto más sepas sobre lo que ocurre en la oficina a diario y semanalmente, mejor podrás satisfacer las necesidades de los equipos y las personas de toda tu organización. Con tus soluciones Logitech conectadas a Logitech Sync, puedes supervisar y realizar un seguimiento de esta información y mucho más.

Una vista de las métricas de uso del escritorio en el panel de control de Logitech Sync.

Una vista de las métricas de uso del escritorio en el panel de control de Logitech Sync.

La información superficial, como qué salas y escritorios se reservan con más frecuencia (y con menos) y en qué días, puede ayudarte a comprender qué es lo que buscan las personas en un espacio. Profundiza un poco más y podrás supervisar métricas como el porcentaje de capacidad de las salas para ver si realmente se están utilizando según lo previsto.

Añade información medioambiental como la temperatura, los niveles de CO2, las partículas en suspensión y los compuestos orgánicos volátiles (COV), que se pueden rastrear a través de los dispositivos Rally Board 65 y Logitech Spot, y podrás identificar posibles problemas relacionados con la salud de la sala. Esto puede ayudarte a explicar por qué ciertas habitaciones no se utilizan y a señalar soluciones que pueden ayudar a optimizarlas.

Los datos procesables son la clave de la flexibilidad, no los caprichos ni las conjeturas. Puede que no te dé todas las respuestas a lo largo del camino, pero te ayudará a tomar decisiones más rápidas que harán que tu oficina y tus empleados sean más productivos. De eso se trata la flexibilidad.

Cómo un espacio de oficina flexible crea valor real

Hay una razón por la que las organizaciones están dando prioridad a la flexibilidad en la oficina al volver al modelo de trabajo presencial. Porque cuando te centras en la flexibilidad de la oficina, suceden cosas buenas. Más concretamente, se ha demostrado que la flexibilidad mejora todos los aspectos siguientes:

Agilidad y adaptabilidad

El cambio es constante en el lugar de trabajo moderno, ya sea en la forma en que colaboramos o en las herramientas que utilizamos para hacerlo. Cuando tienes la capacidad de adaptarte a esos cambios de manera oportuna, no solo preparas a tu personal para el éxito, sino que les demuestras que valoras sus necesidades. 

Productividad y concentración

Si quieres que tu personal prospere en la oficina, debes proporcionar un entorno de trabajo que se adapte a sus estilos de trabajo. En una oficina flexible, puedes establecer un equilibrio entre quienes prefieren la privacidad y la tranquilidad (por ejemplo, con salas de reuniones y cabinas de trabajo) y quienes prefieren un entorno más abierto y colaborativo. 

Colaboración y creatividad

Las personas deben tener la libertad de colaborar cuando y donde quieran. Con un espacio de oficina que ofrece una variedad de espacios de colaboración, desde salas pequeñas hasta salas de conferencias y espacios abiertos, los empleados pueden encontrar fácilmente un espacio que se adapte a sus necesidades cuando y donde lo necesiten, en lugar de cuando les resulte más conveniente.

Bienestar de los empleados

Cuando demuestras tu capacidad para adaptar y mejorar continuamente tu espacio de trabajo, le estás mostrando a la gente que te preocupas por ellos. Establece un destino en el que la gente está deseando trabajar, en lugar de uno en el que se os obliga a trabajar. Dado lo polarizada que se ha vuelto la saga del regreso a la oficina, cuanto más puedas hacer para que cada visita a la oficina valga la pena, más apreciarán los empleados su situación laboral.

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El lugar de trabajo ha evolucionado y la adaptabilidad es la clave para mantenerse a la vanguardia. Los espacios de oficina flexibles van más allá de la estética: se trata de crear entornos que permitan a las personas colaborar, concentrarse y prosperar. Con herramientas como Logitech Desk Booking, Rally Board 65 y Sync, puedes asegurarte de que cada centímetro de tu oficina sea importante.

El futuro es impredecible. Pero al adoptar la flexibilidad, estás preparando tu negocio y a tu personal para lo que venga después. Así que, pongámonos manos a la obra, porque el espacio adecuado lo cambia todo.

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