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Invitar a las nuevas tecnologías a la reunión

La inteligencia artificial y el control por voz transformarán la experiencia de la sala de reuniones

Representación gráfica de reunión por vídeo

Una gran crisis social puede acarrear cambios imprevistos. A menudo la tecnología evolucionará rápidamente en respuesta a la crisis. ¿Qué cambios tecnológicos son probables durante el 2020 y posteriormente?

En el caso de la videoconferencia, que ha existido durante décadas, la adopción había ido en aumento de forma constante –hasta la crisis reciente: ahora parece que cada reunión de negocios se hace con Zoom, Google Meet o Microsoft Teams.

Otras dos tecnologías ya en uso durante años y que lentamente están ganando terreno son la inteligencia artificial y el control por voz. Aunque ambas tecnologías innovadoras han sido objeto de atención de los equipos de TI durante mucho tiempo, el interés por ellas se ha renovado a medida que las empresas buscan formas de mantener la seguridad en el lugar de trabajo y permitir que los empleados vuelvan a la oficina.

De hecho, analistas como Frost & Sullivan recomiendan a los responsables de TI que estudien de forma minuciosa, y específicamente para las reuniones, el control por voz, la inteligencia artificial (IA), la Internet de las Cosas (IoT) y otras tecnologías. Esta oportunidad de mejorar la eficiencia y la seguridad representa la "siguiente ola de innovación disruptiva"1 en las experiencias de reunión.

 

La inteligencia artificial tendrá un amplio impacto en las reuniones

Es probable que los beneficios de la IA para la gestión de salas de reuniones sean evidentes para los responsables en los ámbitos empresarial de recursos humanos, TI, edificios e instalaciones.

  • Los líderes empresariales quieren mejorar la seguridad de los empleados: si una sala diseñada para 12 se considera actualmente razonablemente segura para un máximo de seis personas (con una ocupación del 50%), ¿se respeta esa capacidad máxima? De lo contrario ¿se puede notificar a los encargados de las instalaciones para que tomen las medidas pertinentes?
  • Los encargados de los edificios quieren que el espacio se utilice eficientemente: ¿qué salas se utilizan mucho y cuáles no? ¿Es necesario crear más espacios de reunión reducidos o hacen falta más salas de conferencias grandes? ¿Hay plantas del edificio cuyas salas de reuniones siempre están vacías y plantas con salas que nunca están disponibles?
  • Los equipos de TI deben comprobar el funcionamiento de los dispositivos de las salas de reuniones: ¿qué soluciones están más solicitadas? ¿Cuáles no se utilizan y pueden reasignarse a otros espacios de reunión? ¿Están el software y el firmware actualizados, y los dispositivos conectados online y en funcionamiento?

Éste es el tipo de cuestiones que puede abordar la IA cuando los líderes de diversas áreas empresariales procuran hacer las reuniones más seguras y eficientes. Logitech Sync ofrece ahora la posibilidad de recopilar ese tipo de datos y suministrarlos en informes y paneles. Y esto es sólo el principio de los planes para Sync. 

 

Usar la voz para planificar y gestionar reuniones

No es de extrañar que el control por voz haya captado la atención de los analistas y los responsables empresariales y de TI. Decenas de millones de personas utilizan Amazon Echo, Google Nest y otros dispositivos de hogar inteligente para obtener respuestas a sus preguntas, accionar luces y electrodomésticos y, en general, para ahorrar tiempo y esfuerzos. En el mundo de los negocios, es fácil imaginar funciones de respuesta de voz añadidas a máquinas expendedoras, ascensores, sistemas de iluminación y, por supuesto, a salas de reuniones.

Anticipándose a esta tendencia, Logitech colabora con asociados como Amazon, Google y Microsoft para ofrecer experiencias de tipo "manos libres" para las sala de reuniones. Utilizando comandos de voz e inteligencia artificial, los empleados podrán iniciar y gestionar reuniones de forma fácil y rápida.

Por ejemplo, con soluciones Logitech para salas de reuniones para Zoom Rooms con Alexa for Business, es posible entrar en una sala de reuniones y decir: "Alexa, quiero entrar a la reunión". Simple y rápido, sin tener que pulsar botones, ni usar teclados. 

Asimismo, las soluciones Logitech para Google Meet incluyen ahora comandos "OK Google" que permiten usar la voz para entrar y salir de las reuniones por vídeo, marcar números de teléfono y mucho más.

Pronto ofreceremos también una integración con Cortana para soluciones Logitech para salas de reuniones para Microsoft Teams. Esta función permitirá a los participantes de las reuniones usar comandos de voz con Cortana de forma similar.

"Las organizaciones que salieron más airosas durante la última crisis continuaron invirtiendo al menos entre el 5% y el 7% de su gasto en TI para proyectos de innovación o     transformación".-Gartner2

El cambio es inevitable, especialmente ahora. Si bien el futuro es imposible de predecir, es indudable que tecnologías como la IA y el control por voz desempeñarán un papel aún más importante en el entorno laboral del futuro.

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1.“Post-pandemic Growth Opportunity Analysis of the Meetings Market”, Frost & Sullivan, junio de 2020.

2.“Preserving Your Digital Growth Investments During Economic Uncertainty”, Gartner, abril de 2020.

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