Artículo: Cómo organizar la reunión in situ definitiva

LO QUE SE DEBE HACER

Lo que se debe hacer: tener un objetivo empresarial claro

Los empleados deben llegar a su sitio sabiendo con exactitud lo que hay en la orden del día y el motivo.

Los objetivos de la reunión deben ser específicos y tangibles. Destaque cada uno de los objetivos en sesiones, debates y presentaciones para reforzarlos.

EJEMPLO: Si quiere trabajar en colaboración, evite las presentaciones individuales. En su lugar, pida a los equipos que se reúnan y presenten ideas de forma colectiva. No importa tanto el tema, si no el hecho de trabajar en equipo.

Lo que se debe hacer: Tomarse tiempo para la gestión importante

Es posible que algunos de los empleados más nuevos nunca hayan visto el interior del edificio, especialmente si su contratación tuvo lugar durante la pandemia. Como todo el mundo se encuentra en el mismo lugar, tienes la oportunidad de llevar a cabo algunas actividades de gestión importantes y divertidas, como las siguientes:

• Ofrezca retratos profesionales. Esta actividad es una gran forma de proporcionar una ventaja adicional a los empleados nuevos y veteranos.

• Haga el recorrido de rigor. Con un recorrido adecuado, los equipos externos no se sentirán tan intrusos. La oficina es la “base de operaciones”, por lo que las personas se deben sentir seguras al desplazarse por las oficinas centrales.

• Haga las presentaciones. Los teletrabajadores casi nunca coinciden en la misma sala que los ejecutivos de alto nivel. Si hay líderes de alta visibilidad en el sitio, preséntelos al equipo. 
  

• Celebre el éxito. Es difícil dar una palmadita en la espalda a distancia. Aproveche la oportunidad para honrar el trabajo duro, dar las gracias y presentar premios en persona.

SUGERENCIA: Todo lo anterior funciona como actividad de apertura.

Lo que se debe hacer: Fomentar la participación remota

En la era de la economía en cualquier lugar, las reuniones in situ deberían ser accesibles desde cualquier lugar. 

Lo sabemos. Está organizando una reunión in situ para reunir a todo el mundo en persona. Desafortunadamente, es posible que no sea factible para todos. Si ya ha invertido en herramientas de videocolaboración, utilícelas para garantizar que todos disfrutan de las mismas condiciones. 

Puede configurar su espacio para una reunión híbrida de la siguiente manera:

• Tenga a su disposición varias pantallas
  Utilice una pantalla para mostrar de forma constante a los asistentes virtuales y una pantalla secundaria para mostrar contenido relacionado con la reunión, como gráficos, vídeos y presentaciones de PowerPoint.

• Organice las mesas para el vídeo
  Organice las mesas y las cámaras para que todo el mundo esté dentro del encuadre. Si los asistentes virtuales necesitan ver al orador y a los participantes simultáneamente, use una cámara adicional.

• Proporcione una vista más nítida
  La cámara frontal de la sala es ideal para sesiones reducidas. En cambio, una barra de vídeo colocada sobre un soporte móvil es la mejor opción para espacios abiertos. Imagine el aspecto y el sonido que tendrá la actividad de la sala para los asistentes remotos. De este modo, podrá garantizar una experiencia más equitativa para todo el mundo.

• Capture el audio
  Coloque micrófonos adicionales de forma estratégica alrededor de la sala. Así, los asistentes virtuales no perderán el hilo de la conversación. Además, también se bloqueará el ruido ambiental de fondo.

• Prepárese para las dificultades técnicas
  Trabaje con el equipo de TI con antelación para evitar los problemas técnicos habituales, como la conectividad wifi y la implementación del sistema de vídeo.

LO QUE NO SE DEBE HACER

Lo que no se debe hacer: Renunciar a la autoridad

Trate de no salirse del papel de "jefe" para ser "uno más del equipo". El equipo le buscará para que les oriente durante la reunión, al igual que confían en su liderazgo de la empresa.

Use su posición como líder para gestionar y guiar las actividades de la reunión, así como modelar la participación y promover la interacción. 

Lo que no se debe hacer: Incluir formación de equipos competitiva

¿Qué es peor que la diversión obligatoria? La competición obligatoria disfrazada de diversión. 

La formación de equipos competitiva no tiene cabida en el lugar de trabajo corporativo. Puede crear cohesión y conexión sin enfrentar a los empleados.

A continuación, le detallamos actividades de formación de equipos que fomentan la unión:

• Iniciativas humanitarias (crear una casa)

• Cocinar y disfrutar de la comida en grupo (es posible que deba hacerse en grupos reducidos) 

• Juegos de escape donde hay que colaborar para resolver un problema o enigma

A continuación, le detallamos actividades de formación de equipos que hay que evitar:

• Carreras de coches 

• Laser tag

• Paintball 

• Juegos al estilo olímpico (tira y afloja o carreras de relevos)

El mantra del equipo en las instalaciones debe ser “todos para uno” y no “uno contra todos”.

Una reunión in situ óptima se planifica con un propósito en mente

“Una reunión in situ óptima es una combinación de programación dividida entre inspiración, diversión en equipo, colaboración y planificación, aproximadamente en partes iguales”. - Hayley Nelson, directora global de marketing B2B, Logitech 

Con un propósito en mente y los objetivos intencionales establecidos, es posible planificar una reunión exitosa. 

Cassie LaMere es la fundadora de Cassie LaMere Events, una agencia que ha planificado reuniones de equipo para empresas de Fortune 500. Según Cassie, una reunión bien planificada es una gran oportunidad para reforzar los estándares y las ideas de la marca.

“Es probable que el equipo publique sobre su experiencia en las redes sociales, por lo que hay que tratarlo como una oportunidad para llegar a los clientes actuales y futuros, así como a posibles nuevas contrataciones”, afirma. “Además, una reunión intencionada es un buen momento para que el equipo cree conexiones más significativas, ya sea en persona o virtualmente”.

Esta es tu oportunidad de reunir a todo el mundo en la oficina. Tanto si ha reinventado su espacio como si no, es su oportunidad de dar la bienvenida a casa al equipo. Es el momento de conectar con nuevos empleados, celebrar el buen trabajo y dirigir al equipo hacia adelante.