Artículo: Cómo organizar la reunión in situ definitiva

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Reunión in situ en un entorno abierto e informal

¿Planea una reunión externa? Un momento.

Le explicamos el porqué. En el pasado, la oficina era el lugar donde los empleados se reunían diariamente para trabajar. Por el contrario, las reuniones externas ofrecieron una oportunidad para que los empleados se alejaran de la rutina diaria, dedicaran tiempo a la planificación estratégica y establecieran vínculos con sus compañeros de equipo fuera del entorno de trabajo habitual.

Las circunstancias han cambiado. Hoy en día, el 53 % de los empleados espera seguir trabajando en una modalidad híbrida de forma indefinida, mientras que el 23 % espera una modalidad completamente remota, según Gallup. A estos empleados, las reuniones en persona les resultan extrañas, pues la manera en la que la gente se reune a diario es a través del vídeo.

Con esta información podría plantearse la posibilidad de celebrar la próxima reunión de equipo en lo que puede parecer el lugar menos lógico para una ubicación externa: la oficina.

En la era del trabajo desde cualquier lugar, la oficina es el nuevo exterior.

Las reuniones de equipo en persona nunca han sido tan importantes. Muchos trabajadores apenas se han visto desde 2020 y algunos no se han visto nunca en persona. Organizar una reunión de equipo, tanto en el sitio como fuera de él, es una gran forma de volver a reunir al equipo, a nivel físico, mental y emocional.

¿Por qué celebrar la reunión en la oficina y no en un hotel de lujo? En primer lugar, reúne a todo el mundo bajo un mismo techo. Antes de que llegasen la pandemia y el trabajo híbrido, las personas tenían más posibilidades de interacción orgánica con los compañeros de trabajo externos al departamento. Al volver a la oficina, se ofrece a los equipos la oportunidad de conocer caras nuevas y conectar con personas con las que normalmente no interactúan de forma virtual. 

Al celebrar la reunión en las instalaciones, los nuevos empleados tienen la oportunidad de explorar las oficinas centrales, así como de ocuparse de las tareas de gestión en persona, abordar temas delicados, trabajar y jugar un poco, además de crear cohesión de equipo, al ritmo que usted marque y bajo sus condiciones.

Sin embargo, ¿cómo se organiza con éxito una reunión de equipo que logre todos estos objetivos y más? Utilice las siguientes recomendaciones para planificar la reunión in situ definitiva en la era del trabajo híbrido.

LO QUE SE DEBE HACER

Lo que se debe hacer: tener un objetivo empresarial claro

Los empleados deben llegar a su sitio sabiendo con exactitud lo que hay en la orden del día y el motivo.

Los objetivos de la reunión deben ser específicos y tangibles. Destaque cada uno de los objetivos en sesiones, debates y presentaciones para reforzarlos.

EJEMPLO: Si quiere trabajar en colaboración, evite las presentaciones individuales. En su lugar, pida a los equipos que se reúnan y presenten ideas de forma colectiva. No importa tanto el tema, si no el hecho de trabajar en equipo.

Lo que se debe hacer: centrarse en la conexión con los empleados

Según Keith Ferrazzi, autor de Never Eat Alone y Who’s Got Your Back?, los libros más vendidos del New York Times, las reuniones se deben reservar para momentos centrados en la celebración y la unión, así como en temas más profundos, complejos o emotivos que no se prestan a las videollamadas. Ferrazzi afirma que este es el propósito adecuado de las reuniones en persona.

Aproveche estas oportunidades para centrarse en aspectos que importan a todo el mundo, independientemente del cargo, la experiencia o la antigüedad, como respetar los límites, mejorar la comunicación o lograr una mejor integración de la vida laboral y personal. 

La reunión debe entusiasmar e inspirar. Si tiene dudas sobre los temas que más importan a su equipo, pregunte.

Lo que se debe hacer: tomarse tiempo para la gestión imporante

Es posible que algunos de los empleados más nuevos nunca hayan visto el interior del edificio, especialmente si su contratación tuvo lugar durante la pandemia. Como todo el mundo se encuentra en el mismo lugar, tiene la oportunidad de llevar a cabo algunas actividades de gestión importantes y divertidas, como las siguientes:

  • Ofreczca retratos profesionales. Esta actividad es una gran forma de proporcionar una ventaja adicional a los empleados nuevos y veteranos.
  • Haga el recorrido de rigor. Con un recorrido adecuado, los equipos externos no se sentirán tan intrusos. La oficina es la “base de operaciones”, por lo que las personas se deben sentir seguras al desplazarse por las oficinas centrales.
  • Haga las presentaciones. Los teletrabajadores casi nunca coinciden en la misma sala que los ejecutivos de alto nivel. Si hay líderes de alta visibilidad en el sitio, preséntelos al equipo. 
  • Celebre el éxito. Es difícil dar una palmadita en la espalda a distancia. Aproveche la oportunidad para honrar el trabajo duro, dar las gracias y presentar premios en persona.

SUGERENCIA: todo lo anterior funciona como actividad de apertura.

Lo que se debe hacer: equilibrar el trabajo y la diversión

Una reunión será aburrida y contraproducente si se centra únicamente en el trabajo y no hay nada de diversión. 

Ofrezca al equipo tiempo y espacio para reunirse, lejos de los confines de la oficina. No estamos hablando de actividades de formación de equipos o de “diversión obligatoria” (otra expresión para decir lo mismo). La diversión obligatoria es de todo menos divertida.

Una hora feliz, una comida o incluso una sesión grupal de yoga deberían ser suficientes. Ofrezca a las personas oportunidades para socializar.

INFORMACIÓN: el aislamiento en el lugar de trabajo provoca el descarrilamiento de la productividad y uno de cada tres teletrabajadores afirma sentirse desconectado. Facilite oportunidades de diversión a sus equipos para que conecten.

Lo que se debe hacer: fomentar la participación remota

En la era de la economía en cualquier lugar, las reuniones in situ deberían ser accesibles desde cualquier lugar. 

Lo sabemos. Está organizando una reunión in situ para reunir a todo el mundo en persona. Desafortunadamente, es posible que no sea factible para todos. Si ya ha invertido en herramientas de videocolaboración, utilícelas para garantizar que todos disfrutan de las mismas condiciones

Puede configurar su espacio para una reunión híbrida de la siguiente manera:

  • Tenga a su disposición varias pantallas
    Utilice una pantalla para mostrar de forma constante a los asistentes virtuales y una pantalla secundaria para mostrar contenido relacionado con la reunión, como gráficos, vídeos y presentaciones de PowerPoint.
  • Organice las mesas para el vídeo
    Organice las mesas y las cámaras para que todo el mundo esté dentro del encuadre. Si los asistentes virtuales necesitan ver al orador y a los participantes simultáneamente, use una cámara adicional.
  • Proporcione una vista más nítida
    La cámara frontal de la sala es ideal para sesiones reducidas. En cambio, una barra de vídeo colocada sobre un soporte móvil es la mejor opción para espacios abiertos. Imagine el aspecto y el sonido que tendrá la actividad de la sala para los asistentes remotos. De este modo, podrá garantizar una experiencia más equitativa para todo el mundo.
  • Capture el audio
    Coloque micrófonos adicionales de forma estratégica alrededor de la sala. Así, los asistentes virtuales no perderán el hilo de la conversación. Además, también se bloqueará el ruido ambiental de fondo.
  • Prepárese para las dificultades técnicas
    Trabaje con el equipo de TI con antelación para evitar los problemas técnicos habituales, como la conectividad wifi y la implementación del sistema de vídeo.

Lo que se debe hacer: solicitar opinión

Solicite opinión honesta cuando termine la reunión. Explique al equipo que las respuestas son anónimas y esenciales a la hora de planificar futuras reuniones. 

Plantéese la posibilidad de llevar a cabo un debate como parte de la actividad de cierre, ya que es una forma excelente de ser creativos como equipo, intercambiar ideas sin restriccciones y soñar en grande.

SUGERENCIA: no soprendas a los asistentes con una sesión de opiniones. Infórmeles de que habrá tiempo para un debate abierto sobre lo que ha funcionado y lo que se puede mejorar. Asegúrese de añadir el debate a la orden del día para que el equipo prepare sus reflexiones.

LO QUE NO SE DEBE HACER

Lo que no se debe hacer: renunciar a la autoridad

Trate de no salirse del papel de "jefe" para ser "uno más del equipo". El equipo le buscará para que les oriente durante la reunión, al igual que confían en su liderazgo de la empresa.

Use su posición como líder para gestionar y guiar las actividades de la reunión, así como modelar la participación y promover la interacción.

Lo que no se debe hacer: invitar al universo

Si invita a todo el mundo, creará una reunión difícil de gestionar que puede diluir las conversaciones significativas, causar distracciones y, como resultado, paralizar las decisiones.

Según Neda Mansoorian, cofundadora y CEO de Leviti, Inc., una empresa de investigación y planificación de eventos, menos es más. 

“Hemos realizado estudios exhaustivos sobre el poder de las reuniones pequeñas y frecuentes o microeventos”, afirma Neda. “En las salidas diurnas de una a tres horas de duración, se aprende algo nuevo y real sobre los demás. Dichas salidas conducen a una conexión enrarecida y significativa”. 

Sea crítico a la hora de decidir quién debe estar en la sala, virtualmente o en persona. Los asistentes deben beneficiarse directamente de las actividades de la reunión in situ o contribuir a ellas. 

En el caso de las personas que solo verían el material de la reunión como "interesante", plantéese eliminarlos de la lista de invitados y compartir con ellas una grabación de vídeo más adelante.

Lo que no se debe hacer: incluir formación de equipos competitiva

¿Qué es peor que la diversión obligatoria? La competición obligatoria disfrazada de diversión. 

La formación de equipos competitiva no tiene cabida en el lugar de trabajo corporativo. Puede crear cohesión y conexión sin enfrentar a los empleados.

A continuación, le detallamos actividades de formación de equipos que fomentan la unión:

  • Iniciativas humanitarias (crear una casa)

  • Cocinar y disfrutar de la comida en grupo (es posible que deba hacerse en grupos reducidos) 

  • Juegos de escape donde hay que colaborar para resolver un problema o enigma

A continuación, le detallamos actividades de formación de equipos que hay que evitar:

  • Carreras de coches 

  • Laser tag

  • Paintball 

  • Juegos al estilo olímpico (tira y afloja o carreras de relevos)

El mantra del equipo en las instalaciones debe ser “todos para uno” y no “uno contra todos”.

Lo que no se debe hacer: poner a las personas en un aprieto

Hay que informar a oradores y presentadores con antelación. Si pone a las personas en un aprieto, es posible que sientan resentimiento y vergüenza, por lo que se reducirá la moral y se inhibirá la participación.

La reunión dará cabida a un amplio abanico de personalidades. Tenga presente que las personas introvertidas pueden necesitar más tiempo de preparación antes de sentirse lo suficientemente seguras para dirigirse al grupo o presentar ideas.

Responda favorablemente a quienes participan con naturalidad para fomentar la interacción. Al proporcionar al equipo un espacio seguro donde las opiniones e ideas son bienvenidas, dará lugar a un entorno en el que habrá más probabilidades de que los asistentes callados se expresen.

SUGERENCIA: si quiere que alguien presente en el último minuto, hable con dicha persona. Si no se siente cómoda a la hora de improvisar, le puede sugerir que cree una presentación de vídeo para distribuir al equipo.

Una reunión in situ óptima se planifica con un propósito en mente

“Una reunión in situ óptima es una combinación de programación dividida entre inspiración, diversión en equipo, colaboración y planificación, aproximadamente en partes iguales”. - Hayley Nelson, directora global de marketing B2B, Logitech. 

Con un propósito en mente y los objetivos intencionales establecidos, es posible planificar una reunión exitosa. 

Cassie LaMere es la fundadora de Cassie LaMere Events, una agencia que ha planificado reuniones de equipo para empresas de Fortune 500. Según Cassie, una reunión bien planificada es una gran oportunidad para reforzar los estándares y las ideas de la marca.

“Es probable que el equipo publique sobre su experiencia en las redes sociales, por lo que hay que tratarlo como una oportunidad para llegar a los clientes actuales y futuros, así como a posibles nuevas contrataciones”, afirma. “Además, una reunión intencionada es un buen momento para que el equipo cree conexiones más significativas, ya sea en persona o virtualmente”.

Esta es tu oportunidad de reunir a todo el mundo en la oficina. Tanto si ha inventado su espacio como si no, es su oportunidad de dar la bienvenida a casa al equipo. Es el momento de conectar con nuevos empleados, celebrar el buen trabajo y dirigir al equipo hacia adelante. 

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