Mise en place d'un espace de visioconférence

MEILLEURES PRATIQUES

ÉCRAN

ÉCRAN SIMPLE, DOUBLE ÉCRAN OU ÉCRANS MULTIPLES

Les petites salles de réunion peuvent disposer d'un seul écran plat. S'il y a de la place pour un écran supplémentaire, l'un des écrans peut être utilisé pour afficher les participants distants tandis que l'autre peut être dédié au contenu partagé. Cette disposition est particulièrement utile dans les grandes salles pour que les personnes les plus éloignées des écrans puissent facilement voir le contenu partagé.

 

Autre avantage de l'utilisation de deux écrans: il est possible de placer une caméra PTZ à hauteur des yeux entre les deux écrans. Avec un seul écran, la caméra est généralement placée soit juste en dessous soit juste au-dessus de l'écran.

TAILLE DE L'ÉCRAN

Dans l'idéal, l'écran doit être suffisamment large pour que tous les participants à la réunion puissent facilement voir le contenu partagé, et proportionné par rapport à la table de la salle et à l'espace de réunion. Un écran optimal permettra d'afficher aussi bien les images de la caméra que celles du contenu à des résolutions et une taille rendant le texte lisible. Pour déterminer la taille optimale de l'écran, il faut mesurer la distance entre le mur sur lequel l'écran sera monté et la position du siège le plus éloigné. Divisez par 4 la distance entre l'écran et le siège le plus éloigné, et vous obtiendrez la hauteur minimale recommandée pour l'écran. Si vous multipliez la hauteur de l'écran par 1,8, vous obtiendrez la longueur de la diagonale, qui est la dimension fournie pour les tailles d'écran. Il arrive qu'une taille supérieure soit préférable, et c'est là qu'on peut avoir une certaine latitude. Toutefois, la méthode décrite plus haut donne en principe de bons résultats.

 

OPTIONS DE MONTAGE

Sélectionnez une option de montage de l'écran en fonction des contraintes et des préférences s'appliquant à l'espace de réunion. Dans les salles de conférence plus importantes, le ou les écrans sont généralement montés sur un mur pour davantage de professionnalisme et une visibilité accrue pour l'intégralité des participants autour de la table.

Lorsqu'un seul écran est monté sur un mur, le centre de l'écran doit être aligné avec le centre du mur et la table. Les installations comportant deux écrans peuvent être disposées horizontalement ou verticalement. Dans le cas d'un montage horizontal, placez les écrans de façon à ce que le centre de la table soit aligné sur l'espace entre les deux écrans. Pour les installations verticales, suivez les mêmes règles que les installations comportant un seul écran.

Gardez à l'esprit le positionnement de la caméra au moment de placer les écrans. Si la caméra est installée trop haut ou trop bas, le rendu des personnes présentes dans la pièce est imparfait. De même, les écrans trop larges, trop hauts ou trop bas peuvent donner une image manquant de naturel aux participants distants lorsque les personnes présentes dans la pièce regardent les écrans. La position optimale pour la caméra et les écrans est celle qui permet d'établir un contact visuel simple et naturel pour tous les participants à la réunion.

Si un seul individu est appelé, son visage doit se trouver dans le tiers supérieur de l'image. C'est pour cette raison que le montage de la caméra au-dessus de l'écran génère une expérience plus naturelle pour ces types d'appels. Si de l'autre côté, un groupe de personnes a tendance à occuper la majeure partie, voire la totalité de l'écran, un montage de la caméra au-dessus ou en dessous de l'écran donnera à peu près le même résultat. N'oubliez pas que la meilleure expérience est celle qu'on obtient lorsque la caméra est la plus proche possible du niveau des yeux. La hauteur des yeux dépend des sièges installés dans la pièce, mais pour un siège standard, elle se situe entre 116-127 cm (46-50 po) en moyenne. Cela signifie, en cas de montage de la caméra en dessous de l'écran, qu'il faut garder à l'esprit que l'écran doit être placé plus haut sur le mur. Le fonctionnement dans un espace dépend des souhaits des utilisateurs pour la salle. Lorsque la caméra se trouve au-dessus de l'écran, le bas de l'écran doit être aussi près que possible de la hauteur de la surface de la table. Dans la plupart des cas, la surface supérieure d'une table de salle de conférence standard se trouve à une hauteur de 76 cm (30 po). Cette configuration place en général la caméra au-dessus du niveau des yeux, mais offre une meilleure expérience.

 

CHARIOTS POUR LES ÉCRANS 

Les chariots mobiles peuvent ajouter portabilité et flexibilité aux lieux où se tiennent les visioconférences. Un chariot mobile peut contenir un système complet, et être déplacé dans des espaces ouverts ou différentes pièces en nécessitant seulement un câble d'alimentation et une prise réseau pour communiquer avec l'extérieur. Les chariots statiques peuvent être une bonne option lorsqu'il est impossible ou peu pratique d'installer des écrans ou d'autres équipements de manière définitive. Qu'il soit mobile ou fixe, un chariot convenable offre en principe des options de montage solides, des aménagements pour la gestion des câbles et une conception robuste et fonctionnelle.

Recherchez une solution de chariot offrant des supports en option et des options de montage simples pour la caméra, les ordinateurs, les haut-parleurs, la télécommande de la salle de réunion, les multiprises et d'autres accessoires. Le chariot Heckler AV, par exemple, est équipé d'un support MeetUp en option permettant de fixer en toute sécurité le dispositif directement sur le chariot, pour un rendu net et esthétique, et la maîtrise des câbles.

Heckler Design propose un chariot audiovisuel avec support Logitech MeetUp en option

 

Il existe des chariots audiovisuels pour les écrans simples ou double, avec un espace de rangement pour les accessoires et des systèmes de montage pour les dispositifs, notamment l'ordinateur. Lors de l'installation de composants qui dégagent de la chaleur pendant leur fonctionnement (par exemple, les ordinateurs), assurez-vous que la ventilation est adéquate. Lorsque vous déployez un chariot audiovisuel destiné à rester dans une salle, prenez en compte la forme des pieds et des roulettes, pour permettre un déplacement aisé dans tout l'espace de réunion. Il se peut que vous envisagiez d'acquérir des dispositifs servant à fixer l'équipement au chariot, notamment des verrous Kensington et des verrous en option pour les tiroirs et les portes des rangements.

 

PARAMÈTRES

Les paramètres d'affichage déterminent les caractéristiques essentielles de la vidéo que vous voyez à l'écran, notamment la résolution de l'affichage, la saturation des couleurs et la luminosité/le contraste. Les paramètres doivent être vérifiés et ajustés si nécessaire lors de l'installation, avant la première visioconférence en direct. En règle générale, les écrans ont par défaut de nombreux paramètres qui traitent les éléments vidéo et audio pour les optimiser pour la télévision. Ces paramètres doivent être désactivés ou être réglés à leur niveau minimum s'il n'existe aucune option pour les désactiver, et ce, pour garantir le meilleur fonctionnement des éléments vidéo et audio possible. S'il existe un paramètre vidéo nommé "Mode de jeu", il s'agit généralement de la configuration vidéo présentant les meilleures performances et demandant le moins de traitement.

 

ÉCRANS INTERACTIFS 

Les écrans interactifs sont des écrans vidéo tactiles. Pour les agencements de salles conçues pour accueillir des réunions de réflexion avec utilisation de tableaux blancs, un affichage interactif permet aux utilisateurs de numériser leurs notes, illustrations et autres travaux, ce qui permet une meilleure collaboration en temps réel et un enregistrement pour un accès ultérieur.

Il est possible d'utiliser un écran interactif compatible vidéo dans le cadre de la collaboration en interne, ainsi que pour des visioconférences avec des participants à distance. Plusieurs plates-formes de vidéoconférences sur le cloud prennent désormais en charge les écrans interactifs pour les annotations en temps réel et le partage de contenu, ou même en tant que contrôleur de réunion. Zoom Rooms, par exemple, permet à l'utilisateur, d'un simple clic sur l'écran d'annoter, de dessiner, de mettre en évidence, d'effacer et d'enregistrer un contenu vidéo dans le cloud Zoom.

CAMÉRA

L'élément principal de tout système ConferenceCam est la caméra elle-même. La caméra doit être positionnée à une hauteur, une distance et un angle de vue optimaux afin de voir tout le monde dans la pièce.

Le champ de vision détermine la capacité d'affichage d'un côté à l'autre de l'objectif de la caméra. Cette spécification varie en fonction des solutions de vidéoconférence Logitech:

Le champ de vision de chaque objectif Logitech est conçu pour offrir des performances optimales dans l'environnement auquel il est destiné. Le champ de vision diagonal très large de 120° proposé par MeetUp offrant une faible distorsion, par exemple, est idéal pour les salles de réunion dans lesquelles les participants sont assis relativement près de l'écran et de la caméra.

 

ANGLE

La position idéale de la caméra est au niveau des yeux, ce qui permet l'orientation la plus naturelle pour une collaboration en face à face. Les performances visuelles peuvent être diminuées si une caméra est positionnée trop haut (ou trop bas) par rapport aux participants à la réunion.

Le placement d'une caméra au niveau des yeux peut être difficile à mettre en œuvre lorsqu'un seul écran est utilisé et lorsque la caméra doit être positionnée juste au-dessus ou au-dessous de ce dernier. Pour vous permettre de résoudre ce problème, toutes les caméras ConferenceCam Logitech sont équipées de fonctions de panoramique et d'inclinaison motorisées qui peuvent vous aider à ajuster et à régler l'angle de vision.

 

DISTANCE

Une certaine distance est nécessaire pour tirer le meilleur parti du champ de vision d'une caméra et s'assurer que tout le monde est dans le cadre. Comme le montrent les diagrammes ci-dessous, l'astuce consiste à placer les sièges de façon à exploiter tout le potentiel de la caméra. Les tables de conférence conçues avec une extrémité plus large que l'autre (comme un triangle ou une forme trapézoïdale) peuvent aider à inclure davantage de personnes dans le champ de la caméra.

Audio

Outre une qualité vidéo exceptionnelle, un son hautement intelligible est indispensable au succès d'une visioconférence. Chaque solution de visioconférence Logitech offre les deux options.

MeetUp, Connect et BCC950 sont des systèmes tout en un équipés d'un haut-parleur et de microphones. À l'origine, MeetUp fonctionne sur un rayon de 2,4 m (8 pi) de diamètre, et ce rayon peut être étendu de 91 cm (3 pi) grâce à une extension microphones à partir de l'endroit où cette dernière est placée. Connect offre une portée 50 % plus large avec un rayon de 1,80 m (6 pieds). Le système BCC950 est équipé d'un haut-parleur omnidirectionnel et d'un micro d'une portée de 1,20 m (4 pieds) de rayon.

GROUP permet aux participants à la conférence de discuter dans un diamètre de 3 m (10 pi) autour du haut-parleur et d'être entendus si distinctement que les participants distants ont l'impression d'être dans la même pièce. Des extensions microphones en option peuvent étendre la zone de discussion de 6 m (20 pi) à 8,5 m (28 pi), pour que chaque personne assise plus loin du haut-parleur du téléphone puisse être clairement entendue.

Rally optimise les performances audio et la flexibilité grâce à des modules de micro capables de reproduire de manière remarquable le son naturel d'une conversation. Chaque module de micro contient plusieurs éléments Beamforming et la technologie RightSound™ qui se concentrent sur les intervenants actifs tout en éliminant automatiquement toute distraction acoustique. Jusqu'à sept modules de micro peuvent fonctionner ensemble pour assurer une couverture audio constante de chaque siège dans les grands espaces de réunion.

 

POSITIONNEMENT DU MICROPHONE

Avec une portée acoustique de 1,20 m (4 pi), jusqu'à quatre utilisateurs BCC950 bénéficient de la meilleure performance audio qui soit une fois assis à proximité du dispositif tout en un. Le système Connect offre les meilleurs résultats audio lorsque 1 à 6 participants sont assis dans un rayon de 1,80 mètre (6 pieds) du dispositif.

MeetUp est doté de trois micros Beamforming d'une portée de 2,4 m (8 pieds) qui captent le son dans la direction vers laquelle ils sont orientés. MeetUp ne peut pas capter le son derrière lui et il doit donc être positionné face aux personnes présentes dans la salle. L'extension microphones omnidirectionnelle en option fournit une portée d'un diamètre de 1 m (3 pieds) depuis son emplacement.

GROUP propose un haut-parleur en duplex intégral qui offre une expérience audio à 360° centrée sur la table grâce à quatre microphones omnidirectionnels. La technologie Beamforming permet de se concentrer sur la parole dans un rayon de 3 m (ou 10 pi) [ou 8,5 m (28 pi) avec les extensions microphones en option].

Chaque module de micro Rally offre une clarté exceptionnelle pour les conversations dans un rayon de 2,30 m (7,5 pi), ce qui permet de desservir efficacement jusqu'à 10 personnes.  Des modules de micro supplémentaires peuvent être ajoutés en toute simplicité pour étendre la couverture audio et offrir un accès pratique aux commandes de mise en sourdine.

CONSEILS EN TERMES D'ACOUSTIQUE

Quelle que soit la qualité d'un système audio, chaque espace physique a des caractéristiques acoustiques intrinsèques dont il est possible de gérer la plupart. Ce sont les types de matériaux utilisés pour la construction des salles et du mobilier qui ont le plus fort impact sur l'acoustique des salles. Essayez d'éviter les pièces présentant des surfaces réfléchissantes telles que le verre, le métal, la pierre ou des matériaux durs de même type. Les matières de ce type ont tendance à augmenter la réverbération du son, ce qui peut compromettre la qualité audio. Les fenêtres en verre peuvent laisser entrer les bruits extérieurs et distraire les personnes présentes dans la pièce et l'interlocuteur de l'appel.

Les dalles de plafond acoustiques peuvent être très efficaces pour absorber le son et réduire les effets de l'écho et de la réverbération. Les dalles insonorisantes suspendues au plafond représentent une alternative efficace.

Les tapis sont des matériaux de revêtement de sol idéaux car ils absorbent le son et réduisent efficacement la réverbération du son. Généralement, les matériaux les plus souples et lisses absorbent mieux les sons.

Les panneaux insonorisants peuvent être utilisés pour absorber le son et réduire les réverbérations indésirables. En général, plus la surface couverte est importante, mieux c'est. Complétez l'absorption acoustique des panneaux insonorisants en plaçant des "bass traps" dans les coins de la pièce pour des résultats optimaux en cas de problèmes de basse fréquence.