Come aumentare il coinvolgimento nelle riunioni ibride

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Una persona partecipa a una riunione ibrida da una scrivania in un ufficio mentre altri partecipanti appaiono su un monitor del computer.

Il dipendente medio trascorre poco più di 11 ore a settimana in riunioni. Questa cifra varia in base a diversi fattori come il ruolo, le dimensioni dell'azienda e il settore. Ma quando trascorri più di un quarto della tua settimana lavorativa in videochiamate o in sale riunioni, quel tempo non può essere sprecato. Mantenere i partecipanti alle riunioni coinvolti è imperativo, soprattutto quando la maggior parte delle riunioni ha un mix di partecipanti in presenza e virtuali.

E con il 64,4% delle organizzazioni che operano in un modello ibrido, diventa imperativo creare interazioni fluide e inclusive, colmando anche il divario tra i partecipanti in presenza e quelli remoti. Ecco sette modi per aumentare il coinvolgimento nelle riunioni ibride:

1. Stabilisci un'agenda chiara e definisci i ruoli

Prima di tutto: prepara il terreno per il coinvolgimento. Questo inizia con la creazione di un'agenda chiara e la sua distribuzione ai partecipanti in anticipo per informare i partecipanti sui punti di discussione e sugli argomenti che richiederanno collaborazione. Inoltre, assegna ruoli come facilitatore o annotatore per incoraggiare il coinvolgimento attivo di tutti i partecipanti. Secondo il software di tracciamento del tempo My Hours, il 79% dei dipendenti afferma che un'agenda chiara crea riunioni più produttive.

2. Dai priorità a opportunità di partecipazione e accessibilità uguali.

Ruota i turni di parola tra i partecipanti in presenza e quelli remoti per evitare che un gruppo domini e creare un ambiente di inclusività. Utilizza strumenti di sondaggio o app di collaborazione virtuale per favorire input e coinvolgimento anonimi. Incoraggia i partecipanti virtuali a utilizzare strumenti di reazione come alzare la mano o emoji per segnalare il loro input.

Un altro modo per dare priorità all'accessibilità è condividere note collaborative in tempo reale (ad es. Google Docs) in modo che tutti, indipendentemente dalla posizione, possano rimanere sulla stessa lunghezza d'onda. Condividi schermi e presentazioni visibili a tutti i partecipanti e mantieni le diapositive visive concise e coinvolgenti.

3. Utilizza tecnologie intelligenti per l'inclusività.

Investi in attrezzature di videoconferenza di qualità, insieme a strumenti alimentati da intelligenza artificiale, per colmare le lacune comunicative tra partecipanti virtuali e in presenza e garantire che tutti i partecipanti si sentano ugualmente coinvolti. 

La suite di soluzioni per videoconferenze di Logitech, inclusi MeetUp 2, la famiglia Rally Bar, Rally Board 65, Rally AI Camera e Rally AI Camera Pro, offre visuali intelligenti per garantire che i partecipanti virtuali rimangano connessi visivamente. Queste soluzioni presentano RightSight 2, una tecnologia guidata dall'IA che ottimizza l'inquadratura dei partecipanti e l'elaborazione delle immagini per fornire visuali chiare e interazioni più coinvolgenti, da persona a persona.

RightSight 2 offre:

  • Vista Griglia, che ingrandisce automaticamente i singoli partecipanti, garantendo una rappresentazione equa per tutti.

  • Vista Relatore, che si concentra sul relatore attivo in primo piano, mentre un'inserzione in picture-in-picture mostra l'intera stanza per un contesto migliore.

  • Vista Gruppo, che inquadra tutti nella sala riunioni collettivamente.

  • Zona della Telecamera, che elimina le distrazioni visive determinando chi dovrebbe e chi non dovrebbe essere inquadrato in base alla zona preimpostata.

Queste visuali offrono immagini cristalline che rendono tutte le interazioni personali, favorendo un migliore coinvolgimento per i partecipanti alle riunioni sia in loco che remoti.

4. Investi in audio di alta qualità

Un sondaggio Lightyear ha rilevato che il 73% dei dipendenti afferma di affrontare problemi audio e video durante le riunioni. Investire in tecnologia affidabile che garantisca audio senza interruzioni per team ibridi. Sebbene il video sia importante, una riunione si fermerà se i partecipanti non possono sentire e farsi sentire dagli altri partecipanti. Gli ingressi audio chiari sono anche importanti per abilitare le trascrizioni automatiche, che migliorano l'accessibilità nelle riunioni ibride. 

Logitech ha più di 40 anni di maestria audio, e tutti i dispositivi Logitech utilizzano RightSound 2 guidato dall'IA per portare chiarezza alle voci ed eliminare le distrazioni. Per sale riunioni più grandi, estendi l'audio più in profondità nello spazio utilizzando Mic Pods o una telecamera da tavolo, Logitech Sight, in modo che la voce di tutti venga sentita anche sul retro della stanza.

Per spazi più grandi e di alto valore come uno spazio multifunzionale o uno spazio eventi, considera un sistema modulare di potenti telecamere, microfoni e suono in modo da poter personalizzare l'impostazione e il posizionamento per adattarsi meglio e rimanere flessibili all'uso di quella stanza. La Rally AI Camera e la AI Camera Pro di Logitech supportano questi dispiegamenti modulari catturando l'azione dalla parte anteriore, posteriore o anche dai lati dello spazio, e lavorano insieme all'audio del sistema Rally o ai fornitori DSP per essere facilmente personalizzati per il tuo spazio.

5. Incorpora attività adatte all'ibrido

Inizia le riunioni con attività interattive di rompighiaccio che i partecipanti, sia in presenza che virtuali, possono facilmente apprezzare, come sondaggi virtuali (Qual è il tuo trucco di produttività preferito?) e giochi di trivia rapidi in cui i partecipanti possono condividere le loro risposte tramite chat o di persona.

6. Fai fluire l'engagement senza intoppi

Dividi le riunioni in segmenti più brevi o includi pause per combattere la fatica. Utilizza strumenti di whiteboarding, abbinati a soluzioni di videoconferenza Logitech ottimizzate per integrazioni con Microsoft Teams, Zoom e Google Meet, per sessioni di brainstorming più fluide che tutti possono seguire visivamente.

7. Concludi con forza con azioni da intraprendere

L'agente di riunione AI Noota stima che circa il 71% delle riunioni siano considerate improduttive, evidenziando che molte probabilmente mancano di risultati chiari e documentati. Per mantenere l'engagement dopo la fine delle riunioni, è importante riassumere chiaramente obiettivi, decisioni e prossimi passi per ciascun partecipante alla fine della riunione.

Combinando un design di riunione attento con la suite di soluzioni di videoconferenza Logitech, puoi creare un ambiente ibrido bilanciato in cui ogni partecipante si impegna attivamente e si sente incluso. Questa perfetta combinazione di strategie creative e tecnologia avanzata favorisce una migliore collaborazione e connessioni più forti nel team e aumenta l'engagement nelle riunioni ibride.

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