Come una strategia basata sui dati può aiutarti a massimizzare l'efficienza degli spazi in ufficio

La pura verità è che la maggior parte delle aziende non analizza ancora i propri spazi di lavoro in quest'ottica. Non si pongono domande, come: in che modo posso massimizzare l'utilizzo di ogni scrivania e sala riunioni nel mio ufficio? Non ancora, almeno.

Il risultato è che le aziende faticano a gestire gli spazi o non riescono a incentivare una presenza costante in ufficio. Aggiungi le fluttuazioni giornaliere delle presenze e le aziende finiscono per offrire un'esperienza e un'efficienza degli spazi ben al di sotto delle aspettative.

Quindi, come possono le aziende comprendere meglio le proprie esigenze e trasformare gli uffici in centri di collaborazione perfettamente funzionali? Semplice: seguendo i dati.

Tasso di utilizzo: La metrica fondamentale per ottimizzare l'utilizzo degli spazi di lavoro

Prima di iniziare a ottimizzare il tuo spazio ufficio, è importante comprendere le metriche che definiscono l'efficienza dello spazio di lavoro. Con quella conoscenza, puoi quindi stabilire un sistema per monitorare, misurare e agire su quei dati.

Ora, ogni ufficio è diverso, ma ogni organizzazione ha (o dovrebbe avere) lo stesso obiettivo: utilizzare bene il proprio spazio. Anche se puoi considerare il layout del tuo ufficio la combinazione ideale tra scrivanie, sale riunioni di varie dimensioni e aree di collaborazione aperta, l'unico modo per verificarlo davvero è monitorarne l'effettivo utilizzo. Lo fai misurando il tasso di utilizzo.

Questo ti consente di monitorare l'uso delle stanze durante il giorno, che le stanze siano state prenotate o meno. Consente inoltre di monitorare l'occupazione delle sale*, permettendo di analizzare dettagli più precisi, come il numero medio di partecipanti per ogni ambiente.

*Durante i periodi senza riunioni, tutte le telecamere Rally e Logitech Spot possono rilevare la presenza, ma solo Rally Bar e Rally Bar Mini possono contare le persone.

Inoltre, con i dispositivi Spot e Rally Bar 65, è possibile monitorare sia la salubrità degli ambienti (come polveri sottili, livelli di CO2, temperatura e umidità) che i parametri energetici (come temperature interne ed esterne, radiazione solare e ventilazione). Utilizziamo quindi questi dati per generare punteggi sulla salubrità e sull'efficienza energetica delle sale, aiutandoti a ottimizzare il comfort ambientale e i consumi.

Come monitorare i tuoi dati e metterli a lavoro

Catturare i dati giusti è solo un pezzo del puzzle. Il passo successivo è trovare una posizione centrale per memorizzare e analizzare quei dati in modo da poterli effettivamente utilizzare. Entra Logitech Sync.

Logitech Sync fornisce un unico repository di dati per tutti i dispositivi Logitech integrati, aiutandoti a vedere esattamente come viene utilizzata ogni stanza e scrivania. Questi dati possono aiutarti a tenere d'occhio le tendenze di utilizzo e offrire le intuizioni necessarie per prendere decisioni informate sull'ottimizzazione degli spazi di lavoro.

Ad esempio, Sync Insights può evidenziare costantemente alti livelli di CO2 in una particolare stanza. Per aiutarti a bilanciare ciò (ed eliminare la conseguente sonnolenza), Sync può consigliarti di aumentare la ventilazione della stanza. Allo stesso modo, Sync Insights può identificare stanze che frequentemente diventano calde e offrire raccomandazioni come abbassare la temperatura del termostato per ridurre il consumo energetico.

Sync rende anche facile integrare i tuoi dati di utilizzo con altre fonti di dati tramite Sync Cloud API. Combinando le fonti di dati, puoi generare approfondimenti più profondi sull'efficienza dell'ufficio e apportare le modifiche necessarie per mantenere la tua organizzazione in funzione.

Come puoi agire sui dati di utilizzo per aiutarti a creare uno spazio più efficiente?

Il tasso di utilizzo può dirti molto su come i tuoi dipendenti utilizzano il tuo spazio ufficio. Ma queste informazioni sono preziose solo se scegli di agire su di esse. Da dove iniziare? Ti suggeriamo di concentrarti sui seguenti tre aspetti:

Affina il design del tuo ufficio

Lo spazio ufficio inutilizzato è uno dei modi più semplici per buttare via i tuoi soldi. Quindi, il primo e più ovvio modo per ottimizzare il tuo spazio è adattarlo alle tue esigenze specifiche. Se l'utilizzo delle scrivanie in determinate aree è costantemente basso, valuta la possibilità di trasformare quegli spazi in zone di collaborazione aperta.

Forse gli spazi per riunioni vengono utilizzati da singoli per chiamate con i clienti o riunioni one-to-one più spesso che per grandi riunioni di team. Questo può indicare la necessità di installare cabine telefoniche in alcuni spazi meno utilizzati.

E se hai bisogno di apportare un cambiamento su larga scala e ridurre le dimensioni del tuo spazio ufficio, l'utilizzo può aiutarti a visualizzare come dovrebbe apparire il tuo spazio ideale. Forse hai bisogno di meno sale riunioni. Forse hai bisogno di sale riunioni di diverse dimensioni. Forse hai solo bisogno di più flessibilità.

In ogni caso, le metriche di utilizzo possono fornire il progetto di cui hai bisogno per progettare (o riprogettare) il tuo spazio ufficio ottimale.

Stabilire le politiche giuste

Solo perché le metriche ti dicono che hai uno spazio ufficio inefficiente non significa che devi apportare modifiche al design. Infatti, alcuni dei cambiamenti più impattanti che puoi fare possono semplicemente derivare dalle politiche che stabilisci.

Ad esempio, le aziende che adottano un modello di lavoro ibrido possono vedere picchi nell'utilizzo di scrivanie e stanze in determinati giorni. Definendo una policy che stabilisca i giorni di presenza in ufficio per i diversi team, è possibile scaglionare l'affluenza e ottenere un utilizzo degli spazi più equilibrato.

Forse noti che alcuni giorni sono comuni per grandi riunioni di team. Per evitare che le sale riunioni medie e grandi si esauriscano in quei giorni, puoi stabilire una policy che richieda ai team una soglia minima di partecipanti; in questo modo, i gruppi più piccoli non sottrarranno spazio a quelli che ne hanno effettivamente bisogno. La parte migliore è che puoi monitorare tramite sensori se i team rispettano questa politica mostrandoti i dati di partecipazione effettivi.

Fornisci il tuo spazio con l'attrezzatura giusta

Sebbene il design dell'ufficio e le policy aziendali possano risolvere molte inefficienze, a volte l'utilizzo degli spazi dipende semplicemente dalla presenza (o assenza) degli strumenti giusti affinché le persone possano lavorare in modo efficace.

Ad esempio, potresti notare che grandi team si riuniscono frequentemente in stanze per riunioni più piccole quando stanze più grandi sono facilmente disponibili. Forse è una coincidenza, ma lo scenario più probabile è che quei team vogliono utilizzare la lavagna digitale che solo la stanza più piccola ha da offrire.

Forse hai un numero fisso di mouse e tastiere ergonomici disponibili in alcune scrivanie che noti sono sempre prenotate. Invece di guardare i dipendenti contendersi l'ultimo mouse, puoi rendere quei mouse più facilmente disponibili in ulteriori postazioni di lavoro.