Checklist per l’installazione di Flex Desk: 10 elementi essenziali per spazi di lavoro IT-friendly

4. Indicatore di prenotazione postazione o spia di stato

Secondo il Work Trend Index 2025 di Microsoft, quasi la metà dei dipendenti (48%) e più della metà dei leader (52%) afferma che il proprio lavoro è caotico e frammentato. Negli spazi con più scrivanie flessibili, un display per la prenotazione delle scrivanie o una spia di stato possono fornire chiarezza indicando se una scrivania è prenotata o disponibile, evitando interazioni imbarazzanti e aggiungendo struttura agli spazi di lavoro condivisi.

Per semplificare ulteriormente l’esperienza, strumenti come Logitech Desk Booking consentono una collaborazione più fluida e una maggiore produttività. I dipendenti possono prenotare una postazione in anticipo e ottenere visibilità sulle attrezzature specifiche della postazione, sulle funzionalità di accessibilità e sui colleghi con prenotazioni nelle vicinanze.

5. Fonte di alimentazione aggiuntiva

Avere una presa di corrente aggiuntiva vicino alla scrivania è un eroe silenzioso. Può contenere oggetti come laptop con caricabatterie proprietari o dispositivi personali come un mini ventilatore e impedisce agli utenti di infilarsi sotto le scrivanie o di litigare per le prese a muro.

6. Due monitor

Un monitor va bene. Due? Questo è il territorio degli utenti esperti. Che si tratti di confrontare fogli di calcolo, trascinare le chat del team o semplicemente godersi un po’ di respiro digitale, il doppio schermo fa la differenza e riduce la tentazione di rimanere curvo davanti allo schermo di un laptop tutto il giorno.

7. Codice QR per un aiuto rapido

Invece di indovinare cosa fare quando qualcosa va storto, dai loro un’idea chiara e semplice. Un codice QR sulla scrivania con un’etichetta come “Hai bisogno di aiuto? Inizia da qui”. può far risparmiare tempo agli utenti e ridurre le richieste di supporto IT. Punti bonus se la pagina di destinazione è ottimizzata per i dispositivi mobili e con un marchio chiaro, in modo che gli utenti sappiano di essere nel posto giusto.

8. Una sedia comoda e regolabile

Questo è semplice: se la sedia non è comoda, la scrivania non verrà utilizzata. Secondo l' Organizzazione Mondiale della Sanità, la lombalgia è la principale causa di disabilità in 160 paesi. Per adattarsi a utenti di varie altezze, assicurati che ogni scrivania abbia una sedia ergonomica completamente regolabile con supporto lombare decente. È uno dei modi più semplici per aumentare la soddisfazione e ridurre i reclami.

9. Salviettine igienizzanti

Una scrivania pulita è una scrivania condivisa. Un piccolo contenitore visibile di salviettine igienizzanti incoraggia gli utenti a riordinare prima e dopo l'uso, mantenendo la configurazione fresca e priva di germi.

10. Segnaletica di promemoria per l’installazione e la pulizia

Anche la configurazione migliore ha bisogno di un piccolo aiuto umano. Un piccolo promemoria ben posizionato per disconnettersi, pulire e lasciare la scrivania pronta per la prossima persona fa molto. 

Se realizzati correttamente, questi segnali aggiungono personalità e aiutano a costruire una cultura di proprietà condivisa nello spazio di lavoro.

*Bonus* 11. Soluzioni sostenibili per un impatto a lungo termine

L’adozione di pratiche sostenibili è vantaggiosa sia per le aziende che per il pianeta. Tuttavia, un recente sondaggio Deloitte ha rivelato che il 63% degli intervistati a livello globale ha affermato di non ritenere che i propri datori di lavoro stiano facendo abbastanza per affrontare il cambiamento climatico e la sostenibilità: una chiara opportunità di azione.

Rendilo un vantaggio per tutti selezionando prodotti con funzionalità integrate come le modalità di risparmio energetico per ridurre il consumo energetico e gli aggiornamenti software che prolungano la durata dell’hardware. Anche piccoli cambiamenti, come la scelta di dispositivi realizzati con materiali riciclati, una produzione pulita e un packaging a basso impatto, possono portare a grandi risultati che migliorano il sentiment dei dipendenti e mettono in atto i valori dell’azienda. Ad esempio, 3 prodotti Logitech su 4 sono realizzati con Next Life Plastics (plastica riciclata post-consumo), eliminando oltre 25.000 tonnellate equivalenti di CO2 (tCO2e) in un solo anno.

Il massimo della flessibilità

Con gli strumenti giusti, gli utenti possono sedersi e mettersi al lavoro senza esitazione, mentre l’IT evita la risoluzione dei problemi non necessaria che comporta un dispendio di tempo e risorse. Una configurazione flessibile progettata con cura offre un'esperienza fluida, sicura e soddisfacente, trasformandosi da "solo un'altra scrivania" in spazi che le persone sono desiderose di utilizzare. Si tratta di eliminare gli attriti, aggiungere funzionalità e rendere ogni scrivania accessibile. 

Con questa checklist in mano, non stai solo attrezzando le postazioni di lavoro, ma stai progettando esperienze di maggior successo.