Poter lavorare da casa non è solo un vantaggio concesso dal datore di lavoro. Il lavoro in remoto è spesso una necessità che garantisce la continuità aziendale quando si verificano eventi imprevisti. Oltre a creare un ambiente di lavoro privo di distrazioni, i lavoratori in remoto devono fare tesoro di queste regole specifiche per l'ufficio domestico.

Regola n. 1: La comunicazione è fondamentale

La possibilità di mantenere una comunicazione efficace con i tuoi manager e coi colleghi deve occupare il primo posto sulla tua lista delle priorità. Questo ti consentirà di restare aggiornato sui piccoli dettagli del lavoro che spesso emergono durante sessioni di collaborazione non programmate in ufficio, cosa che può rivelarsi difficile quando non sei fisicamente presente.

Per evitare malintesi e assicurarti che le tue opinioni vengano ascoltate, la soluzione è adottare un approccio basato sul chiedere in caso di dubbi. In questo modo non penserai immediatamente al peggio se non ricevi risposte dai colleghi per un periodo più lungo del solito o se un'e-mail sembra contenere un commento negativo. 

Potenziali problemi come questi mettono in risalto l'importanza di una comunicazione chiara, poiché da remoto non è possibile avvalersi dei segni non verbali per interpretare il tono di una conversazione. Battute o commenti un po' spicci possono essere facilmente travisati, quindi è fondamentale che tutte le comunicazioni siano formulate con attenzione. Per questo motivo chiamate e videoconferenze diventano strumenti indispensabili per ridurre il rischio di malintesi e rafforzare le relazioni professionali.

Regola n. 2: La tecnologia è nostra amica

Conoscere bene e utilizzare con sicurezza le soluzioni tecnologiche necessarie per svolgere il proprio lavoro è un requisito importantissimo per chi lavora da remoto. Infatti, a distanza è impossibile richiedere l'intervento del tecnico dell'ufficio e a nessuno fa piacere dover interrompere il flusso di lavoro per farsi aiutare dai colleghi a risolvere semplici problemi tecnici.

È fondamentale che chi lavora da remoto sia in grado di gestire con sicurezza le videochiamate, sia per quanto riguarda l'attrezzatura che la piattaforma utilizzata. Prodotti come Google Hangouts Meet, Microsoft Teams e Zoom sono progettati per essere intuitivi e facilitare l'avvio di chat video per connettersi e collaborare con i colleghi. Anche attrezzature hardware di alta qualità e semplici da usare possono dare una marcia in più. Una webcam con impostazioni personalizzabili e frame rate elevato e un software di correzione automatica dell'illuminazione possono rendere più semplice ed efficace la gestione delle videoconferenze eliminando la necessità di regolare manualmente le impostazioni.

Le cuffie con microfono sono un altro utile strumento con cui prendere confidenza: la cuffia giusta può migliorare la qualità audio ed eliminare il rumore di fondo, consentendoti di condividere le tue idee con i colleghi senza distrazioni. Una cuffia con microfono wireless abilitata per il Bluetooth offre maggiore libertà di movimento ed è perfetta per le videoconferenze effettuate dalla scrivania di casa o dal tuo bar preferito. 

Imparare a conoscere vantaggi e svantaggi delle soluzioni tecnologiche che usi per lavorare è fondamentale per il telelavoro; tuttavia questo non significa che sarai completamente abbandonato a te stesso in caso di problemi. L'assistenza tecnica remota presenta certamente delle limitazioni, in quanto il tecnico non può intervenire fisicamente sul computer, ma oggi la maggior parte dei problemi tecnologici può essere risolta altrettanto facilmente da una postazione remota. Per offrire assistenza in caso di problemi tecnici che non possono essere risolti a distanza, alcune aziende hanno deciso di avviare collaborazioni con fornitori di assistenza tecnica locali che possono così venire in aiuto dei dipendenti.

Regola n. 3: Non scomparire

Una volta accomodatoti davanti al computer nel tuo ufficio di casa e iniziato a scorrere le e-mail, potresti notare qualcosa di strano: c'è silenzio. Niente più mormorii dal corridoio, telefoni che squillano all'improvviso o colleghi che bussano sulle pareti del tuo box per chiederti qualcosa. Sei completamente solo, libero dalle distrazioni ma anche dai benefici delle interazioni sociali che possono aiutarti a trovare motivazione e integrarti nella cultura aziendale.

Di conseguenza, mettere in evidenza il tuo lavoro e ottenere i giusti riconoscimenti potrebbe rivelarsi piuttosto difficile. Per ovviare a questo problema, parla con i tuoi manager per definire chiare metriche personalizzate che consentano di riconoscere quando gli obiettivi vengono raggiunti (e superati).

A distanza, anche mantenere strette relazioni con i colleghi può risultare più difficoltoso e ancor di più può esserlo instaurare rapporti con nuovi collaboratori. Ottenere connessioni personali autentiche di questo tipo può sembrare difficile, ma non è impossibile. Ritaglia del tempo durante la tua giornata lavorativa per chiacchierare con un collega. Se vi trovate nella stessa località, potreste incontrarvi per pranzo o improvvisare una riunione al bar. È sorprendente quanto queste semplici iniziative possano aiutare a forgiare una solida relazione con i colleghi. 

Durante la giornata, comunica con i colleghi facendo loro sapere quando hai bisogno di aiuto e renditi disponibile ad aiutarli a tua volta. In questo modo i tuoi colleghi saranno invogliati ad aiutarti e avvertirti se sei rimasto indietro o se rischi di non rispettare una scadenza importante. Inoltre, i tuoi contributi saranno più visibili, sia ai manager sia ai membri del tuo team.

Se ti trovi lontano dal team, usa le videochiamate per restare in contatto. Oggi le soluzioni per videoconferenze sono leggere e facili da usare e sono gestite tramite app che consentono di effettuare chiamate da telefono, tablet o computer. Potresti anche usare una video chat per chiacchierare con un collega durante la pausa pranzo. Queste opzioni ti aiuteranno a mantenere un contatto sociale con i colleghi e garantiranno inoltre un impatto positivo sulla produttività generale. 

Rafforza la tua posizione con le regole fondamentali per il lavoro da remoto

In definitiva, le basi per il lavoro da remoto sono da ricondurre semplicemente a previdenza e diligenza. Dovrai tenere aperti i canali di comunicazione con colleghi e manager, mantenendo allo stesso tempo un certo coinvolgimento sociale. È necessario implementare metriche di produzione specifiche per la tua funzione lavorativa, in modo che sia tu che il tuo manager siate sempre consapevoli della tua situazione. Una conoscenza approfondita di tutti gli strumenti tecnici a tua disposizione renderà il tuo lavoro da remoto più produttivo e gratificante.

Con la diffusione del telelavoro, tanto i dipendenti e i manager quanto le politiche aziendali saranno più aperti alle esigenze dei lavoratori in remoto, favorendone l'integrazione e il supporto. Nel frattempo, il rispetto di determinate regole di comportamento durante il lavoro da remoto semplificherà e velocizzerà questo processo e ti aiuterà a rimanere un membro visibile e apprezzato del tuo team.