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4 modi in cui il team IT può aumentare la produttività delle riunioni

SFRUTTA TUTTO IL POTENZIALE DELLE TUE RIUNIONI

In qualsiasi tipo lavoro, è necessario partecipare a delle riunioni. Molte riunioni, in effetti. Il professionista medio trascorre in riunione il 40% del proprio tempo ogni anno. Il 50% del tempo dedicato a queste riunioni è improduttivo.

È il tempo che un'azienda non può permettersi di sprecare. Anche se non puoi decidere il numero di riunioni che si tengono nella tua azienda, puoi sempre fare in modo di renderle il più possibile produttive ed efficaci.

In qualità di leader IT, puoi influenzare la qualità delle riunioni nella tua organizzazione. Team e dipartimenti possono cambiare, ma la tecnologia resta la stessa in ogni riunione.  Per ridurre le distrazioni e massimizzare la produttività, molti elementi delle riunioni possono essere migliorati con la tecnologia.

Dotando ogni spazio della giusta tecnologia, puoi supportare pratiche di riunione che promuovano collaborazione e produttività. 

Il risultato sono riunioni in cui tutti i partecipanti sono attenti e coinvolti. Tenendo conto delle esigenze dei tuoi utenti finali e pianificando gli spazi di conseguenza, puoi rendere le riunioni più consapevoli.

Rappresentazione grafica dei prodotti per videoconferenza Logitech

Cosa intendiamo per riunioni consapevoli?

La consapevolezza è un elemento che sta rapidamente acquistando importanza:  sempre più persone si concentrano sull'essere presenti, determinate ed efficienti durante il lavoro da casa o in ufficio.

Essere consapevoli dello spazio di riunione porta a ottimizzare la produttività: la riunione procede senza intoppi, la tecnologia funziona come previsto e nessuno si distrae con il cellulare. Con alcune piccole modifiche agli spazi di riunione, puoi realizzare riunioni consapevoli. 

 

Perché il team IT è fondamentale per la realizzazione di riunioni consapevoli?


1. Una tecnologia consapevole migliora lo spazio

Scegliere la tecnologia più adatta ai tuoi spazi è fondamentale, perché quando lo spazio giusto e la tecnologia giusta si uniscono, accadono grandi cose. 

La tecnologia può migliorare qualsiasi spazio ottimizzando lo svolgimento della riunione. Ad esempio, se si tratta di una stanza per il brainstorming, potrebbe essere utile procurare una lavagna digitale. Se si tratta di una sala di piccole dimensioni, procurati una videocamera che inquadri tutti i partecipanti seduti al tavolo. Se si tratta di una grande sala riunioni, aggiungi microfoni di espansione che consentano di ascoltare tutti in modo chiaro.

La tecnologia può consentire di sfruttare al massimo l'intero spazio a disposizione. Analizza tutti i tuoi spazi per riunioni e il modo in cui vengono utilizzati e apporta le modifiche giuste per realizzare il potenziale di ognuno di essi.

2. Le riunioni consapevoli sono prive di distrazioni

In qualità di leader IT, sai che quando fai bene il tuo lavoro le persone non lo notano nemmeno: se tutto funziona perfettamente, nessuno ha bisogno di chiamarti. 

Lo stesso vale per la buona tecnologia. 

La tecnologia consapevole è quella che consente ai partecipanti a una riunione di concentrarsi sulla riunione stessa, senza preoccuparsi ad esempio di entrare nell'inquadratura della videocamera o di come condividere il proprio schermo.

La tecnologia dovrebbe essere intuitiva e accessibile. Per i partecipanti ciò significa che la tecnologia della sala dovrebbe essere facile da usare e richiedere una regolazione minima. Per il team IT ciò significa essere in grado di gestire e aggiornare la tecnologia in remoto.

 

3. Un'esperienza utente omogenea aumenta le possibilità di buona riuscita delle riunioni

Non complicarti la vita. 

Studi dimostrano che con un'esperienza utente omogenea in tutti gli spazi la qualità delle riunioni aumenta del 22,7%. La scelta di una tecnologia che offra un'interfaccia utente omogenea tra gli spazi per riunioni consente anche di massimizzarne l'adozione da parte degli utenti, poiché non dovranno imparare a usare molti sistemi diversi.

Nella scelta della tecnologia da implementare, è sempre meglio orientarsi verso soluzioni ottimizzate per il software già utilizzato dalla tua azienda. 

 

4. Le videochiamate sono più coinvolgenti

Quando si parla di riunioni consapevoli, si parla anche di contatto umano. 

Se i partecipanti a una riunione possono stabilire una connessione reale con qualcuno tramite una videochiamata anziché una telefonata, è più probabile che si concentrino sulla riunione e restino attenti per tutto il tempo, poiché possono vedere ed essere visti. 

Dotando ogni stanza di soluzioni video, puoi debellare le cattive abitudini a cui è difficile resistere durante le telefonate, ad esempio controllare il cellulare o utilizzare il laptop, per garantire a tutti una partecipazione più consapevole alla riunione.

 

Rendi le riunioni più significative

Alcune piccole modifiche per mettere a punto l'esperienza di riunione in modo attento e mirato possono avere un grande impatto. La scelta di una tecnologia intuitiva adatta allo spazio in uso consentirà di semplificare la realizzazione della riunione e massimizzare la produttività.

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