Un approccio migliore alle lavagne virtuali

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Sala riunioni con videocamera per lavagne

Le lavagne sono da sempre uno strumento estremamente utile per la collaborazione in team. Tuttavia, con la presenza di team sempre più virtuali, in particolare nell’ambiente di lavoro ibrido, le riunioni in video sostituiscono gli incontri di persona e questo efficace strumento di collaborazione non ha ancora effettuato la transizione verso il digitale. Alcune idee per integrare le lavagne nelle riunioni video non hanno avuto risultati soddisfacenti, per i motivi che analizzeremo in questo articolo. La buona notizia? L’IT può risolvere il problema.

In seguito alla pandemia, gli ambienti di lavoro continuano a subire evoluzioni e un numero crescente di lavoratori della conoscenza dividerà probabilmente il proprio orario di lavoro tra ufficio e casa. In questo modello ibrido, è di vitale importanza che tutti i dipendenti a distanza abbiano le stesse informazioni e le stesse possibilità di offrire il loro contributo rispetto ai colleghi in ufficio.

Le riunioni in video sono uno strumento utilissimo in questo senso. Ma una collaborazione efficace richiede altri strumenti oltre alle videoconferenze. Uno degli strumenti utili e molto richiesti dai dipendenti è una lavagna standard, che consente di realizzare un’attività di brainstorming estemporanea, eseguire degli schizzi, scrivere annotazioni e così via. Sfortunatamente, la lavagna è un elemento che spesso resta escluso dalle riunioni in video e, secondo l’analista di Forrester Andrew Hewitt, i dipendenti ne sentono la mancanza.https://www.ciodive.com/news/salesforce-hybrid-work-model/594898/

Perché le lavagne sono essenziali per la collaborazione

I team ricorrono spesso a presentazioni, fogli di calcolo e altri documenti per condividere informazioni nelle riunioni e portare avanti una discussione. Tuttavia, questi formati non sono ottimizzati per il tipo di brainstorming non strutturato e non digitale che incentiva il libero flusso di idee e spesso è preferito per analizzare contenuti o svolgere attività di progettazione con un supporto visivo.

Per le attività di ideazione e brainstorming visiva, le lavagne sono lo strumento perfetto. Questi strumenti di collaborazione possono assumere diverse forme, compresa quella di lavagna magnetica, lavagna a muro e persino lastra di vetro. Sono ottime per schematizzare e spiegare contenuti, prendere appunti in libertà, organizzare le idee con l’ausilio di annotazioni e molto altro ancora. Inoltre, quando tutti i partecipanti si trovano nella stessa stanza, le lavagne svolgono perfettamente la propria funzione. Ma cosa accade nelle riunioni con alcuni membri del team a distanza?

I limiti degli approcci esistenti all’uso delle lavagne durante le riunioni in video

Forse il problema principale delle attività su lavagna durante le riunioni in video è che i partecipanti a distanza di rado sono coinvolti attivamente come coloro che sono nella sala. I partecipanti a distanza si sentono esclusi. Le loro idee e opinioni, sebbene di valore, non sono condivise nella discussione.

Naturalmente, questo non è intenzionale. Il problema è che gli organizzatori delle riunioni fanno fatica a integrare in modo efficace le lavagne nelle riunioni in video.

A volte l’organizzatore della riunione inquadra la lavagna con la webcam o la videocamera per videoconferenze, ma la persona che sta scrivendo copre spesso la visuale. E anche quando la persona si sposta dall’inquadratura, la lavagna potrebbe risultare difficilmente leggibile a causa della dimensione dell’immagine, del riflesso da luci e finestre, o della prospettiva sbagliata dell’angolazione della videocamera.

A volte le persone scattano foto della lavagna da condividere con i partecipanti a distanza. Se tali foto sono inviate alla fine della riunione, i partecipanti a distanza non possono più offrire il loro contributo. Se sono inviate durante la riunione, i partecipanti in sala potrebbero aver già cambiato argomento prima che coloro che sono collegati da remoto abbiano il tempo di esprimersi. Non si tratta di soluzioni ideali, dato che possono interrompere il flusso creativo. In fin dei conti, per i partecipanti a distanza è come limitarsi a guardare altre persone che collaborano.

E le lavagne interattive?

Un terzo approccio adottato dalle aziende è acquistare “lavagne interattive”. Questi schermi digitali ricreano la funzione della lavagna bianca tradizionale o della lavagna magnetica. Se l’utilizzatore sa come adoperare le lavagne digitali, queste possono essere uno strumento efficace.

Tuttavia, a causa del costo e della complessità di questi dispositivi, le aziende ne possono acquistare solo un numero limitato da collocare in modo strategico nei vari spazi. Quindi, quando i team devono analizzare dei contenuti in modo spontaneo, visualizzare progettazioni o lanciare velocemente una sessione di brainstorming estemporanea, difficilmente vanno alla ricerca di una lavagna interattiva, la portano in sala e cercano di capire come integrarla nel meeting.

C’è un altro approccio?

Crediamo che esista un approccio migliore. Una soluzione ideale al problema dell’integrazione delle lavagne nelle riunioni in video deve soddisfare i seguenti criteri:

  • Deve rendere l’esperienza di collaborazione uguale per tutti, assicurando che ognuno possa contribuire liberamente alla discussione.
  • Deve essere semplice da usare: le cose semplici sono sempre le migliori.
  • Deve fare leva su un processo esistente, sfruttando la familiarità nell’utilizzo delle lavagne per incoraggiarne l’adozione da parte degli utenti.
  • Deve ampliare l’ecosistema della sala riunioni e lavorare senza interruzioni con gli altri dispositivi e applicazioni per videoconferenze.
  • Deve essere semplice e veloce da installare per poter essere impiegata ampiamente nelle varie sale riunioni dell’organizzazione.

Ti presentiamo Logitech Scribe: Condivisione della lavagna senza sforzo per l’ambiente di lavoro ibrido

Videocamera per lavagna Logitech Scribe

Quando abbiamo deciso di progettare uno strumento di collaborazione online per consentire di condividere le lavagne nelle riunioni in video, siamo partiti dal presupposto che l’adozione da parte degli utenti dovesse essere un KPI importante. Volevamo una soluzione che risultasse naturale e intuitiva per i partecipanti alla riunione. Una soluzione in grado di consentire a tutti di partecipare attivamente al brainstorming collaborativo, sia in sala sia a distanza.

La nostra risposta è stata Logitech Scribe, una videocamera con intelligenza artificiale che integra le lavagne nelle riunioni in video. Integrata con Microsoft Teams Rooms, Zoom Rooms e gli altri servizi di videoconferenze principali, Scribe trasmette il contenuto sulle lavagne nelle riunioni in video assicurando una nitidezza eccellente. Con Scribe, anche i partecipanti a distanza possono vivere al meglio l’esperienza della riunione.

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