Articolo: Progettare e implementare riunioni ibride eque | Logitech

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Progettare riunioni ibride eque

La maggior parte dei datori di lavoro punta molto sul lavoro ibrido per preparare la propria azienda al successo. Dov’è il problema? Se da un lato il lavoro ibrido è vantaggioso, dall’altro può comportare mancanza di uniformità e disuguaglianze. Se non affrontato, questo problema può portare a una cultura del lavoro divisa.

Questo vale in particolare per le riunioni virtuali. Quando alle riunioni sono presenti partecipanti sia in presenza che da remoto, chi partecipa a distanza spesso passa in secondo piano, indipendentemente dalla posizione. 

Come risolvere questo problema? 

Sviluppare un approccio migliore alle riunioni richiede la collaborazione di tutta l’azienda. In questo contesto, l’IT sarà un leader strategico, in quanto ha il compito di investire in una tecnologia che colmi le differenze nelle esperienze dei partecipanti in presenza e a distanza.

 

Cosa c'è che non va nelle riunioni ibride?

Liberarsi delle cattive abitudini è difficile e gli esperti di organizzazione ritengono che questo sia vero nella cultura delle riunioni aziendali. Le sfide esistenti legate a pregiudizi, esclusione ed emarginazione sono state esacerbate da un nuovo fattore: la vicinanza. 

Il pregiudizio di prossimità si verifica quando i partecipanti in presenza ottengono vantaggi sul posto di lavoro rispetto a quelli da remoto, semplicemente grazie alla loro presenza fisica.

Le dinamiche di una riunione ibrida possono essere fortemente influenzate dalla distanza percepita oppure dal fatto che i partecipanti siano presenti fisicamente o virtualmente. Per ovviare a questo problema, la tecnologia integrata nei dispositivi per riunioni avrà un ruolo importante per evitare che l’ingiustizia diventi un sottoprodotto del lavoro ibrido. In altre parole, è necessario integrare nel prodotto stesso un’esperienza equa e questo è uno dei pilastri del nostro processo di sviluppo in Logitech.

 

2D o 3D? Un dilemma

La disparità di esperienza tra i partecipanti in sala e quelli in remoto crea problemi durante le riunioni virtuali. Mentre i presenti nella sala conferenze si riuniscono in modo naturale attorno al tavolo, i partecipanti da remoto sono bloccati in una minuscola scatola appesa al muro.

Ciò comporta una serie di problemi per chi si trova in remoto:

  • è più difficile vedere ed essere visti, ascoltare ed essere ascoltati appieno;
  •  più difficile per loro avere accesso alla conversazione e avere un impatto su di essa;
  • senza visibilità, è più difficile essere coinvolti nei processi decisionali.

Senza la piena partecipazione, spesso non vengono raggiunti gli obiettivi e il potenziale e il talento dei dipendenti non vengono sfruttati. Una riunione con esito deludente dopo l’altra causa il burnout e il disimpegno di tutti i partecipanti, sia a distanza che in presenza.

 

Risoluzione del problema

Cosa può fare la tecnologia per risolvere questo problema? Prima di tutto, cerchiamo ispirazione al di fuori del mondo del lavoro, in settori come l'intrattenimento. Pensa ai tuoi film preferiti: cosa li rende completi? 

Non è solo la trama fantastica, ma anche i meccanismi messi in moto dietro le quinte che garantiscono che la storia sia raccontata nel modo più efficace possibile.

Scegliere la giusta illuminazione, impostare e reimpostare le corrette angolazioni della videocamera, seguire i movimenti e l’azione, acquisire tutto l’audio e regolarlo ai livelli giusti influenza la capacità dello spettatore di partecipare alla storia.

Questa capacità primaria di partecipare all’esperienza è propedeutica a ciò che segue: il coinvolgimento.

Allo stesso modo, portare un’esperienza cinematografica nelle sale riunioni ibride può avere un impatto positivo sulla partecipazione, sul coinvolgimento e sull’efficacia complessiva. Alla base di questo approccio c’è la filosofia secondo cui la cosa più importante è creare la migliore esperienza complessiva, non solo la massima fedeltà.

Migliorare il lavoro ibrido è un lavoro di squadra

I problemi come le riunioni ibride non eque nascono all’intersezione tra tecnologia, spazio e cultura. Le aziende che adottano un approccio integrato per risolvere questo problema saranno più preparate a creare un’esperienza ottimale per tutti i dipendenti, a prescindere da dove si trovino.

Le aziende che non abbracciano questa visione potrebbero trovarsi in difficoltà nel rimettersi in pari, poiché i dipendenti gravitano verso luoghi in cui possono sentirsi ugualmente presenti e visibili ovunque si trovino.

Nel secondo post di questa serie, illustreremo la componente visiva del progettare e implementare riunioni ibride eque e scopriremo perché è fondamentale per il successo. 

Leggi il secondo post: Una prospettiva migliore per riunioni ibride eque.

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