Le sale riunioni di piccole dimensioni stanno assumendo

un’importanza sempre più grande. Le sale riunioni di piccole dimensioni sono progettate per piccoli gruppi di persone, fino a sei per riunione, ma più spesso due o tre. Questo dato è rimasto invariato. Ciò che invece sta cambiando è il numero di sale di piccole dimensioni.

La società di analisi Frost & Sullivan definisce le sale di piccole dimensioni come spazi di circa 9-14 metri quadri con una capacità di 4-6persone. Prima del 2020, solo circa il 10% di tutti gli spazi riservati alle riunioni era costituito da sale di piccole dimensioni. Entro il 2024, secondo le proiezioni di Frost & Sullivan, circa il 75% delle riunioni video si svolgerà in questo tipo di sale.

Se lavori in un'azienda o organizzazione che sta reinventando la propria strategia in materia di sale riunioni e orientandosi sempre di più sulle sale di piccole dimensioni, ci sono alcuni criteri importanti da prendere in considerazione. Questi spazi più piccoli hanno requisiti specifici che li distinguono dalla sale conferenze più grandi.

Scelta della giusta videocamera per videoconferenze

Probabilmente i due criteri più importanti da considerare quando si sceglie una videocamera per videoconferenze sono il campo visivo e le dimensioni complessive.

Nelle grandi sale conferenze, spesso dotate di tavoli lunghi e stretti, le persone possono sedersi lontano dalla videocamera. Al contrario, negli spazi ristretti le persone tendono ad accalcarsi attorno alla videocamera e al microfono (ecco perché in inglese queste sale sono chiamate “huddle rooms”, letteralmente “sale della calca”). Per garantire che tutti i partecipanti siano inquadrati nel campo visivo della videocamera, è necessario un obiettivo grandangolare. Con l'aggiunta delle funzionalità di panoramica/inclinazione, è più semplice fare in modo che tutte le persone intorno al tavolo della conferenza siano visibili a chi si trova all'altro capo della comunicazione.

In secondo luogo, spazi più piccoli richiedono videocamere più piccole. La videocamera dovrebbe essere relativamente discreta. Altoparlanti e microfono integrati, se inclusi, non devono avere un volume troppo alto. Una videocamera per videoconferenze compatta, all-in-one, con altoparlanti integrati è una buona scelta.

Audio di alta qualità 

Nelle sale di piccole dimensioni, è forte la tentazione di ricorrere a una semplice webcam. Ecco perché questa non è una buona idea. Gli altoparlanti integrati della webcam, nel caso in cui ne sia provvista, sono pensati per un solo utente. In una riunione con sei partecipanti, questo potrebbe essere un problema.

Le videocamere per videoconferenze di alta qualità includono anche componenti audio ottimizzati per la copertura di tutta la sala, che garantiscono che tutti i partecipanti possano ascoltare e farsi ascoltare. Grazie alla regolazione automatica e alla cancellazione del rumore, le voci più basse diventano udibili come quelle più alte. Un microfono beamforming, che rileva le voci con maggiore precisione, è un'altra utile funzionalità. Funzionalità audio come queste sono particolarmente importanti quando lo spazio di riunione è open space e c'è la possibilità che il rumore di fondo sia significativo.

Gestione della sala e dell’attrezzatura

Con l'aumento del numero di sale riunioni nella tua azienda, probabilmente avrai bisogno di un modo semplice ed efficiente per tener traccia dello stato di tutti i dispositivi hardware e delle applicazioni software distribuiti nei vari ambienti.

Ecco perché alcune aziende stanno optando per una nuova tipologia di videocamere per videoconferenze chiamate "barre video" o "appliance all-in-one", che possono essere utilizzate come dispositivi autonomi. Non c’è bisogno di collegarle a un dispositivo separato: possono essere connesse direttamente al monitor della sala e avviare il servizio video cloud sul proprio sistema operativo. Rispetto ai dispositivi video e di computazione separati, le barre video sono più facili da installare, gestire e aggiornare.

Anche l’AI e le funzioni analisi agevolano la gestione delle sale. Queste funzionalità possono offrire validi insight su quali stanze vengono usate, quanti posti liberi ci sono, quante persone partecipano alla riunione e tanto altro. Queste informazioni ti consentono di prendere decisioni più informate sulle sale riunioni e sull’uso efficiente degli spazi.

RISOLUZIONE PROATTIVA DEI PROBLEMI

Il controllo della sala in remoto consente di individuare possibili problemi prima che si verifichino durante una riunione, riducendo il numero di richieste di assistenza per l’IT e lo stress per i partecipanti alla riunione. È anche possibile ricevere notifiche immediate quando un dispositivo non funziona o un software deve essere aggiornato.

Considera l’idea di utilizzare un’applicazione come Logitech Sync, un’app gratuita che fornisce un dashboard intuitivo e di facile lettura sullo stato delle sale. Sync consente anche di aggiornare software e firmware in remoto da qualsiasi postazione.

Semplificazione dell’esperienza per i dipendenti

Per i dipendenti, l’esperienza dovrebbe essere il più semplice possibile. I dipendenti desiderano strumenti per le riunioni che siano facili da utilizzare, intuitivi e ben progettati. Un’ottima esperienza utente fa aumentare i tassi di adozione e garantisce la distribuzione ottimale delle soluzioni.

Un modo per raggiungere questo obiettivo è distribuire console che consentano ai dipendenti di avviare e arrestare una riunione con un solo tocco. I controller per sale riunioni più recenti consentono anche al personale di utilizzare comandi vocali per un’esperienza ancora più confortevole. Questi controller solitamente possono essere montati a parete per consentire di risparmiare spazio e mantenere i tavoli liberi dall’ingombro dei cavi.

I dipendenti hanno anche bisogno di flessibilità. Le aziende possono adottare un’unica soluzione video cloud come standard aziendale, ma i dipendenti sanno che a volte saranno invitati a riunioni con partner o colleghi che richiedono l’utilizzo di altre applicazioni video. Con un prodotto come Logitech Swytch, i dipendenti possono entrare in una piccola sala riunioni, connettere il proprio laptop e utilizzare qualsiasi servizio video cloud.

CURA DEI DETTAGLI

Quando progetti o scegli uno spazio all’interno di una piccola sala o un’area riunioni, è necessario dedicare una certa attenzione ad alcuni fattori, tra cui: 

• Illuminazione, sia naturale che artificiale

• Colore delle pareti e degli arredi

• Tipi di finestre e porte e come influiscono su illuminazione e privacy

• Quadri, piante e altri elementi visibili sullo sfondo

• Altre caratteristiche della sala, ad esempio materiali di costruzione

Per ulteriori informazioni sulla configurazione degli spazi di riunione piccoli o grandi, consulta la nostra guida alle sale riunioni su Logitech.com.