Articolo: Ottimizzazione delle sale riunioni medie per videoconferenze

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Ottimizzazione delle sale riunioni medie per videoconferenze

Suggerimenti pratici e linee guida per le sale conferenze di medie dimensioni

Foto di attrezzature per videoconferenze attorno a un piccolo tavolo

 

È probabile che nella tua azienda siano presenti sale riunioni di ogni dimensione. Avrai un numero crescente di spazi piccoli o salette e una o più sale grandi per le riunioni del CdA, le presentazioni ai clienti e così via. 

Ma in genere la maggior parte delle sale riunioni è costituita da spazi di medie dimensioni, con 8-10 posti a sedere. Una sala di medie dimensioni è ideale per consentire a piccoli gruppi di tre-quattro persone di riunirsi mantenendo un distanziamento adeguato. La flessibilità è particolarmente importante ora che le aziende passano a un modello di sede ibrida, con collaboratori che alternano tra presenza in ufficio e lavoro da casa.

Le grandi aziende possono avere centinaia o anche migliaia di sale di medie dimensioni, pertanto la scalabilità è un fattore essenziale. E poiché queste sale sono così importanti per la collaborazione in team ridotti, l'attrezzatura di videoconferenza nelle sale medie deve essere intuitiva e facile da gestire. Chiunque deve essere in grado di entrare in una sala di medie dimensioni e avviare una riunione o connettersi a una riunione in corso. L'obiettivo è la produttività, e la soluzione implementata deve facilitare la collaborazione, non ostacolarla.

Ecco alcuni criteri da tenere presenti quando si ottimizzano le sale di medie dimensioni per le riunioni e la collaborazione video.

Configurazione della sala e flessibilità

Dato che appartengono a questa categoria intermedia tra gli spazi piccoli e le grandi sale conferenze, le sale di medie dimensioni possono variare per numero di posti a sedere, dimensioni dello spazio, forma del tavolo o anche numero di tavoli. Perciò è opportuno scegliere soluzioni flessibili, in grado di adattarsi a dimensioni e configurazioni diverse.

Per le sale più piccole può bastare una videocamera con altoparlanti e microfoni incorporati. Per le sale più grandi può essere necessario avere più microfoni distribuiti nell'intera sala. Assicurati che la tua soluzione sia in grado di adattarsi a entrambe le configurazioni.

Barre video e soluzioni integrate per videoconferenze

Il tipo di videocamera implementato nelle sale di medie dimensioni è probabilmente l'aspetto più importante.

Oggi alcune aziende stanno optando per una nuova tipologia di videocamere per videoconferenze dette "barre video integrate", che sono utilizzabili come dispositivi autonomi. Anziché connettersi a un computer dedicato della sala riunioni, queste videocamere integrate per videoconferenze si collegano direttamente allo schermo della sala ed eseguono il servizio video cloud grazie ad un'appliance incorporata.

Rispetto ai componenti video modulari e ai computer esterni, le barre video sono più facili da installare, gestire e aggiornare. Un numero inferiore di componenti significa installazioni più rapide e con meno cavi. Un altro vantaggio: le barre video possono essere montate a muro o direttamente sullo schermo, riducendo l'ingombro sui tavoli e nella sala.

Potresti avere l'esigenza di implementare una soluzione per videoconferenze con un computer dedicato per la sala riunioni e configurato per il tuo provider video cloud. Considera l'opzione di una videocamera come Rally Bar, che può essere utilizzata come appliance indipendente o connessa a un PC o Mac tramite la porta USB. Questo approccio offre versatilità e garanzie per il futuro, consentendoti di alternare tra la modalità appliance e la modalità USB in base alle esigenze. Inoltre è una strategia ideale per le organizzazioni che supportano più provider cloud. E ricorda che Rally Bar è stata creata appositamente per le sale riunioni di medie dimensioni.

Qualità dell'obiettivo

La qualità e il tipo dell'obiettivo della videocamera sono importanti e non vanno sottovalutati. Un'ottica di qualità consente ai partecipanti alla videoconferenza di sentirsi come se si trovassero nella stessa stanza, anche se si collegano da località lontane.

Vista la varietà di dimensioni e configurazioni delle sale riunioni medie, la videocamera dovrebbe essere in grado di acquisire e mettere a fuoco i partecipanti sia da vicino che da lontano. Alcune videocamere per conferenze utilizzano lo zoom digitale, altre lo zoom ottico o una combinazione di zoom digitale e ottico. Dato che i relatori principali tendono a sedersi a un'estremità del tavolo, la capacità di zoom della videocamera deve mantenere a fuoco anche l'estremità opposta della sala.

La panoramica e l'inclinazione motorizzate consentono alla videocamera di orientare l'obiettivo e mettere a fuoco i partecipanti, ovunque si trovino nella sala. Se necessario, il sistema PTZ può impostare una vista ingrandita di un lato della sala, ad esempio quando un relatore scrive su una lavagna. L'aggiunta dell'inquadratura automatica intelligente mantiene a fuoco il soggetto e non richiede ai partecipanti di regolare manualmente l'angolazione della videocamera.

Vale la pena esaminare con cura la qualità e le capacità dell'obiettivo, per assicurarsi di ottenere la miglior videocamera per il budget investito.

Design audio

Nelle riunioni, essere ascoltati è importante come essere visti. Le innovazioni della tecnologia audio continuano a migliorare la qualità audio delle soluzioni per sale riunioni. Ad esempio i microfoni beamforming e i software intelligenti possono isolare il relatore, separare i rumori di fondo e ridurre al minimo l'effetto delle conversazioni incrociate.

Con le barre video, che includono altoparlanti, microfoni e videocamera in un unico dispositivo, il design dell'audio è particolarmente importante. Esamina con cura l'interazione tra altoparlanti e microfoni, verificando l'assenza di distorsioni o vibrazioni. Il produttore ha investito in ingegneria audio?

Un sistema audio espandibile è ottimale per le sale di medie dimensioni. Se le dimensioni delle tue sale variano, come spesso accade negli ambienti di medie dimensioni, potrà essere utile espandere la copertura con microfoni addizionali. 

Intelligenza artificiale e analytics

L'intelligenza artificiale e gli analytics stanno guadagnando spazio nella gestione delle sale riunioni. Queste funzionalità possono offrire validi insight su quali stanze vengono usate, quanti posti liberi ci sono, quante persone partecipano alla riunione e tanto altro. Queste informazioni ti consentono di prendere decisioni più informate sulle sale riunioni e sull’uso efficiente degli spazi.

Assistenza tecnica

Il controllo della sala in remoto consente di individuare possibili problemi prima che si verifichino durante una riunione, riducendo lo stress per l'IT e per i partecipanti alla riunione. Considera l’idea di utilizzare un’applicazione come Logitech Sync, un’app gratuita che fornisce un dashboard intuitivo e di facile lettura sullo stato delle sale. Sync consente anche di aggiornare software e firmware in remoto da qualsiasi postazione.

Esperienza dei collaboratori

I dipendenti desiderano strumenti per le riunioni che siano facili da utilizzare, intuitivi e ben progettati. Un'esperienza coerente in tutte le sale riunioni favorisce l'adozione dei sistemi. I nuovi controller per sale consentono ai dipendenti di avviare o interrompere una riunione con un solo tocco, o di utilizzare la voce per un'esperienza a mani libere.

I dipendenti hanno anche bisogno di flessibilità. Con un prodotto come Logitech Swytch i dipendenti possono entrare in una piccola sala riunioni, connettere il proprio laptop e utilizzare qualsiasi servizio video cloud.

Ambientazione della sala

Oltre alla videocamera, all'obiettivo e agli altoparlanti esistono vari fattori da tenere presenti quando si configurano o si preparano sale riunioni di medie dimensioni, tra cui: 

  • Illuminazione, sia naturale che artificiale

  • Colore delle pareti e degli arredi

  • Tipi di finestre e porte e come influiscono su illuminazione e privacy

  • Quadri, piante e altri elementi visibili sullo sfondo

  • Altre caratteristiche della sala, ad esempio materiali di costruzione

I dettagli di questi aspetti esulano dallo scopo di questo articolo. Per ulteriori informazioni sulla configurazione degli spazi di riunione, dalle salette alle grandi sale conferenze, consulta la nostra guida per le sale su Logitech.com.

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