Hoe flexibele kantoorruimtes samenwerking op de werkplek bevorderen

De grote migratie gaat door.
Werknemers keren in groten getale terug naar kantoor op verzoek van organisaties die hunkeren naar diepere samenwerking en grotere productiviteit. Maar terwijl dit één dringende kwestie voor organisaties oplost, roept het een nieuwe vraag op die ze direct moeten aanpakken: hoe kunnen kantoorruimtes opnieuw worden ontworpen om samenwerking te bevorderen, zich aan te passen aan veranderende behoeften en de productiviteit te maximaliseren? Het antwoord ligt in flexibiliteit. Flexibele kantoorruimtes zijn niet alleen een trend; ze zijn de basis van de moderne werkplek, waar aanpassingsvermogen succes aandrijft.
Het probleem met traditionele kantoorruimtes
Kantoorruimtes zijn lange tijd ongelooflijk rigide geweest in hun ontwerp. Je verdeelde je ruimte ofwel in cubicles of ging in de compleet tegenovergestelde richting met een open concept. Er was geen middenweg. Bedrijven erkennen nu dat deze verouderde opstellingen werknemers vervreemden, de productiviteit schaden en de werknemerstevredenheid ondermijnen.
Helaas is het maken van de noodzakelijke veranderingen aan een kantoor op een tijdige en kosteneffectieve manier altijd moeilijk gebleken in traditionele kantoorruimtes. Dit heeft bedrijven gedwongen om kantoorflexibiliteit voorrang te geven en het een integraal onderdeel van hun fundament te maken.
Hoe je flexibiliteit in je kantoorruimte kunt brengen
Alles, van het aantal werknemers tot het gebruik van vergaderruimtes en bureaus, evolueert voortdurend voor organisaties. Uw kantoorruimte moet zich in hetzelfde tempo aanpassen. Met een flexibele kantoorruimte kunt u niet alleen voldoen aan de veranderende behoeften van uw bedrijf, maar ook aan die van uw werknemers. Dus hoe kunt u meer flexibiliteit in uw kantoorruimte bouwen?
Verken de mogelijkheden in open ruimtes
Volgens WeWork zijn open kantoorindelingen en lounge-ruimtes in opkomst, terwijl directiekantoren en vergaderruimtes in aantal afnemen. Dat wil niet zeggen dat alles open en bloot gaat, maar het wijst op een bredere trend waarbij werknemers waarde hechten aan ruimte voor spontane vergaderingen of informele samenwerking.
Hoewel open ruimtes vaak bekritiseerd worden omdat ze luidruchtiger en meer afleidend zijn, is er veel waarde te behalen als ze op de juiste manier worden benut. Een deel van het correct gebruiken van deze ruimtes is het hebben van de juiste technologie om deze gesprekken te faciliteren. In het bijzonder is de Logitech Rally Board 65 een onschatbare aanvulling op deze ruimtes geweest.
Rally Board 65, wanneer gemonteerd op een kar, biedt je een veelzijdige, alles-in-één videovergaderoplossing die je moeiteloos in een van je open ruimtes kunt rijden—of je het nu nodig hebt voor een informele brainstormsessie of om een uitgebreide teamvergadering te hosten. Wanneer de behoeften van werknemers in een handomdraai kunnen veranderen, is het essentieel om een hulpmiddel te hebben dat aan die behoeften kan voldoen.

Een Rally Board 65 op een kar is opgezet in een open ruimte bij een hoge tafel.
Nu begrijpen we dat open ruimtes vatbaar kunnen zijn voor geluid en afleidingen. Maar hoewel we niet kunnen voorkomen dat collega's door je feed lopen en praten terwijl ze hun vijfde kop koffie zoeken, kunnen we het minder afleidend maken.
Ten eerste, de Rally Board 65 biedt diepte-blur mogelijkheden (opmerking: komt met een toekomstige software-update) om je video exclusief te richten op de deelnemers aan de vergadering en weg van voorbijgangers. En vanuit een audio-perspectief helpt de AI-gestuurde RightSound 2-technologie om achtergrondgeluid te minimaliseren en te focussen op het daadwerkelijke gesprek.
Muren hoeven niet te bepalen waar samenwerking plaatsvindt. Je kunt ervoor zorgen door de Rally Board 65 aan je open ruimtes toe te voegen.
Automatiseer het proces van het boeken van bureaus en kamers
Flexibiliteit gaat net zozeer over de mensen in je kantoor als over de fysieke kantoorruimte. Met andere woorden, hoe je mensen in staat stelt hun gedrag aan te passen is net zo belangrijk als hoe je je kantoor in staat stelt zich aan te passen. Een van de manieren waarop bedrijven inspelen op de behoeften van hun werknemers is via software voor het boeken van kamers en bureaus.
Volgens Verified Market Research gebruikt ongeveer 60% van de bedrijven oplossingen voor het boeken van bureaus of kamers. Bovendien meldt CBRE dat 64% van de bedrijven oplossingen voor het boeken van bureaus en kamers als een van hun belangrijkste technologische prioriteiten beschouwt. Waarom is dit een topprioriteit geworden? Omdat werknemers willen werken waar ze waarschijnlijk het beste werk kunnen leveren. En die locatie kan van dag tot dag of zelfs van uur tot uur veranderen.
Waar kantoren vroeger georganiseerd waren per team, stelt deze flexibele benadering individuen in staat om gemakkelijker samen te komen op basis van project of type vergadering, waarbij ze de locatie kiezen met de mogelijkheden die het beste aansluiten bij hun behoeften. Met Logitech Desk Booking hebben werknemers de vrijheid om hun bureaus van tevoren te reserveren (via Logi Tune) met inzicht in wie er in de buurt werkt en welke apparatuur beschikbaar is op een bepaalde locatie.

Een kijkje in de ervaring van het boeken van bureaus op de Logi Tune-app.
Evenzo biedt Logitech Room Booking werknemers een duidelijk overzicht van welke vergaderruimtes beschikbaar zijn en wanneer. Individuen en teams kunnen dan kamers kiezen op basis van hun vergaderbehoeften en de nabijheid van hun bureau. Bijvoorbeeld, een team dat mogelijk enkele last-minute vergaderingen moet toevoegen, kan die verandering anticiperen door een grotere kamer te boeken. Of een team met sporadische vergaderingen gedurende de dag kan kiezen voor een huddle room waar ze in en uit kunnen gaan.
Met de flexibiliteit van keuze creëer je meer doelgerichtheid op kantoor. Niet alleen zijn werknemers productiever, maar ze zijn ook gelukkiger met het vertrouwen en de vrijheid waarmee je hen in staat stelt.
Luister naar de gegevens
Hoewel oplossingen zoals Rally Board 65 en Logitech Desk Booking belangrijke mogelijkheden voor flexibiliteit zijn, is de enige manier om echt flexibiliteit in de basis van je organisatie te bouwen, door te luisteren naar de gegevens die daaruit voortkomen.
Weet je wanneer mensen naar kantoor komen? Weet je waar mensen naartoe gaan als ze daar aankomen? Hoe meer je weet over wat er dagelijks en wekelijks op kantoor gebeurt, hoe beter je kunt voldoen aan de behoeften van teams en individuen binnen je organisatie. Met je Logitech-oplossingen die rapporteren aan Logitech Sync, kun je deze informatie en nog meer, monitoren en volgen.

Een overzicht van deskgebruikstatistieken op het Logitech Sync-dashboard.
Oppervlakkige informatie zoals welke kamers en bureaus het vaakst (en het minst) zijn geboekt en op welke dagen deze geboekt zijn helpen je begrijpen waar mensen naar op zoek zijn in een ruimte. Duik iets dieper en je kunt statistieken zoals het percentage kamercapaciteit volgen om te zien of kamers daadwerkelijk worden gebruikt zoals bedoeld.
Voeg omgevingsinformatie toe zoals temperatuur, CO2-niveaus, fijnstof en vluchtige organische stoffen (VOS)—volgbaar via Rally Board 65 en Logitech Spot apparaten—en je kunt potentiële problemen met de gezondheid van de kamer identificeren. Dit kan je helpen uitleggen waarom bepaalde kamers ongebruikt blijven en wijzen op oplossingen die kunnen helpen ze te optimaliseren.
Actiegerichte gegevens zijn de sleutel tot flexibiliteit; niet willekeur of giswerk. Het zal misschien niet elk antwoord voor je uitschrijven, maar het zal je helpen sneller beslissingen te nemen die je kantoor en je medewerkers productiever maken. Dat is waar flexibiliteit om draait.
Hoe een flexibele kantoorruimte echte waarde creëert
Er is een reden waarom organisaties kantoorflexibiliteit een topprioriteit maken nu ze terugkeren naar een werkmodel op kantoor. Want wanneer je je richt op kantoorflexibiliteit, gebeuren er goede dingen. Meer specifiek heeft flexibiliteit bewezen al het volgende te verbeteren:
Wendbaarheid en aanpassingsvermogen
Verandering is constant in de moderne werkplek, of het nu gaat om hoe we samenwerken of de tools waarmee we dat doen. Wanneer je in staat bent om die veranderingen tijdig te accommoderen, stelt dat niet alleen je mensen in staat om succesvol te zijn, maar het laat ook zien dat je hun behoeften waardeert.
Productiviteit en focus
Als je wilt dat je mensen gedijen terug op kantoor, moet je een werkomgeving bieden die aansluit bij hun werkstijlen. In een flexibele kantooromgeving kun je een balans creëren tussen degenen die privacy en stilte prefereren (bijv. met huddle rooms en focus pods) en degenen die een meer open, samenwerkende omgeving prefereren.
Samenwerking en creativiteit
Mensen moeten de vrijheid hebben om samen te werken wanneer en waar ze maar willen. Met een kantoorruimte die een verscheidenheid aan samenwerkingsruimtes biedt, van kleine kamers tot vergaderruimtes en open ruimtes, kunnen werknemers gemakkelijk een ruimte vinden die aan hun behoeften voldoet, wanneer en waar de behoefte zich ook voordoet, in plaats van wanneer het uitkomt.
Welzijn van werknemers
Wanneer je de mogelijkheid toont om je kantoorruimte continu aan te passen en te verbeteren, laat je mensen zien dat je om hen geeft. Het creëert een bestemming waar mensen graag willen werken, in plaats van een plek waar ze verplicht zijn te werken. Gezien hoe polariserend het verhaal van terug naar kantoor is geworden, hoe meer je kunt doen om elk kantoorbezoek de moeite waard te maken, hoe meer werknemers hun werksituatie zullen waarderen.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
De werkplek is geëvolueerd, en aanpassingsvermogen is de sleutel om voorop te blijven. Flexibele kantoorruimtes gaan verder dan esthetiek—ze zijn gericht op het creëren van omgevingen die mensen in staat stellen om samen te werken, zich te concentreren en te gedijen. Met tools zoals Logitech Desk Booking, Rally Board 65 en Sync, kun je ervoor zorgen dat elke centimeter van je kantoor telt.
De toekomst is onvoorspelbaar. Maar door flexibiliteit te omarmen, bereid je je bedrijf en je mensen voor op wat er ook maar komt. Dus laten we aan de slag gaan—want de juiste ruimte verandert alles.
DIT VINDT U MISSCHIEN OOK INTERESSANT
Blader door categorieën: