Een slimmere werkplek creëren: De voordelen van flexibele kantoorruimtes voor werknemers en bedrijven
Speel in op veranderende eisen op het gebied van werkplekken en personeel met innovatieve, aanpasbare technologie
Als je bedrijfsleiders vraagt welke technologie hun bedrijf de komende vijf jaar vooruit zal helpen, zullen de meesten wijzen op kunstmatige intelligentie. Het is een slimme keuze. Als het op de juiste manier wordt uitgevoerd, kan het de efficiëntie verhogen, de administratieve lasten verminderen en werknemers in staat stellen zich te concentreren op waar ze goed in zijn. Maar er is nog een investering met de kracht om de werkplek net zo grondig te transformeren: een investering in de werkplek zelf.
Een moderne, aanpasbare en doordacht ontworpen werkruimte ondersteunt niet alleen de productiviteit; het inspireert tot creativiteit en trekt mensen aan naar kantoor. Door middel van slimme, flexibele werkplektechnologie kunnen organisaties gezondere werkplekomgevingen en verbeterde werknemerservaringen bieden, terwijl de waarde van kantoorruimtes wordt gemaximaliseerd.
Maar hoe?
Dit artikel onderzoekt de manieren waarop werkplekken en het personeelsbestand veranderen, plus de innovatieve technologieën die bedrijven helpen zich aan te passen. Van het overwinnen van de uitdagingen van flexibel werken tot het ontsluiten van de kansen die slimmere werkruimtes bieden, we bespreken de oplossingen die uw werkplek kunnen verbeteren en uw bedrijf kunnen laten gedijen.
Een nieuwe realiteit voor kantoorruimtes
Tegenwoordig volstaat het niet meer om elke werknemer een bureau en een computer te bieden. De manier waarop we taken uitvoeren, aanwezigheid op kantoor benaderen en met elkaar omgaan in een zakelijke omgeving is voorgoed veranderd.
Uit een recent onderzoek in 11 landen bleek dat 44% van de mensen de voorkeur geeft aan hybride werkomgevingen, 39% fulltime op kantoor wil zijn en 17% de voorkeur geeft aan werken op afstand. Mensen kiezen nu voor banen op basis van de flexibiliteit die ze bieden; sommigen verlangen terug naar de dagen van een 9-5 op kantoor, terwijl velen een lager salaris zouden accepteren als ze vanuit huis konden blijven werken.
Deze diversiteit in voorkeuren kan het ontwerpen van een werkplek tot een uitdaging maken. Het is echter nog steeds belangrijk om mensen persoonlijk samen te brengen. Het kantoor moet een aantrekkelijke, nuttige plek zijn waar werknemers willen werken. Ze moeten in staat zijn om taken zonder beperkingen uit te voeren en te profiteren van de tijd die ze samen met collega's doorbrengen. Uit de CCS Employee Workplace Technology Survey bleek dat meer dan de helft van de werknemers sociale interactie en een gevoel van gemeenschapszin de belangrijkste voordelen van bedrijfskantoren noemde. Ondertussen was 33% bezorgd dat een hybride aanpak hun vermogen om werkrelaties op te bouwen beperkte. Werknemers op afstand voelen zich vaak geïsoleerd: 43% geeft aan dat ze de verbinding met hun bedrijf kwijt zijn geraakt, waardoor ze eerder op zoek zijn naar kansen elders.
Kantoorruimtes moeten aan de moderne eisen voldoen, of werknemers nu af en toe of elke dag aanwezig zijn. Meer dan 50% van de werknemers die doorAppspace werden ondervraagd, zei bijvoorbeeld dat naar kantoor gaan ""als een verspilling van tijd" voelt." Velen beweerden dat hun kantoor de productiviteit niet ondersteunde en dat er te weinig collega's aanwezig waren om effectief samen te werken.
Kortom, een one-size-fits-all aanpak voor werkplekontwerp is niet langer haalbaar. Bedrijven moeten prioriteit geven aan flexibiliteit en werknemerservaring om vandaag de dag aanzienlijke voordelen te behalen, plus het vermogen om zich aan te passen aan de veranderende eisen van de werkplek.
Werkplekken ontworpen voor modern werken
Bij Logitech pakken we de veranderende eisen op de werkplek aan door gebruik te maken van inzichten gedreven door data om onze kantoorruimtes opnieuw vorm te geven. Het herontwerp van ons kantoor in San Jose was gericht op het creëren van ruimtes die productiviteit stimuleren en menselijke verbinding ondersteunen, terwijl ze tegelijkertijd de verschuiving naar kleinere vergaderruimtes met video en flexibele bureau-indelingen opvangen. We hebben onze mensgerichte aanpak gebaseerd op lessen die we in onze andere wereldwijde kantoren hebben geleerd. We hebben geholpen om logistieke uitdagingen aan te pakken en betrokkenheid en innovatie te vergroten.
Het Logitech-kantoor in San Jose biedt verschillende werkruimtes, waaronder flexibele bureaus.
Evenzo heeft de Neiman Marcus Group (NMG) flexibiliteit en mensgericht ontwerp omarmd met behulp van Logitech-technologie. Door de unieke aanpak werd het traditionele hoofdkantoor vervangen door een netwerk van op samenwerking gerichte hubs. Door prioriteit te geven aan gelijkheid en toegankelijkheid, zorgt NMG ervoor dat elke werknemer, ongeacht de locatie, toegang heeft tot een optimale werkervaring. De toonaangevende hub Dallas-Fort Worth herdefinieert conventioneel kantoorontwerp en wijdt 70% van de ruimte aan samenwerking en 30% aan individuele werkstations. Deze 'magneet, geen mandaat'-filosofie trekt werknemers graag naar kantoor en creëert een omgeving die productiviteit, verbinding en flexibiliteit stimuleert.
Veranderende vereisten hebben echter niet alleen invloed op organisaties die flexibel en op afstand werken aanbieden. Zelfs bedrijven die 100% aanwezigheid op locatie vereisen, moeten hun werkplek aanpassen om ervoor te zorgen dat werknemers de hele werkdag worden ondersteund. Voor grote organisaties kunnen de schaal en complexiteit van deze taak de overgang bijzonder uitdagend maken.
Neem bijvoorbeeld Amazon. Een rapport van Business Insider over het mandaat om weer aan het werk te gaan, onderstreept hoe moeilijk het is om weer fulltime op kantoor te werken na jaren van hybride werken en werken op afstand. In dergelijke situaties kunnen traditionele werkplekken mogelijk niet aan de vraag voldoen, waardoor problemen zoals onvoldoende bureaus, vergaderruimtes en overbelaste resources het moeilijk maken om terug te keren naar kantoor. Het illustreert hoe zelfs de grootste organisaties zorgvuldig de verwachtingen en voorkeuren van werknemers moeten afwegen tegen operationele efficiëntie.
Wat zijn de volgende stappen?
Hoe organisaties de uitdaging op de werkplek aan kunnen gaan
Om succes op de lange termijn te garanderen, moeten organisaties kantoorruimtes opnieuw evalueren om aan de huidige behoeften van het bedrijf en de mensen te voldoen.
Of ze nu flexibel werken of elke dag op kantoor zijn, werknemers willen dat de ruimtes waarin ze werken voor hen werken. Lang voordat flexibel werken en werken op afstand de norm werden, bleek uit een onderzoek van Steelcase dat 95% van de werknemers stille privéruimtes nodig had, maar slechts 40% zei dat hun werkplek hen dit bood. De meeste werknemers hebben namelijk verschillende omgevingen nodig, waaronder stille zones voor diepe concentratie, beschikbare bureaus voor productiviteit, teamruimtes voor snelle discussies en grotere, goed uitgeruste ruimtes voor gezamenlijke vergaderingen.
In de dynamische werkomgevingen van vandaag zijn efficiëntie en gemak essentieel. Organisaties moeten diverse, flexibele werkplekken bieden die geschikt zijn voor verschillende werkstijlen en dagelijkse taken zo eenvoudig mogelijk maken, waarbij technologie een cruciale rol speelt bij het verbeteren ervan.
Belangrijkste kenmerken van slimmere werkplekken
Naadloze boekingssystemen voor ruimtes en bureaus om ervoor te zorgen dat werknemers eenvoudig de ruimtes kunnen vinden en reserveren die ze nodig hebben.
Samenwerkingstechnologie die snel tussen ruimtes kan worden verplaatst om aan verschillende vergaderbehoeften te voldoen.
Slimme aanwezigheidssensoren die helpen bij het effectief beheren van gedeelde ruimtes, waarbij ongebruikte ruimtes automatisch worden vrijgegeven om de beschikbaarheid te maximaliseren en verspilling van middelen te minimaliseren.
Geïntegreerde planningssystemen houden werknemers op de hoogte, verbeteren hun vermogen om met collega's te coördineren en het meeste uit hun tijd op kantoor te halen.
Uiteindelijk zou een flexibele werkplek precies dat moeten zijn. Het idee is niet alleen om te implementeren en te vergeten, maar om te leren en aan te passen. Organisaties hebben de verantwoordelijkheid om op de hoogte te blijven van trends en ruimtes dienovereenkomstig aan te passen om de beste resultaten te garanderen.
Benaderingen voor het bewaken en optimaliseren van de werkplek
Inzichten verzamelen over ruimte- en apparaatgebruik om problemen of verbeterpunten te identificeren.
Ruimtes aanpassen aan veranderende behoeften, zoals fluctuerende aanwezigheidsniveaus.
Het monitoren van factoren zoals luchtkwaliteit en ruimteklimaat of energie-efficiëntie om gezondere en duurzamere werkomgevingen te bevorderen.
IT-teams te voorzien van tools om apparaten op meerdere kantoorlocaties te beheren en te controleren om de beschikbaarheid en effectiviteit van ruimtes te garanderen.
Laten we nu eens kijken wat dat in de praktijk betekent ...
De werkplek opnieuw definiëren met flexruimtes en -bureaus
Flexruimtes en -bureaus zijn naar voren gekomen als effectieve manieren om aan veranderende behoeften op de werkplek aan te pakken.
Flexbureaus zijn vergelijkbaar met 'hot desking' en gebruiken gedeelde bureaus om kantoorruimte effectief te optimaliseren, vooral in flexibele werkomgevingen. Door werknemers in staat te stellen snel een werkplek te vinden in plaats van aan een vast bureau te werken, zorgen flexplekken ervoor dat er rekening kan worden gehouden met fluctuerende aanwezigheid terwijl de waarde van kantoorgebaseerde technologie wordt gemaximaliseerd. Oplossingen zoals Logi Dock Flex tillen dergelijke ruimtes naar een hoger niveau. Het fungeert als een beheerd dockingstation en een bureauboekingssysteem en stelt werknemers in staat om boekingsdetails te bekijken en een gratis bureau te reserveren wanneer ze er een nodig hebben.
Ondertussen zijn flexplekken niet beperkt tot bureaus. Het zijn open groepsruimtes voor samenwerking met modulair en verplaatsbaar meubilair en apparatuur. Multifunctionele flexplekken zijn geschikt voor teams van elk formaat, van drie tot vier personen tot meer dan 20 personen. Om het boekingsproces te stroomlijnen en planningsconflicten te minimaliseren, kunnen flexplekken worden uitgerust met een planningspaneel zoals Tap Scheduler. Hierdoor kunnen werknemers de beschikbaarheid van ruimtes bekijken en ruimtes ter plaatse of van tevoren reserveren, of het nu gaat om ruimtes met video of ruimtes die zijn bedoeld voor persoonlijke interacties zonder extra technologie. Maar vaste ruimtes zijn niet altijd in staat om te veranderen op een manier die voldoet aan de eisen van de werkplek van vandaag. Aanpassingsvermogen is cruciaal, waardoor de mogelijkheid om op ad-hocbasis een flexplek te creëren een essentiële investering is. Dit vraagt om flexibele, draagbare alles-in-één oplossingen die zich moeiteloos kunnen aanpassen naarmate bedrijven groeien of hun lay-out kunnen aanpassen en naadloos kunnen integreren in open ruimtes en kleine tot middelgrote ruimtes. Apparaten zoals Rally Board 65 zijn ideaal voor videosamenwerking en whiteboards, maar toch compact genoeg voor brainstormsessies, vergaderingen waarbij iedereen betrokken is of trainingsruimtes. Deze alles-in-één-apparaten dragen bij aan hun flexibiliteit. Ze kunnen aan een tafel, aan de muur of op een kar worden bevestigd en van de ene naar de andere plek worden verplaatst. Dit betekent dat de samenwerkingstechnologie in een vergaderruimte snel kan worden hergebruikt voor een grotere hybride vergadering in een middelgrote open ruimte.
Rally Board 65 op een trolley kan eenvoudig tussen ruimtes worden verplaatst.
Door tools zoals deze te implementeren, kunnen organisaties flexibele, functionele omgevingen creëren die werknemers terug naar kantoor halen en werknemers in staat stellen te werken op een manier die bij hen past.
Eenvoud van het boeken van ruimtes en bureaus
Het efficiënt boeken van ruimtes en bureaus vormt de kern van een naadloze ervaring met flexplekken. Voor flexplekken hoeft u meestal alleen maar van tevoren (of ad hoc) te reserveren en een laptop aan te sluiten om aan de slag te gaan. Ruimtes en open ruimtes kunnen op dezelfde manier worden geboekt, met een eenvoudige laptopverbinding of een speciaal apparaat waarmee aan vergaderingen kan worden deelgenomen. Boekingssystemen zoals Logitech Desk Booking en Room Booking, beschikbaar met Logitech Essential- of Select- serviceabonnementen, zorgen voor beter gebruik op de werkplek en eenvoudigere boekingservaringen. Voor Logitech-apparaten, zoals Tap Scheduler en Logi Dock Flex, brengt Logitech Sync al deze functies samen, terwijl het ook gebruiksinzichten en bewaking en beheer op afstand voor IT mogelijk maakt. Interactieve tools kunnen werknemers ook helpen om op locatie effectiever te vergaderen en samen te werken. Oplossingen zoals Logitech View maken navigatie en boeken op kantoor mogelijk door een realtime weergave van kantoorindelingen te bieden via een touchscreen. Dit biedt een boeiende manier om bureaus, ruimtes en zelfs collega's te vinden met behulp van zoombare aanraakbedieningen.
Logitech View, Logi Dock Flex en Tap Scheduler in een open kantoorruimte.
Moeiteloze automatisering
Met slimme, geïntegreerde en flexibele oplossingen zijn werkplekken niet alleen eenvoudiger te navigeren en aangenamer om in te werken, maar kunnen ze ook handmatige processen elimineren. Op zichzelf staande sensoren of sensoren in apparaten kunnen werkplekautomatisering ondersteunen die veelvoorkomende acties automatisch uitvoert. Unieke tijdsbesparingen zoals deze kunnen standaardactiviteiten zoals het reserveren en vrijmaken van ruimtes vergemakkelijken. Als Auto Book en Auto Release bijvoorbeeld zijn ingeschakeld via een Essential- of Select-licentie, hoeft u alleen maar een ruimte in of uit te lopen. Wanneer er mensen in een ruimte worden gedetecteerd, wordt er automatisch een reservering gemaakt. Wanneer die mensen vertrekken, wordt de reservering verwijderd. Dit werkt ongeacht of de ruimte wordt gebruikt voor een videovergadering of een fysieke sessie.
Hoewel naadloze boekingen en automatisering de dagelijkse interacties verbeteren, spelen sensoren en intelligente apparaten een extra maar even belangrijke rol op de moderne werkplek ...
Eenvoudige toegang tot inzichten in kantoorruimtes
Het optimaliseren van kantoorruimtes vereist bruikbare inzichten om beslissingen over de werkplek te sturen. Met nauwkeurige, realtime gegevens kunnen organisaties problemen identificeren en beter geïnformeerde optimalisatie van de ruimte uitvoeren. Slimme werkplektechnologie, inclusief oplossingen met ingebouwde sensoren zoals Rally Board 65, ondersteunt dit door een breed scala aan informatie te verzamelen, van bezettingsgraad tot omgevingsfactoren. Als u begrijpt welke ruimtes worden gebruikt (of overmatig worden gebruikt) en welke niet, kunt u problemen opsporen en een duidelijk beeld krijgen van de aanpassingen die de efficiëntie en werknemerservaringen verbeteren. Ondertussen zijn organisaties beter in staat om problemen te detecteren en welzijn en duurzaamheid te verbeteren door middel van metingen van het ruimteklimaat, de luchtkwaliteit en het energieverbruik. Voor bredere en geavanceerdere invoer kunnen speciale aanwezigheids- en omgevingssensoren zoals Logitech Spot worden geplaatst in lounges, vergaderpods en telefooncabines, evenals in standaard vergaderruimtes. Dit biedt nauwkeurige bezettings- en omgevingsinformatie om het beheer van ruimtes in de loop van de tijd te ondersteunen, zelfs ruimtes zonder bestaande technologie. Toegang tot gedetailleerdere omgevingsmetingen, waaronder CO2-niveaus en fijnstof in de lucht, draagt bij aan het behoud van een comfortabele, productieve en gezonde werkomgeving. Door gebruiksgemak te combineren met bruikbare inzichten, verbeteren deze tools de ervaring op kantoor en zorgen ze ervoor dat bedrijven zijn uitgerust om zich aan te passen en dat werknemers kunnen floreren in flexibele werkomgevingen.
Logitech Spot-bezettings- en omgevingssensor geplaatst in vergaderpods.
Omarm de moderne werkplek van vandaag
Met een geïntegreerd portfolio van oplossingen, software en services van één leverancier maakt Logitech het eenvoudiger om werkplektechnologie te implementeren die een echt verschil maakt voor uw werknemers en uw bedrijf. We begrijpen dat het creëren van een echt flexibele en efficiënte werkplek meer vereist dan open ruimtes en flexplekken; het vereist slimme, intuïtieve tools die werknemers sterker maken en kantoormiddelen optimaliseren. Een slimmere werkplek verhoogt de productiviteit en ondersteunt samenwerking, waardoor kantoren een plezier zijn om te bezoeken.
Door innovatieve benaderingen te hanteren, gebruik te maken van gegevens en de juiste tools te implementeren, kan uw bedrijf flexibele, geoptimaliseerde ruimtes zoals deze creëren. Een werkplek die niet alleen de waarde van uw investeringen maximaliseert en zich aanpast aan veranderende behoeften, maar die uw werknemers ook in staat stelt te gedijen. Want wanneer werknemers op hun best zijn, is uw bedrijf dat ook.
Lees ons e-book 'Verbeter samenwerking, inspireer verbinding' voor meer inspiratie over het ontwerpen van werkruimtes die verbinding, samenwerking en creativiteit bevorderen.
MOGELIJK OOK GEÏNTERESSEERD IN
Blader door categorieën:
ABONNEER U OP ONZE NIEUWSBRIEF
MAAK KENNIS MET LOGITECH
