Artigo: Controlando a expansão da infraestrutura na sala de reuniões

Artigo

Controlando a expansão da infraestrutura na sala de reuniões

Como implantar e gerenciar com eficiência dispositivos de videoconferência

Ilustração de configuração de videoconferência em uma pequena mesa

 

A empresa que prioriza o vídeo chegou. Considere esta estatística: o número de videoconferências disparou em até 400% em 2020, de acordo com a Frost & Sullivan.1 Essa tendência tem enormes implicações para a equipe de TI responsável pela implantação e gerenciamento da infraestrutura da sala de reuniões.

Junto com essa mudança rápida, o número e os tipos de dispositivos de videoconferência e espaços de reunião dentro da empresa também dispararam, criando uma “expansão de infraestrutura”. As organizações de TI estão gerenciando um número cada vez maior de salas de reuniões de vários tamanhos, com diversos tipos de equipamentos de videoconferência. Eles também são responsáveis pelo equipamento de videoconferência que os funcionários usam em seus escritórios domésticos.

Não é preciso dizer que isso é trabalhoso. As equipes de TI precisam ser capazes de realizar uma série de tarefas com rapidez e eficiência:

  • Implementar novos equipamentos de videoconferência nas salas de reunião

  • Forneça aos funcionários webcams, fones de ouvido e outras ferramentas de colaboração pessoal

  • Localize rapidamente problemas, como dispositivos com defeito ou desconectados

  • Rastreie todos os dispositivos para fins de segurança e inventário

  • Aplique facilmente atualizações de software e firmware

 

Gerenciando dispositivos e infraestrutura de reuniões

A expansão da infraestrutura de reuniões que as equipes de TI enfrentam é real. Mas a expansão não precisa significar caos. O segredo é ter ferramentas para ajudá-lo a envolver todos os equipamentos de videoconferência para que possa gerenciá-los de maneira fácil e eficiente.

É por isso que a Logitech desenvolveu o Sync, um aplicativo da web baseado em nuvem que ajuda a TI a gerenciar remotamente salas de reunião e hardware. Como um aplicativo da web, o Sync pode ser acessado em qualquer lugar, permitindo que a TI rastreie o equipamento de videoconferência de qualquer local. O Sync facilita o suporte a implantações de vídeo em larga escala, minimizando visitas ao local e tíquetes de problemas. Com o Sync, você pode:

  • Gerencie salas e dispositivos a partir de uma interface simples baseada em navegador

  • Implante remotamente atualizações de produtos e correções de bugs

  • Obtenha insights sobre como configurar salas para uso ideal

  • Identificar problemas de sala ou dispositivo

Minimizar o tempo de inatividade da sala de reunião é um dos principais benefícios do Sync. Uma integração entre Sync e ServiceNow torna possível detectar problemas, criar alertas automaticamente e encaminhá-los para o técnico certo antes que esses problemas afetem uma reunião. Um registro de problema pode ser gerado para questões como falha de equipamento, dispositivos desconectados e erros nas atualizações de software ou firmware.

 

Simplificando a implantação e o gerenciamento com barras de vídeo multifuncionais

Os dispositivos de videoconferência multifuncionais ou barras de vídeo oferecem outra maneira de simplificar a implantação e o gerenciamento da sala de reuniões. Dispositivos de sala de reunião tudo-em-um, como Logitech Rally Bar e Rally Bar Mini combinam uma câmera, caixas de som, microfones e o mecanismo de computação em uma solução turnkey.

A implantação de barras de vídeo é a abordagem mais simples e rápida para adicionar recursos de videoconferência a uma sala de reunião ou espaço. De acordo com a Frost & Sullivan, a categoria de barra de vídeo “surgiu em um ritmo rápido para se tornar a tecnologia predominante de escolha para compradores de TI, bem como usuários”.

As barras de vídeo reduzem o tempo de implantação, reduzindo o número de dispositivos físicos em uma sala de conferências e simplificando o cabeamento. Com menos componentes e conexões, as barras de vídeo também reduzem os problemas causados por cabos sendo desconectados ou danificados.

Como as barras de vídeo integram hardware e software de videoconferência em um único formato, elas também facilitam a atualização de dispositivos conforme necessário. Eles eliminam a necessidade de instalar ou manter o software em um PC separado.

Dispositivos de videoconferência all-in-one, como Rally Bar e Rally Bar Mini, oferecem uma série de vantagens:

  • Fácil e simples de usar

  • Fácil de implantar e gerenciar

  • Projetado para serviços de vídeo primeiro na nuvem

  • Aprimorado com análises e insights

     

Pensando além do gerenciamento de salas de reuniões do dia a dia

Simplificar a implantação e o gerenciamento de soluções de salas de reuniões economizará tempo e esforço para a TI. E isso poderia liberar largura de banda para recomendações e planejamento estratégico de alto nível.

Com a crescente integração de dados e análises em videoconferência, a TI pode obter uma visão mais profunda da experiência do usuário e do desempenho das reuniões. Por exemplo, ao encontrar os dados corretos, você pode rastrear o uso da sala, identificar salas subutilizadas, ser notificado quando as salas estão superlotadas e assim por diante.

Esses dados podem ser usados para prever requisitos de espaço e equipamento. Você pode aprender que precisa de mais salas de agrupamento e menos salas de conferência grandes. Ou que você precisa de mais quartos de tamanho médio para acomodar o distanciamento social.

Um dos benefícios de implantar o Logitech Rally Bar ou Rally Bar Mini com Logitech Sync é a apresentação de dados e análises de uma forma fácil de entender e acionável. Esses insights podem informar as decisões sobre o planejamento da sala de reuniões.

Promover um local de trabalho confortável e usado de maneira adequada é mais importante do que nunca, à medida que as empresas se adaptam à pandemia, aos escritórios híbridos e ao eventual retorno de funcionários. O gerenciamento de equipamentos e infraestrutura de videoconferência certamente desempenhará um papel fundamental durante essa transição.

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