Cómo aumentar la participación en reuniones híbridas

IR A CONTENIDO PRINCIPAL
Soporte
ar,es
Pangea temporary hotfixes here
Una persona asiste a una reunión híbrida desde un escritorio en una oficina mientras otros asistentes aparecen en un monitor de computadora.

El empleado promedio pasa justo más de 11 horas por semana en reuniones. Esa cifra varía hacia arriba o hacia abajo según varios factores como el rol, el tamaño de la empresa y la industria. Pero cuando pasas más de un cuarto de tu semana laboral en videollamadas o en salas de reuniones, ese tiempo no puede ser desperdiciado. Mantener a los participantes de la reunión comprometidos es imperativo, especialmente cuando la mayoría de las reuniones tienen una mezcla de asistentes presenciales y virtuales.

Y con el 64.4% de las organizaciones operando en un modelo híbrido, se vuelve imperativo crear interacciones fluidas e inclusivas, mientras se cierra la brecha entre los participantes presenciales y remotos. Aquí hay siete maneras de aumentar la participación en reuniones híbridas:

1. Establece una agenda clara y define roles

Primero lo primero: prepara el terreno para la participación. Eso comienza con la creación de una agenda clara y su distribución a los asistentes con anticipación para informar a los participantes sobre los puntos de discusión y los temas que requerirán colaboración. Además, asigna roles como facilitador o tomador de notas para fomentar la participación activa de todos los asistentes. Según el software de seguimiento de tiempo My Hours, el 79% de los empleados dice que una agenda clara crea reuniones más productivas.

2. Prioriza oportunidades de participación equitativas y accesibilidad.

Rota los turnos de habla entre los participantes presenciales y remotos para evitar que un grupo domine y crear un ambiente de inclusividad. Utiliza herramientas de encuestas o aplicaciones de colaboración virtual para fomentar la retroalimentación anónima y la participación. Anima a los asistentes virtuales a usar herramientas de reacción como levantar la mano o emojis para señalar su opinión.

Otra forma de priorizar la accesibilidad es compartir notas colaborativas en tiempo real (por ejemplo, Google Docs) para que todos, independientemente de su ubicación, puedan estar en la misma página. Comparte pantallas y presentaciones que sean visibles para todos los participantes, y mantén las diapositivas visuales concisas y atractivas.

3. Utiliza tecnología inteligente para la inclusividad.

Invierte en equipos de videoconferencia de calidad, junto con herramientas impulsadas por IA, para cerrar las brechas de comunicación entre asistentes virtuales y presenciales y asegurar que todos los participantes se sientan igualmente involucrados. 

La suite de soluciones de videoconferencia de Logitech, incluyendo MeetUp 2, la familia Rally Bar, Rally Board 65, Rally AI Camera y Rally AI Camera Pro, ofrece vistas inteligentes para asegurar que los participantes virtuales se mantengan conectados visualmente. Estas soluciones cuentan con RightSight 2, una tecnología impulsada por IA que optimiza el encuadre de los participantes y el procesamiento de imágenes para ofrecer visuales claros y interacciones más atractivas, de persona a persona.

RightSight 2 ofrece:

  • Vista de cuadrícula, que hace zoom automáticamente en participantes individuales, asegurando una representación equitativa para todos.

  • Vista de orador, que se enfoca en el orador activo en un primer plano, mientras que un inserto de imagen en imagen muestra toda la sala para un mejor contexto.

  • Vista de grupo, que enmarca a todos en la sala de reuniones de manera colectiva.

  • Zona de cámara, que elimina distracciones visuales al determinar quién debe y no debe ser encuadrado según la zona preestablecida.

Estas vistas ofrecen visuales nítidos que hacen que todas las interacciones se sientan personales, fomentando un mejor compromiso para los asistentes a la reunión, tanto en el lugar como remotos.

4. Invierte en audio de alta calidad

Una encuesta de Lightyear encontró que el 73 por ciento de los empleados dicen que enfrentan problemas de audio y video durante las reuniones. Invertir en tecnología confiable que asegure un audio fluido para equipos híbridos. Si bien el video es importante, una reunión se detendrá si los participantes no pueden escuchar y ser escuchados por otros asistentes. Las entradas de audio claras también son importantes para habilitar transcripciones automáticas, que mejoran la accesibilidad en reuniones híbridas. 

Logitech tiene más de 40 años de maestría en audio, y todos los dispositivos de Logitech utilizan RightSound 2 impulsado por IA para aportar claridad a las voces y eliminar distracciones. Para salas de reuniones más grandes, extiende el audio más profundamente en el espacio utilizando Mic Pods o una cámara compañera de mesa, Logitech Sight, para que la voz de todos se escuche incluso en la parte trasera de la sala.

Para espacios más grandes y de alto valor, como un espacio multifuncional o un espacio para eventos, considera un sistema modular de cámaras potentes, micrófonos y sonido para que puedas personalizar la configuración y la colocación para adaptarse mejor y mantenerse flexible al uso de esa sala. Las cámaras Rally AI Camera y Rally AI Camera Pro de Logitech admiten estos despliegues modulares al capturar la acción desde el frente, la parte trasera o incluso los lados del espacio, y trabajan junto con el audio del sistema Rally o proveedores de DSP para ser fácilmente personalizados para tu espacio.

5. Incorpora actividades amigables para híbridos

Inicia las reuniones con actividades interactivas para romper el hielo que tanto los asistentes presenciales como los virtuales puedan disfrutar fácilmente, como encuestas virtuales (¿Cuál es tu truco de productividad favorito?) y juegos de trivia rápidos donde los asistentes pueden compartir sus respuestas a través del chat o en persona.

6. Haz que la participación fluya sin problemas

Divide las reuniones en segmentos más cortos o incluye pausas para combatir la fatiga. Utiliza herramientas de pizarra, junto con soluciones de videoconferencia Logitech optimizadas para integraciones con Microsoft Teams, Zoom y Google Meet, para sesiones de lluvia de ideas más fluidas que todos puedan seguir visualmente.

7. Termina con fuerza con acciones a seguir

El agente de reuniones de IA Noota estima que aproximadamente el 71% de las reuniones se consideran improductivas, destacando que muchas probablemente carecen de resultados claros y documentados. Para mantener el compromiso después de que las reuniones han terminado, es importante resumir claramente los objetivos, decisiones y próximos pasos para cada participante al final de la reunión.

Al combinar un diseño de reunión reflexivo con la suite de soluciones de videoconferencia de Logitech, puedes crear un entorno híbrido equilibrado donde cada participante se involucra activamente y se siente incluido. Esta mezcla perfecta de estrategias creativas y tecnología avanzada fomenta una mejor colaboración y conexiones más fuertes en el equipo, y aumenta la participación en reuniones híbridas.

¿Listo para transformar las reuniones híbridas en experiencias verdaderamente atractivas? Aprende cómo aumentar la productividad y hacer que cada reunión cuente tanto para equipos remotos como presenciales—contáctanos hoy mismo!

TAMBIÉN PODRÍA INTERESARTE

icono de búsqueda

Examinar categorías:

Datos analíticos Recursos del producto Experiencias de clientes

CONÉCTATE

YouTube
LinkedIn
Facebook
Twitter
RSS