Cómo maximizar tu inversión en Microsoft Teams Rooms

¿Estás optimizando los entornos de las salas de reuniones?

¿Los empleados pueden ingresar a cualquier sala e iniciar una reunión de videoconferencia de forma instantánea con un solo toque?

Una gran experiencia en la sala de reuniones alentará a los empleados a utilizar el software de videoconferencia y el equipo A/V que hayas comprado. A continuación, te brindamos cuatro pasos que puedes seguir para optimizar la experiencia en la sala de reuniones.

• Agrega un remoto táctil. Un remoto táctil comoLogitech Tap montado en la pared o en la mesa de la sala de reuniones permite que los empleados simplemente toquen la pantalla para iniciar o unirse a una reunión. No hay más problemas para averiguar cómo comenzar la reunión.

• Es compatible con cualquier aplicación de videoconferencia. Las salas de reunión suelen tener un software de videoconferencia predeterminado, como Microsoft Teams. Esto hace que unirse a las reuniones sea más rápido y fácil, excepto cuando necesitas utilizar un servicio diferente. Logitech Swytch resuelve este problema al permitir que cualquier persona conecte una laptop y se una a una reunión virtual o a un seminario web.

• Optimiza el diseño de sonido. Quizás, hayas invertido en hermosos monitores de pantalla plana 4K para cada una de tus salas. Pero ¿cómo suenan? Considera una cámara de conferencias como Rally Bar con IA incorporada, denominada tecnología RightSound™, para nivelar automáticamente las voces fuertes y suaves, suprimir el ruido de fondo y continuar mejorando la calidad del sonido con el tiempo.

• Agrega una Whiteboard a la reunión. Para el intercambio y la generación de ideas y la colaboración, las Whiteboards son la herramienta perfecta, pero los empleados tienen dificultades para usarlas de manera efectiva en las reuniones de video. Por eso, creamos Logitech Scribe, una cámara para Whiteboard con tecnología de inteligencia artificial que transmite el contenido de la Whiteboard en las reuniones de video con una claridad excepcional.

¿Estás apoyando a los empleados a distancia?

¿Los empleados tiene dispositivos de colaboración personal que los ayudan a sentirse más incluidos y presentes en cualquier reunión de video?

Antes de conectarse a una reunión de video, muchas personas se mirarán rápido al espejo. Es parte de la naturaleza humana. Todos queremos lucir y sonar lo mejor posible cuando salimos en video. Esto parece especialmente cierto cuando nos unimos de forma remota. 

Los empleados remotos también son sensibles a la idea de cumplir con la equidad. Estos trabajadores remotos quieren contribuir igualmente a la conversación. Para que eso suceda, la experiencia de la reunión debe sentirse tan natural para ellos como para aquellos que se encuentran físicamente presentes en la sala.

Teniendo en cuenta esos objetivos, aquí hay un par de pasos clave que puedes seguir para optimizar la experiencia de los empleados con los dispositivos de colaboración personal.

• Ofrece periféricos de nivel empresarial. Durante el confinamiento, muchos empleados descubrieron algo que los encargados de TI ya saben. Los equipos de audio y video de nivel de consumidor no son ideales para el uso empresarial y no están optimizados para reuniones de video.
  
  Por el contrario, los auriculares Logitech incluyen funciones que los empleados desean, como silenciamiento automático y funciones que la TI desea, como certificaciones con los principales proveedores de software. Las cámaras web Logitech son mejores en cuanto a la resolución, los fotogramas por segundo, el campo visual y la calidad de la lente, así como en las integraciones con proveedores de software de video para admitir reuniones sin problemas.

• Proporciona un kit de herramientas para «trabajar desde casa». Lo que los empleados a distancia realmente quieren es un entorno que se asemeje lo más posible a la experiencia de la oficina. Una forma en la que la TI puede ayudar a los empleados es al brindar un conjunto de herramientas para «trabajar desde casa» que incluya auriculares y una cámara web diseñados específicamente para tal fin, además de la combinación estándar de un mouse, un teclado y un monitor.

Al final del día, centrarse en la experiencia de los empleados generará mayores tasas de adopción de las videoconferencias y ayudará a justificar esa inversión.

¿Estás logrando que la TI sea más eficiente?

¿Los administradores de TI pueden gestionar fácilmente las salas y los dispositivos desde cualquier lugar?

El tiempo que los administradores de TI dedican a implementar, administrar y prestar asistencia para dispositivos de videoconferencia y colaboración personal es otro gasto que debes incluir en tus cálculos del ROI.

Por ejemplo, cuando los empleados utilizan auriculares y cámaras web existentes que no están certificados con el servicio de videoconferencia estándar de su organización, la situación puede crear problemas para los empleados y dolores de cabeza para la TI. Como se mencionó anteriormente, proporcionar un kit de herramientas para el trabajo desde casa que incluya dispositivos aprobados y certificados puede reducir las solicitudes de asistencia y simplificar la ayuda si ocurren problemas.

A continuación, te brindamos tres pasos adicionales que puedes llevar a cabo para optimizar el rol de la TI y minimizar la cantidad de tiempo que dedica la TI a las videoconferencias:

• Implementa nuevos dispositivos de video. Puedes conectar una nueva generación de cámaras para conferencias llamadas «barras de video todo-en-uno» directamente al monitor de la sala y ejecutar el servicio de video en la nube en un dispositivo informático integrado. Con una cámara como Rally Bar (que cuenta con certificación para Microsoft Teams como dispositivo USB) menos componentes significa una instalación más rápida con un cableado mínimo.

• Implementa una consola de administración para la gestión remota de los dispositivos. Con miles de salas y dispositivos para administrar, los administradores de TI deben ser lo más eficientes posible. Creamos Logitech Sync para que la TI pudiera admitir implementaciones de video a gran escala con facilidad y, a la vez, minimizar las visitas a las instalaciones y la creación de tickets por problemas. Y todo desde una sencilla interfaz basada en el navegador.

• Proporciona videos con instrucciones simples. Es sorprendente la cantidad de problemas que se pueden prevenir al distribuir un simple video de 30 segundos a los empleados.

Al final, una inversión en tecnología rara vez es un hecho aislado. Esto es, sin duda, lo que sucede con el video. Aunque la plataforma de videoconferencia que utilizas puede ser una de tus mayores inversiones, tu éxito depende de muchos otros factores, como la adopción del usuario, la experiencia en la sala de reuniones y el tiempo de la TI. Tratar estas áreas puede ayudarte a garantizar la obtención del máximo valor de esa inversión.