Cerrar la brecha del TCO: Cómo TI y el área inmobiliaria pueden finalmente hablar el mismo idioma
Existe un amplio consenso entre las organizaciones sobre el valor que las videoconferencias aportan a su personal. Por ejemplo, el 87% de los líderes de lugar de trabajo están de acuerdo en que una experiencia sólida en el lugar de trabajo puede conducir a mejoras en la colaboración y la productividad. Sin embargo, aunque los beneficios son claros, sigue habiendo diferencias en la manera en que los actores clave —como los equipos de TI y del área inmobiliaria— evalúan su inversión en videoconferencias y otras soluciones tecnológicas para el espacio de trabajo.
Aunque TI y el área inmobiliaria persiguen esencialmente el mismo objetivo para el personal —una experiencia laboral productiva— y evalúan sus resultados mediante un mismo indicador general (TCO), sus definiciones de éxito difieren por completo desde las perspectivas financiera y operativa.
Este problema se debe, en gran medida, a cómo define cada equipo el TCO. Mientras que los equipos de TI se centran en el costo total de propiedad, los del área inmobiliaria se enfocan en el costo total de ocupación. ¿Qué significa cada concepto y cómo pueden ambos equipos encontrar más puntos en común en una etapa más temprana del proceso de compra? Explorémoslo.
¿Qué es el costo total de propiedad?
Según TechTarget, el costo total de propiedad (TCO) es una estimación de los gastos asociados con la compra, implementación, gestión y uso de activos de TI, así como con su retiro, ya sea que se trate de un producto o de un equipo.
Los gastos que componen el costo total de propiedad incluyen:
Costos directos como el precio de compra, la instalación y el mantenimiento.
Costos indirectos como la capacitación, el tiempo de inactividad y las deficiencias en el rendimiento.
Costos intangibles como la pérdida de productividad de los empleados y los riesgos de incumplimiento normativo.
Los equipos de TI consideran, además de los costos iniciales de compra e instalación, los costos asociados con todo el ciclo de vida de la tecnología: compatibilidad, confiabilidad, seguridad y soporte. Para ellos, el costo de propiedad abarca desde las actualizaciones de firmware hasta la gestión de dispositivos y la resolución de problemas. ¿Su prioridad? Experiencias de usuario fluidas, interrupciones mínimas y facilidad para escalar.
¿Qué es el costo total de ocupación?
El costo total de ocupación de ocupación es una estimación de los gastos asociados con ser propietario o rentar una propiedad, desde la renta base hasta gastos recurrentes como servicios públicos, mantenimiento y seguros.
Los responsables del área inmobiliaria consideran las inversiones como piezas de un rompecabezas más amplio: evalúan la eficiencia con la que se utilizan los espacios, cuánto cuesta equiparlos y qué tan fácilmente pueden adaptarlos conforme evolucionan las necesidades del negocio.
Las videoconferencias incorporan nuevos factores a la ecuación. La iluminación, la acústica y el mobiliario influyen en la creación de una experiencia de reunión ideal. No se trata solo de conectar pantallas, sino de replantear cómo cada metro cuadrado del espacio fomenta la conexión y la colaboración.
¿Cuáles son los principales puntos de fricción entre TI y el área inmobiliaria?
En definitiva, tanto TI como el área inmobiliaria comparten objetivos al adquirir equipos de videoconferencia.
Quieren que sus equipos colaboren eficazmente y aprovechen mejor cada reunión.
Quieren ofrecer a los empleados una experiencia uniforme, tanto en la oficina como en casa.
Quieren que esa experiencia se traduzca en una mayor satisfacción de los empleados y una mayor retención de personal.
El problema es que, aunque ambos equipos comparten muchos objetivos relacionados con la experiencia del empleado, la estrategia y la planificación se desarrollan de forma aislada.
Según el informe The Workplace Equation de Logitech, tanto los equipos de Facilities como los de TI creen que son la autoridad principal de la experiencia en el lugar de trabajo, pero la mayoría no trabaja en conjunto al inicio de un proyecto. De hecho, solo se consulta al 24% de los equipos de TI antes de comenzar la planificación de las salas. Como resultado, el proceso de toma de decisiones suele estar fragmentado:
Métricas: TI mide el TCO como costo por usuario o dispositivo, mientras que el área inmobiliaria lo mide como costo por metro cuadrado.
Asignación de capital: TI considera las actualizaciones tecnológicas como inversiones operativas de rápida renovación, mientras que el área inmobiliaria considera los espacios de oficina como activos que se deprecian a lo largo de varios años y están sujetos a condiciones de arrendamiento poco flexibles.
Experiencia del usuario: Una oficina de vanguardia es inútil si falla la tecnología para reservar salas o realizar videoconferencias. Por el contrario, una tecnología que funciona sin problemas se desaprovecha en un espacio subutilizado.
Si los equipos de TI y del área inmobiliaria quieren realizar la mejor inversión posible en su experiencia de videoconferencia, necesitan establecer una colaboración más estrecha. Veamos en qué consiste esa colaboración.
Cómo pueden TI y el área inmobiliaria coordinarse mejor en torno a la experiencia en el espacio de trabajo
Mientras el área inmobiliaria y TI sigan sin alinearse en los criterios de evaluación mencionados, la experiencia de videoconferencia que ofrecen seguirá estando por debajo de las expectativas. Pueden comenzar a cerrar esa brecha identificando puntos en común.
Aunque esto no sucederá de la noche a la mañana, puedes adoptar algunas medidas importantes para acelerar el proceso. El hilo conductor de estos pasos es el compromiso con una colaboración más estrecha entre los equipos clave.
Crea un equipo dedicado a la experiencia en el espacio de trabajo
Cuando todos creen estar a cargo de la experiencia en el espacio de trabajo, nadie está realmente a cargo. Para cambiar esa dinámica, puedes crear un equipo dedicado a la experiencia en el espacio de trabajo. Al hacerlo, comienzas a abordar la experiencia en el espacio de trabajo como un eje de la estrategia de negocio, algo que actualmente solo hace el 27% de las organizaciones, según el informe Workplace Equation.
¿Por qué es esto tan importante? Porque cuando algo adquiere la importancia suficiente para convertirse en un eje de la estrategia de negocio, recibe la atención y el análisis que merece. Se determinan los roles, se establecen los procesos y se definen las métricas. Esto sienta las bases para tomar decisiones sobre la experiencia en el espacio de trabajo que cuenten con el respaldo de todos.
Estandariza las métricas para medir el éxito de la experiencia en el espacio de trabajo
Cuando los equipos trabajan juntos para alcanzar un objetivo común, cada decisión se toma con un propósito más claro. Por eso, una vez que formes tu equipo de experiencia en el espacio de trabajo, debes establecer métricas con las que todos estén de acuerdo.
El siguiente gráfico muestra cómo los enfoques de los equipos de TI y del área inmobiliaria pueden evolucionar hacia un enfoque compartido:
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Métrica compartida
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Enfoque de TI
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Enfoque del área inmobiliaria
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Beneficio conjunto
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Utilización
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Uso de tecnología en salas y de periféricos | Asignación de espacios, tasas de ocupación y utilización, superficie ocupada por las oficinas | Ajuste dinámico del tamaño de los espacios según el uso real de la tecnología y de los propios espacios |
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Eficiencia energética
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Eficiencia de los centros de datos y la nube, consumo energético durante el ciclo de vida de los dispositivos, procesamiento informático | Eficiencia de los sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC), eficiencia de la iluminación, sistemas del edificio | Gestión integrada del edificio (apagados inteligentes basados en datos de sensores) |
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Productividad de los empleados
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Tiempo de funcionamiento de los dispositivos, soporte de hardware, conectividad | Diseño del espacio de trabajo, servicios y comodidades de la oficina, ubicación y traslado al trabajo | Experiencia fluida desde el inicio de sesión en casa hasta la configuración del puesto de trabajo y la participación en reuniones con muchos asistentes |
Comparte la responsabilidad sobre la infraestructura digital y física
Con demasiada frecuencia, las decisiones sobre tecnología para salas y espacios se toman más tarde de lo debido. Como resultado, a menudo no se analiza lo suficiente cómo la tecnología puede influir en un espacio y responder mejor a las necesidades de quienes lo utilizan.
Si gestionas las salas de reuniones y los espacios flexibles como una responsabilidad compartida, considerando conjuntamente el diseño del espacio y los equipos de videoconferencia desde el inicio, tomarás decisiones más acertadas y centradas en generar valor.
Por qué la alineación del TCO es una ventaja competitiva
Alinear a TI y al área inmobiliaria no es solo un ejercicio administrativo: es una ventaja competitiva que influye en la eficiencia organizacional, la retención de talento y el control de costos. Cuanto antes reconozcan esto las organizaciones, antes podrán aprovechar sus beneficios.
¿Qué tan alineada está tu organización en torno a la experiencia en el espacio de trabajo? Consulta el informe The Workplace Equation 2026 ppara descubrir en qué punto se encuentra tu organización.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre el costo total de propiedad (TCO) y el costo total de ocupación?
El costo total de propiedad estima los gastos de compra, implementación, gestión, uso y retiro de activos de TI (costos directos como compra e instalación, costos indirectos como capacitación y tiempo de inactividad, y costos intangibles como la pérdida de productividad). El costo total de ocupación estima los gastos asociados con ser propietario o rentar un inmueble, desde la renta base hasta los gastos recurrentes, como servicios básicos, mantenimiento y seguros. Los equipos de TI suelen utilizar el costo total de propiedad; los del área inmobiliaria, el costo total de ocupación.
¿Por qué los equipos de TI y del área inmobiliaria definen el TCO de manera diferente?
Porque persiguen el mismo objetivo —una experiencia laboral productiva para los empleados— desde distintas perspectivas: TI mide el costo por usuario o dispositivo y considera la tecnología como una inversión operativa de rápida renovación, mientras que el área inmobiliaria mide el costo por metro cuadrado y considera los espacios de oficina como activos que se deprecian a lo largo de varios años y están sujetos a condiciones de arrendamiento poco flexibles.
¿Con qué frecuencia se consulta a los equipos de TI antes de comenzar la planificación de las salas?
Según el informe The Workplace Equation de Logitech, solo se consulta al 24% de los equipos de TI antes de comenzar la planificación de las salas, aunque tanto TI como el área inmobiliaria consideran que tienen la principal autoridad para tomar decisiones sobre la experiencia en el espacio de trabajo.
¿Qué gastos componen el costo total de propiedad?
El costo total de propiedad comprende tres categorías de gastos: costos directos (precio de compra, instalación y mantenimiento), costos indirectos (capacitación, tiempo de inactividad y deficiencias en el rendimiento) y costos intangibles (pérdida de productividad de los empleados y riesgo de incumplimiento normativo).
¿Cómo pueden los equipos de TI y del área inmobiliaria coordinarse mejor para tomar decisiones sobre tecnología para el espacio de trabajo?
Crea un equipo dedicado a la experiencia en el espacio de trabajo, estandariza las métricas de éxito compartidas por ambos equipos y establece una responsabilidad conjunta sobre la infraestructura digital y física, para que el diseño de las salas y los equipos de videoconferencia se planifiquen de manera integral desde el inicio.
¿Qué porcentaje de las organizaciones considera la experiencia en el espacio de trabajo como un eje de la estrategia de negocio?
Solo el 27%, según el informe The Workplace Equation. Esta es una razón clave para crear un equipo dedicado a la experiencia en el espacio de trabajo.
¿Por qué es importante alinear los criterios sobre el TCO específicamente para la experiencia de videoconferencia?
Una oficina de vanguardia pierde valor si falla la tecnología para reservar salas o realizar videoconferencias, y una tecnología que funciona sin problemas se desaprovecha en un espacio subutilizado. Esta alineación garantiza que las decisiones de inversión tengan en cuenta tanto la tecnología como el entorno físico en el que se utiliza.
¿Vale la pena el esfuerzo de alinear los criterios de TI y del área inmobiliaria sobre el TCO?
Sí. Es una ventaja competitiva que influye en la eficiencia organizacional, la retención de talento y el control de costos, no solo un ejercicio administrativo.
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